Кейт Кинан - Проведение собраний и совещаний

• Название: Проведение собраний и совещаний
• Автор: Кейт Кинан
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2006
• ISBN: 978-5-699-17548-2, 1-902825-80-2

Сегодня практически каждый менеджер, начиная с генерального директора и заканчивая руководителем подразделения, сталкивается с необходимостью проведения собраний и совещаний. Во время таких встреч происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения. При соответствующем уровне организации и проведения таких мероприятий эффективность этого метода управления может оказаться достаточно высокой, поскольку в основе принимаемых решений лежат коллективные обсуждения и рекомендации.

Книга предназначена для менеджеров различного уровня.

---

4. Сотрудничество. На этом этапе все приходят к консенсусу, достигая поставленной цели. Некоторые специалисты считают, что это самая важная стадия командной работы.

Только на последнем этапе формирования команды можно добиться необходимых и эффективных результатов. Решение, принимаемое на втором или третьем этапе, не смогло бы максимально полно отразить мнение всех участников совещания.

Совещание не принесет результата, если участники недостаточно поработали над вопросами на первых этапах. Присутствующие на совещании не смогут прийти к консенсусу, не научившись работать вместе и уважать мнение других людей. Не эффективно совещание, используемое для достижения личных целей, – когда присутствующие даже не знают, ради чего инициатор совещания собрал их вместе.

Конечно, длительность каждого этапа зависит от личных особенностей присутствующих людей и степени их знакомства, но знание общей логики формирования команды позволяет быстрее преодолевать возникающие трудности, не задерживаясь подолгу на отдельных этапах этого процесса.

Эффекты групповой динамики

Коллективно принятые решения значительно отличаются от решений, принимаемых самостоятельно. Это различие появляется в результате так называемого «стадного чувства», которое влияет как на дискуссию в целом, так и на окончательно принятые решения.

Влияние группы на развитие дискуссии

Работая в группе, люди боятся показаться глупыми. Поэтому многие из них опасаются высказывать свое мнение. Чаще всего влияние группы обсуловливает возникновение следующих ситуаций.

• Участники, которые сомневаются или стесняются поделиться своей точкой зрения, под давлением соглашаются с мнением коллектива.

• Нередко люди не высказывают свое мнение из страха повредить своему статусу, если их предложение будет отклонено.

• Участники, которые не умеют обосновывать свое предложение, также присоединяются к общей точке зрения.

• Участники, которые сомневаются или же имеют особое мнение, не высказываются из-за нежелания отличаться от группы.

Отсутствие возражений создает иллюзию единства, хотя в действительности многие просто испугались представить свою точку зрения на суд общественного мнения.

Влияние группы на принятие решения

Работая в группе, люди могут принимать самые непредсказуемые решения. Возникает так называемый «феномен повышения склонности к риску» – тенденция принимать более рискованные решения, если ответственность за их последствия разделяется с другими людьми.

Готовность принимать рискованные решения во многом зависит от индивидуальных особенностей участников совещания и отношений, сложившихся в группе. Присутствующие на собрании люди могут принять рискованное решение, потому что никто не несет за него личной ответственности.

Если в начале заседания председатель объявит: «Мы должны сделать следующее…», то в результате так и будет сделано. Но поскольку цель большинства собраний – обсудить некоторые вопросы и обменяться идеями, лидеру не следует навязывать всем присутствующим свою точку зрения. Это может привести к нежелательному результату и непредсказуемому решению.

Чтобы группа не чувствовала давления и работала продуктивно, ведущий должен вовлекать участников совещания в обсуждение вопросов.

Делаем выводы

Для того чтобы совещание или собрание было действительно продуктивным, необходимо понять правила, по которым оно проходит. Не забывайте, что люди сначала должны научиться работать вместе. Группа людей станет сплоченным коллективом, когда пройдет следующие этапы развития сотрудничества: знакомство, столкновение интересов, формирование, сотрудничество.

Обычно группа оказывает существенное влияние на индивидуальное мышление и принятие решения, что в свою очередь влияет на динамику собрания, вследствие чего могут быть приняты непредсказуемые решения.

Назначая совещание, всегда учитывайте этапы процесса становления команды и воздействие, оказываемое группой на каждого присутствующего.

