Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

• Название: Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса
• Автор: Дэвид Аллен
• Жанр: О бизнесе популярно
• Год: 2007
• ISBN: 978-5-8459-1234-3

Любому современному человеку не хватает времени, все жалуются на собственную неорганизованность — то забудешь о важном совещании, то опоздаешь, то вовремя не позвонишь по телефону. Из-за этого портятся отношения с коллегами и друзьями, рушатся планы, ухудшается самочувствие. Чем человек организованнее, тем ему проще управлять работой, домашними делами и жизнью в целом.

Организованность — это не врожденная способность, а навык, которому можно научиться. В своей книге «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» Дэвид Аллен рассказывает о простых методиках, ориентированных на повышение эффективности. Автор утверждает, что главное — умение расслабляться, от него зависит наша продуктивность. Сознание должно быть ясно, а мысли — упорядочены. Из книги вы узнаете, как отделять важные дела от второстепенных, правильно ставить цели и определять приоритеты, повысить личную организованность, планировать и экономить время.

Книга рассчитана на широкую читательскую аудиторию, но в первую очередь заинтересует тех читателей, которые страдают от чрезмерных нагрузок на работе.

---

• Обыкновенная корзина для почты.

• Бумажные носители информации.

• Электронные средства записи информации.

• Звукозаписывающие устройства.

• Электронная почта.

Корзина для почты

Стандартный пластмассовый, деревянный, кожаный или проволочный лоток является наиболее распространенным средством сбора печатных сведений и любых физических материалов, требующих какой-либо обработки: почты, журналов, писем, записок, телефонограмм, квитанций — даже фонариков, в которых сели батарейки.

Писчая бумага и блокноты

Отрывные, пружинные и карманные блокноты, а также и ежедневники идеально подходят для записи случайных идей, сообщений, дел на каждый день и прочей информации. Подойдет любой блокнот, который более всего соответствует вашим вкусам и потребностям.

Электронные носители информации

Для заметок, к которым можно вернуться позднее, можно использовать компьютеры. По мере развития технологий распознавания символов появляется целый арсенал цифровых средств, предназначенных для фиксирования данных. Портативные устройства (персональные цифровые секретари) и электронные блокноты можно использовать для сбора входящей информации любого характера.

Запись голосовой информации

К доступным на сегодняшний день звукозаписывающим устройствам относятся автоответчики, голосовая почта и устройства для диктовки информации, в частности цифровые и кассетные диктофоны. Все они могут пригодиться для временного хранения информации, которую вы хотите запомнить или проанализировать позже.

Электронная почта

Если вы соединены с остальным миром посредством электронной почты, то среди программ, установленных на вашем компьютере, должны быть приложения для хранения входящих сообщений и файлов: место, где они могли бы находиться до момента рассмотрения, прочтения или обработки. Кроме того, подобную входящую информацию могут фиксировать пейджеры и телефоны.

Высокотехнологичные устройства

Сегодня вы можете надиктовать или от руки записать информацию непосредственно на компьютер. По мере того как все больше средств обмена информацией переводятся в цифровой и беспроводной форматы, становится легче фиксировать идеи (соответственно, растет и объем входящих данных, которыми мы должны управлять!).

— Компьютер!

— Слушаю, Дэвид?

— Нужно купить хлеба.

— Да, Дэвид.

Необходимый продукт записан в память. И когда организационная часть процесса управления деятельностью будет переведена в цифровой формат, «хлеб» будет автоматически добавляться в электронный список покупок, а, возможно, даже заказываться в магазине и доставляться.

Независимо от уровня автоматизации, все инструменты, описанные выше, выполняют роли сходных корзин для входящей информации, где фиксируются сведения, проблемы и программы действий, которые могут оказаться полезными. В какой-то мере вы, вероятно, уже используете большинство этих инструментов или их модификаций.

Факторы успешного сбора информации

К сожалению, самого факта наличия корзины «Входящие» недостаточно для того, чтобы она была функциональной. У большинства людей есть какие-то средства для сбора информации, но обычно они в большей или меньшей степени неконтролируемы. Давайте рассмотрим три необходимых условия эффективного сбора информации:

1. Каждый незамкнутый цикл нужно выбросить из головы и поместить в систему сбора информации.

2. Старайтесь обходиться минимальным количеством «емкостей» для сбора информации.

3. Вы должны регулярно освобождать корзины для входящей информации.

