Владимир Пташинский - Эффективное делопроизводство

• Название: Эффективное делопроизводство
• Автор: Владимир Пташинский
• Жанр: Программы
• Год: 2008
• ISBN: 978-5-91180-961-4

Все согласятся, что чем лучше организовано делопроизводство, тем эффективнее и удачнее бизнес в целом. Поэтому правильному построению этого процесса всегда уделялось немало внимания и средств. С появлением компьютерных технологий в делопроизводстве произошла настоящая революция: сейчас работать с документами намного проще и быстрее, чем во времена пишущих машинок. Однако компьютеры не отменяют деловых бумаг и документооборота – пусть он и стал электронным. В этой книге систематизирована информация о различных деловых документах, принципах документооборота, рассказано об организации делопроизводства. Кроме того, даны «рецепты» действительно эффективного делопроизводства – с помощью различных программ и утилит. Приведены также практические рекомендации по эффективному использованию офисного оборудования, рабочего пространства и времени.

---

В продаже можно встретить офисную бумагу под маркой известных производителей офисной техники: Canon, Epson, Hewlett Packard, Xerox и других. Сами эти фирмы производством бумаги не занимаются, но они вырабатывают стандарты и контролируют производство, размещая свои заказы на бумажных фабриках. Некоторые фирмы настаивают на применении только своих бумаг. Например, Xerox для своих полноцветных печатающих систем разрешает использовать только бумагу Xerox Colotech, немелованную, каландрированную (дополнительно уплотненную). При использовании хозяином техники другой бумаги его аппарат может быть даже снят с обслуживания, как гарантийного, так и послегарантийного.

Прежде чем бумажная фабрика получает заказ, она обычно проходит квалификацию, которая повторяется при каждом изменении производства. При несоответствии продукции стандартам заказчика с нее снимаются наклейки с его торговой маркой (так на рынке иногда появляется дешевая бумага, выбракованная строгим заказчиком).

Фирмы-производители техники иногда выпускают широкую номенклатуру бумаг. Например, марку Xerox можно увидеть на бумагах начального уровня (Performer, класс C), многофункциональных офисных бумагах (Office, класс B), офисных бумагах улучшенного качества для скоростной печати (Business, класс B+), а также на бумагах для цветной печати Colotech с плотностью от 80 до 280 г/м2.

Нервущаяся бумага

Так называемая нервущаяся на самом деле бумагой не является. Это полиэстерная пленка с покрытием, она не намокает, стойкая к истиранию, и ее действительно трудно разорвать. Она значительно дороже традиционной офисной бумаги и предназначена для печати часто используемых важных документов. Вероятность застревания такой бумаги значительно выше, ее не рекомендуется использовать при печати больших объемов документов (свыше 1000–1500 страниц). Этот материал ничего не впитывает, поэтому иногда на отпечатанной нервущейся бумаге остается масляная пленка, которую нужно дополнительно удалять салфеткой. При длительной печати на такой бумаге рекомендуется время от времени отпечатывать несколько страниц на обычной, а затем возвращаться к нервущейся – так сохранится более высокое качество печати.

Писчая бумага

Писчая бумага пригодна только для письма, что ясно из ее названия. Ее плотность меньше (45–70 г/м2), белизна – ниже (78–96 %). Упакована она как по 500, так и по 250 листов. Писчая бумага дешевле принтерной, но несопоставимо хуже по потребительским качествам. Такая бумага не только ухудшит вид распечатанного документа, но и может повредить технику. Она менее плотная, чаще застревает, больше пылит и засоряет тракт прохождения бумаги, в результате аппарат потребует как минимум внеочередной профилактики. Использовать писчую бумагу для печати и копирования означает экономию на спичках.

Имя, сестра

Пришло время поговорить об офисных бумагах. Наиболее популярные марки в последние годы – это Data Copy, Ballet, «Снегурочка», ZOOM, реже встречается бумага Xerox или HP.

Бумага «Снегурочка» производства фирмы «Mondi Business Paper Сыктывкарский ЛПК» – это одна из первых российских офисных бумаг высокого качества. Она завоевала титул «Товар года России 2004». Это универсальная бумага для любых копировальных аппаратов и принтеров, как заявлено производителем. Ее плотность 80 г/м2, белизна 94 % ISO, класс C.

Бумага Ballet Premier производится ОАО «Светогорск» концерна International Paper. Это первая российская бумага класса A. Она предназначена для печати высокого качества на черно-белых и цветных лазерных и струйных принтерах и для высокоскоростного качественного копирования. Ее плотность 80 г/м2, белизна 161 % CIE, 98 % ISO; она отличается однородностью структуры.

Бумага Ballet Classic: плотность 80 г/м2, белизна 153 % CIE, 97 % ISO, класс B. Она также подходит для двухсторонней печати и копирования.