Спросите себя

Подумайте о том, что может произойти на совещании, и дайте ответы на следующие вопросы.

▲ Согласны ли вы с мнением, что совещание будет продуктивным, если группа присутствующих пройдет несколько этапов развития?

▲ Согласны ли вы, что группа оказывает влияние на поведение индивида?

▲ Признаете ли вы тот факт, что иногда люди не могут поделиться своим мнением из-за боязни выглядеть глупо?

▲ Понимаете ли вы, что иногда люди не меняют свое решение (если даже они этого желают) только из-за страха потерять лицо?

▲ Согласны ли вы, что молчание не всегда знак согласия?

▲ Знаете ли вы, что группа людей принимает более рискованные решения, чем каждый участник совещания по отдельности?

Все получится, если…

• знать, что существует четыре этапа становления группы, предшествующие принятию продуктивного решения. И только последний из них способствует получению эффективных результатов;

• понимать, что группа оказывает воздействие на индивидуальное мышление и поведение;

• знать, что под давлением человек может согласиться с коллективным решением вопреки собственному мнению;

• осознавать, что некоторые люди могут придерживаться общего мнения, только потому, что боятся выглядеть глупыми;

• понимать, что отсутствие разногласий не всегда означает согласие;

• понимать, что, работая в группе, люди могут принимать более рискованные решения, чем индивидуально;

• при проведении совещания всегда помнить о групповой динамике.

Подготовка к совещанию

Успех собрания зависит от его организации. Необходимо заранее выяснить несколько важных моментов:

• к какому виду можно отнести предстоящее мероприятие;

• какова цель собрания;

• какие вопросы нужно обсудить;

• кого необходимо пригласить;

• когда и где проводить собрание.

Виды собраний и совещаний

Собрания и совещания, как и обеды, бывают официальными и неофициальными. Для того чтобы провести мероприятие успешно, вначале необходимо определить его характер.

Официальное мероприятие

Официальное мероприятие имеет четко обозначенный статус и проводится согласно установленным правилам. На таком заседании всегда присутствуют специально приграшенные люди. Основные составляющие мероприятия:

• повестка дня (перечень вопросов, которые будут обсуждаться);

• доклады (изложение сути вопросов);

• выступления (обсуждение вопросов повестки дня);

• поправки (обсуждение изменений, которые предлагают внести в обсуждение);

• прения (проведение дискуссии);

• голосование (принятие или отклонение предложений);

• составление протокола (письменное изложение событий);

• разное (обсуждение вопросов, которые не входили в повестку дня).

Неофициальные мероприятия

На неофициальных встречах люди чувствуют себя более непринужденно. Те м не менее, к таким мероприятиям тоже следует готовиться. Для проведения неофициальных встреч необходимы:

• список тем для обсуждения;

• ведущий мероприятия;

• протокол достигнутых соглашений.

Неофициальные мероприятия проходят в более спокойной обстановке, но все-таки нужно помнить, что только хорошо организованное совещание или собрание дает положительный результат.

Повестка дня

Каждое собрание должно иметь повестку дня, которую нужно заранее продумать. Этот рабочий документ, как компас, направляет собрание по правильному пути. Повестка дня помогает экономить время и долго не задерживаться на второстепенных вопросах.

Хорошо подготовленная повестка дня состоит из:

• цели, даты, времени и места проведения собрания;

• списка приглашенных лиц;

• перечня обсуждаемых проблем;

• главной темы;

• разного;

• даты следующего собрания.

Повестка дня определяет ход совещания. Вначале нужно обсуждать легкие для принятия решения вопросы, а уже потом – спорные. Чтобы заставить присутствующих последовательно принимать решение, нужно начинать собрание с вопросов закрытого типа, подразумевающих выбор между «да» и «нет». Сказав «да» в первый раз, люди будут склонны к утвердительному ответу и в остальных случаях.

Повестка дня информирует участников о том, какие вопросы выносятся на обсуждение и требуют принятия решения.

Если ответственный за проведение собрания заранее разошлет повестку дня (пусть даже в черновом варианте) всем участникам, каждый приглашенный сможет подготовиться и внести свои предложения для обсуждения. Кроме того, это дает возможность своевременно узнать, будет ли сам приглашенный присутствовать на собрании или же пришлет вместо себя другое лицо.