Ольга Лондер - Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Русская версия. Главы 9-16

• Название: Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Русская версия. Главы 9-16
• Автор: Ольга Лондер
• Издательство: ЭКОМ
• Жанр: Программное обеспечение
• Год: 2007
• ISBN: 978–5–9790–0017–6

В современной деловой среде все более важной становится эффективность совместной работы. Службы SharePoint – компонент Windows Server 2003, бесплатно доступный для скачивания, – помогают в решении этой задачи, предоставляя мощный набор инструментов для организации данных, управления документами, повышения эффективности бизнес-процессов и создания надежной среды взаимодействия. Эта книга научит вас использовать службы Windows SharePoint для организации совместной работы. Вы узнаете, как создавать собственные узлы SharePoint при помощи шаблонов, списки и библиотеки для хранения информации; добавлять электронные доски обсуждений, вики-узлы и блоги; настраивать рабочие области документов и собраний; использовать календари, контактную информацию и другие данные совместно с программами из пакета Microsoft Office и многое другое, что поможет рабочим группам легко взаимодействовать друг с другом.

Для пользователей любого уровня подготовки, желающих самостоятельно освоить Microsoft Windows SharePoint Services 3.0.

---

7. Перейдите на вкладку RSS-каналы (RSS Feeds) и выберите в списке элемент Узел группы: Общие документы (Team Site Shared Documents).

8. Щелкните на кнопке Изменить (Change). Откроется диалоговое окно Параметры RSS-канала (RSS Feed Options).

9. В секции Общие (General) в поле Имя RSS-канала (Feed Name) введите WideWorldlmporters: Библиотека Общие документы и щелкните ОК.

10. В диалоговом окне Настройка учетных записей (Account Settings) обратите внимание на то, что канал RSS теперь имеет новое имя, и щелкните Закрыть (Close).

На панели навигации Outlook 2007 в папке RSS-каналы (RSS Feeds) библиотека документов SharePoint, на которую вы подписались, имеет новое имя папки.

Закройте Outlook 2007 и все окна обозревателя.

Дополнительную информацию о каналах RSS см. в главе 4.

Использование рабочих процессов в Outlook 2007

С рабочими процессами вы познакомились в главе 5. Используя обозреватель или программу SharePoint Designer, можно связать рабочие процессы со списками, библиотеками или типами содержимого, чтобы их можно было выполнять для элементов списка или документов. Информация о выполнении рабочего процесса записывается в список Журнал рабочих процессов (Workflow History), а задачи рабочих процессов назначаются участникам при помощи списка Задачи (Tasks). Outlook 2007 играет роль места для получения уведомлений, относящихся к рабочим процессам, и выполнения задач рабочих процессов.

В следующем упражнении вы будете управлять задачами рабочих процессов в Outlook 2007.

Откройте библиотеку документов SharePoint, к которой прикреплен рабочий процесс. Если у вас нет такой библиотеки, выполните упражнение из главы 5. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК. В этом упражнении будут использоваться узел http://wideworldimporters и библиотека Общие документы (Shared Documents), но вы можете использовать любой другой узел и библиотеку. Библиотека документов должна содержать как минимум один документ.

Убедитесь, что выполнили упражнение из главы 5, посвященное созданию рабочего процесса. Подключите к Outlook 2007 список Задачи (Tasks), связанный с рабочим процессом. Инструкции по подключению списка к Outlook 2007 см. в первом упражнении этой главы.

1. В области быстрого запуска в группе Документы (Documents) щелкните на ссылке Общие документы (Shared Documents).

2. Наведите указатель мыши на документ, для которого хотите запустить рабочий процесс. Когда справа от имени документа появится стрелка, щелкните на ней.

Появится раскрывающееся меню.

3. Выберите команду Рабочие процессы (Workflows). Откроется страница Рабочие процессы: <имя документа> (Workflows: <имя документа>), где <имя документа> – это имя документа, выбранного на шаге 2.

4. В секции Запуск нового рабочего процесса (Start a New Workflow) щелкните на значке рабочего процесса. Страница обновится.

В секции Выполняющиеся рабочие процессы (Running Workflows) появится имя рабочего процесса с состоянием В ходе выполнения (In Progress).

5. Щелкните на ссылке Общие документы (Shared Documents) в пути навигации. Откроется библиотека Общие документы (Shared Documents).

На странице библиотеки появился столбец с именем рабочего процесса, в котором указано состояние В ходе выполнения (In Progress).

6. В области быстрого запуска в группе Ссылки (Links) щелкните на списке Задачи (Tasks), который вы связали с рабочим процессом.

Откроется страница списка задач, на которой появится новая задача с именем Инициирован Рабочий процесс: <имя документа> (Workflow initiated: <имя документа>).