Выбросьте все из головы

Если вы по-прежнему пытаетесь уследить за слишком многими проблемами, занимающими вашу оперативную память, то у вас, скорее всего, не будет мотива для того, чтобы систематически использовать и опорожнять свои корзины для входной информации. Большинство людей не обращают особого внимания на эти средства, потому что они уверены, что корзины в любом случае не представляют дискретных, целостных систем: в корзине находится беспорядочная совокупность незавершенных дел, и такая же совокупность находится в их сознании, при чем ни одна, ни другая, по их мнению, не приносит никакой пользы. Процесс напоминает игру в пинбол на автомате со слишком большими лунками: мяч легко исчезает в них, и игра быстро надоедает.

Инструменты сбора информации должны стать частью вашего жизненного стиля. Держите их под рукой, чтобы можно было зафиксировать любую мысль, которая может оказаться полезной, независимо от того, где вы находитесь: считайте, что они так же необходимы, как зубная щетка, водительские права или очки.

Сократите до минимума число корзин для входящих материалов

Число корзин для входящей информации должно быть не меньше, чем вам нужно, но не должно превышать количества, которым вы можете обойтись. Данная функция должна быть доступна для вас в любой ситуации, поскольку сведения, которые вы захотите зафиксировать, могут появляться практически где угодно. Однако если у вас слишком много зон, отвечающих за сбор информации, вы не сможете легко и регулярно обращаться к ним.

Избыток корзин редко составляет проблему, если речь идет об автоматизированных средствах; реальная возможность усовершенствовать процесс сбора информации для большинства людей — упорядочить рукописные материалы и содержимое настольных лотков. Письменные заметки нужно систематизировать и обрабатывать, а не оставлять пылиться в стопках бумаг, блокнотах и ящиках стола. Письменные материалы нужно аккуратно складывать в лотки, а не распихивать по разнообразным стопкам бумаг и любым доступным уголкам вашего мира.

Гениальные люди, выполняя самую приземленную работу, проявляют наибольшую активность.

Леонардо да Винчи

Чем больше будет усложняться ваша работа и жизнь, тем более вы будете нуждаться в стандартных инструментах записи идей и входящей информации. Например, продвигаясь по карьерной лестнице, вы начнете замечать, что самые лучшие идеи, касающиеся работы, будут посещать вас в нерабочее время. Способность контролировать эти идеи с помощью эффективных инструментов сбора информации, которые всегда под рукой, является главным ключом к повышению продуктивности работы.

Регулярно опустошайте корзины

Последний фактор успешного сбора информации напрашивается сам собой: если вы не очищаете корзину «Входящие» и не обрабатываете накопленную «рутину», то корзины служат только для накопления бесформенной груды материала. Чистить ящик не означает сию минуту покончить со всеми делами, накопившимися на автоответчике, в электронном ящике или лотке для бумаг. Это значит, что проблему следует извлечь из «контейнера», определить, что она собой представляет и как с ней поступить, а если она до сих пор не решена, найти ей место в вашей системе приоритетов. Ни в коем случае не кладите проблему обратно в папку «входящая информация»! Не освобождать корзину — все равно, что накапливать мусорные баки, которые никогда не опорожняются — придется постоянно докупать новые емкости, чтобы они вместили весь ваш мусор.

Чтобы успешно очистить корзину для входящей информации, вам нужна четкая общая система управления деятельностью. Избыточная «рутина» накапливается в корзинах с входящей информацией из-за отсутствия эффективных «исходящих» потоков. Часто нам кажется, что проще оставить проблемы в корзине, с ними все равно нужно будет как-то разобраться, но мы не можем в данный момент уделить им надлежащее внимание. Обобщенная «корзина», особенно лоток для печатных материалов и папка для электронных сообщений — это лучшее, что многие люди способны создать для совершенствования личной организации; по крайней мере, они знают, что где-то там лежит напоминание о чем-то, что нужно сделать. К сожалению, эта сетка безопасности исчезает, когда стопки бумаг вырастают до потолка, а список сообщений становится таким длинным, что не помещается на экране.

Когда вы освоите следующий этап и научитесь быстро и легко обрабатывать незавершенные задачи, ваша корзина сможет снова выполнять свои изначальные функции. Давайте перейдем следующему вопросу: как очищать корзины и электронные ящики, не прибегая к немедленному решению проблем.

Обработка задач

Пошаговое мышление, необходимое для того, чтобы освобождать корзины, вероятно, является самым важным уроком, который я преподал практически всем, с кем занимался. Когда мы с главой крупного отдела международной корпорации закончили обработку всех ее незавершенных дел, она заметила, что раньше благодаря своему верному календарю ей удавалось спокойно решать, какие встречи посещать, и все же она никогда не ощущала такого облегчения при мысли о всевозможных аспектах работы, которые мы вместе прояснили. Действия и сведения, о которых раньше ей нужно было напоминать, теперь были упорядочены в надежную и конкретную систему.