Ballet Universal – это многофункциональная офисная бумага, белизна 96 % ISO, класс C.

SvetoCopy – бумага этого же производителя с белизной 146 % CIE, 96 % ISO, относится к классу C.

Бумага ZOOM производства концерна Stora Enso (Финляндия) относится к бумагам высокого класса. Наиболее популярная в нашей стране – многофункциональная, класс B. Заявлено, что она имеет наилучшую структуру среди бумаг данного класса. Это экономичная бумага для больших объемов копирования и печати. Ее плотность составляет 80 г/м2, белизна 95 % ISO, 149 % CIE. Производитель заявляет то, что она не пылит и отличается хорошей цветопередачей при струйной печати, как ее отличительные особенности.

Распространена в нашей стране и бумага Kym Lux компании UPM-Kymmene (Финляндия) с белизной 96 %, класс B. Она пользуется большой популярностью, и ее применение одобряют ведущие производители офисной техники.

Еще один продукт – бумага Data Copy производства MoDo Paper (Швеция). Она выпускается с плотностью от 80 до 210 г/м2, имеет белизну по CIE 164 %, класс A. Эта бумага считается высокосортной и недешевой и подходит как для оформления представительских документов, так и для работы на высокоскоростной технике. Это по-настоящему многофункциональная бумага.

Храним и готовим

Купить хорошую бумагу недостаточно. Ее необходимо правильно хранить и подготовить к использованию, от чего работоспособность техники зависит не меньше, чем от производственных параметров бумаги.

Как и любой качественный продукт, офисная бумага капризна при хранении. Необходимо соблюдать следующие правила:

• бумагу не нужно хранить непосредственно на полу, так как при этом она может намокнуть или, во всяком случае, увеличится ее влажность; лучше всего хранить бумагу на полках или в шкафах на некоторой высоте от пола, можно подкладывать деревянную паллету;

• если в помещении высокая влажность, начатые пачки бумаги лучше упаковать в полиэтиленовые пакеты;

• если разница температур в складском и в рабочем помещении велика, то перед использованием бумагу нужно выдержать в рабочем помещении несколько часов или даже суток; время выдержки зависит от разницы температур и от количества хранимых вместе коробок, что описано ниже (табл. 4.1).

Таблица 4.1. Время выдержки бумаги, часы

Бумага формата A4 обычно поставляется в коробках из фибрового картона. В каждой коробке упаковано 5 или 10 пачек бумаги по 500 листов. Картон обеспечивает достаточную жесткость, если обращаться с коробками правильно, то есть не бросать и не ронять. При неправильном обращении с бумагой ее можно повредить, причем это необязательно будет заметно, а может проявиться позже в виде проблем ее подачи в технике. Во избежание повреждения при хранении рекомендуется, чтобы высота стопки не превышала пяти коробок.

Заранее открывать пачки не следует. Это лучше делать непосредственно перед загрузкой бумаги в аппарат. Так сохраняется рабочая влажность – упаковочный материал защищает бумагу; если его снять, листы могут скрутиться, сцепиться кромками и прочее. Оптимальная влажность в помещении, где хранится бумага, должна составлять от 35 до 55 %. При увеличении влажности кромки бумаги могут стать волнистыми. Это происходит потому, что края поглощают влагу, а бумага в середине пачки остается сухой. Волнистые кромки вызывают застревание и пропуск подачи бумаги. При пониженной влажности кромки листов высыхают быстрее, чем середина, и листы сцепляются, последствиями чего будет то же застревание бумаги в тракте аппарата, и к тому же сцепленные листы будут заминаться при печати.

При загрузке в лоток желательно проверить, что бумага не деформирована и не загрязнена бумажной пылью. Не нужно распушать листы, если только вы не заметили, что они сцеплены (как уже упоминалось, такое случается при механической резке) или что на кромках скопилась бумажная пыль. При загрузке в лоток больше одной пачки бумаги нужно выровнять пачки друг относительно друга. Часто при подаче листа, расположенного на границе пачек, он застревает, если пачки плохо выровнены. В лотке есть отметка максимального уровня загрузки – выше нее бумагу загружать нельзя.

На этом можно было бы закончить сагу бумаге. Желтоватый, хрустящий полупрозрачный чжи к возрасту в 2000 лет значительно изменился. Однако в главном бумага осталась неизменной – на ней по-прежнему пишут и рисуют.

Глава 5 Требования к оформлению документов

Правила составления документов

Правила составления документов устанавливает Государственный стандарт РФ из Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». Стандарт разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года №65-ст. Важное замечание: требования стандарта являются рекомендуемыми, то есть при необходимости документы могут оформляться по правилам, отличным от предложенных стандартом.