7. Откройте Outlook 2007 и щелкните на ссылке Задачи (Tasks), расположенной на левой панели навигации.

8. На панели навигации Задачи (Tasks), в группе Общие задачи (Other Tasks) щелкните на списке задач, который вы связали с рабочим процессом.

На средней панели появится задача Инициирован рабочий процесс: <имя документа> (Workflow initiated: <имя документа>).

9. Щелкните на этой задаче правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню команду Пометить как завершенную (Mark Complete).

Имя задачи изменится, показывая, что задача завершена.

10. Нажмите клавишу F9

На средней панели появится вторая задача.

11. Дважды щелкните на новой задаче.

Откроется форма этой задачи, содержащая две ссылки на документ: элемент задачи в списке Задачи (Tasks) и ссылка на список Задачи (Tasks). При помощи этих ссылок можно открыть, просмотреть и изменить содержимое документа.

Внимание! Если имена узла, документа или библиотеки документов содержат пробелы, одна или обе ссылки могут быть недействительными.

12. В раскрывающемся списке Состояние (Status) выберите Завершена (Completed) и закройте задачу.

13. На панели навигации Задачи (Tasks) в группе Общие задачи (Other Tasks) щелкните правой кнопкой мыши на списке Задачи (Tasks), связанным с рабочим процессом, и выберите из контекстного меню команду Открыть в веб-обозревателе (Open in Web browser).

Откроется страница списка задач, содержащая две завершенные задачи.

14. В области быстрого запуска в группе Документы (Documents) щелкните на ссылке Общие документы (Shared Documents). Откроется библиотека документов Общие документы (Shared Documents).

В столбце с именем рабочего процесса будет указано состояние Завершен (Completed).

Закройте Outlook 2007 и все открытие окна Internet Explorer.

Ключевые положения

• Контакты из персональной папки Outlook 2007 Контакты (Contacts) можно копировать в список SharePoint Контакты (Contacts) и наоборот.

• Элементы списков SharePoint можно копировать в Outlook 2007 и наоборот.

• К Outlook 2007 можно подключать списки SharePoint Контакты (Contacts), Задачи (Tasks) и Календарь (Calendar), а также доски обсуждений. При этом в Outlook 2007 будет создана папка, которую можно синхронизировать со списком SharePoint вручную или автоматически каждые 20 минут.

• В Outlook 2007 можно просматривать несколько календарей одновременно. Эти календари могут быть подключены к спискам SharePoint Календарь (Calendar).

• Всеми задачами можно управлять централизованно, независимо от того, где они были созданы: в Outlook 2007, в списке SharePoint Задачи (Tasks) или в Office OneNote 2007.

• Всеми оповещениями SharePoint можно управлять из диалогового окна Правила и оповещения (Rules And Alerts) в Outlook 2007.

• Узел рабочей области для собраний можно создать из Outlook 2007, используя запрос на собрание. При использовании этого способа можно создать рабочую область как подузел веб-узла SharePoint.

• В Outlook 2007 можно управлять каналами RSS так же, как и любыми другими почтовыми сообщениями.

• Если рабочий процесс требует взаимодействия с пользователем, можно отправлять уведомления.

Глава 12 Использование служб SharePoint совместно с Excel 2007

В этой главе вы научитесь:

• импортировать данные из электронных таблиц Microsoft Office Excel 2007 в службы SharePoint;

• использовать веб-таблицы данных Access;

• экспортировать списки SharePoint в электронные таблицы Office Excel 2007;

• экспортировать таблицы Excel 2007 в узлы SharePoint.

Службы Windows SharePoint предоставляют среду для совместной работы в приложениях пакета Microsoft Office 2007. В главе 7 рассказывалось о том, как можно совместно использовать документы, хранящиеся на узлах SharePoint, используя приложения Office 2007. Также вы научились создавать узлы SharePoint из некоторых приложений Office.

Эта глава посвящена интеграции службы SharePoint и Microsoft Office Excel 2007, которая позволяет экспортировать и импортировать данные списков SharePoint. Office Excel 2007 также предоставляет средства односторонней синхронизации списков SharePoint с электронными таблицами Excel 2007, поэтому можно работать с данными в режиме оффлайн, а потом синхронизировать их со списками SharePoint при следующем подключении.

Внимание! Перед использованием учебных узлов, предоставленных для этой главы, нужно установить их с прилагаемого к книге компакт-диска. Подробнее об этом см. в разделе «Использование компакт-диска».

Внимание! Помните, что в упражнениях вместо адреса http://wideworldimporters следует использовать адрес Доступного вам сервера.

Импорт данных из электронных таблиц Excel 2007 в списки SharePoint