Эльвира Вашкевич (2) - PowerPoint 2007. Эффективные презентации на компьютере

• Название: PowerPoint 2007. Эффективные презентации на компьютере
• Автор: Эльвира Вашкевич (2)
• Жанр: Программы
• Год: 2008
• ISBN: 978-5-91180-796-2

Сегодня, когда практически все делопроизводство перешло с бумажных рельсов на электронные, искусство создавать электронные презентации приобрело очень важное значение. Уже никого не впечатлят кипы бумаг, графиков и документов, иллюстрирующих успешность вашей компании. Сегодня в цене время – и с помощью этой книги вы научитесь его экономить! Прочитав ее, вы узнаете о том, как правильно спланировать презентацию, в каком порядке и виде представлять данные, как в максимально доступной и понятной другим людям форме преподнести даже самую сложную информацию. Кроме того, вы научитесь реализовывать все полученные знания на практике с помощью последней версии программы PowerPoint. С этой книгой ваш бизнес станет еще более успешным!

---

Кстати сказать, благодарность аудитории, длительно выражаемая докладчиком («спасибо за то, что вы пришли на нашу презентацию; спасибо, что нашли время, чтобы посетить нашу выставку; благодарим за то, что остались выслушать наш доклад» и т. д.) – это вовсе не то, чего ожидает аудитория. Точно так же слушатели вовсе не ожидают, что докладчик будет первые пять—десять минут доклада занудно перечислять поименно всех своих помощников, друзей и родственников, которые подали хотя бы мизерную идею при составлении доклада. Вспомните, как иногда раздражают длительные титры, идущие перед кинофильмом (именно поэтому многие кинокомпании перемещают титры в финал: кто хочет – смотрит, если же человеку не любопытно, то он всегда может выключить телевизор).

Если презентационный доклад включает в себя какую-либо специальную информацию, незнакомую слушателям (например, специфические термины и определения), то разъяснять эту информацию лучше всего тоже во вступительной части: «Давайте сразу договоримся о формулировках. В данном случае ведьмами мы будем называть людей, обладающих определенными экстрасенсорными способностями, вне зависимости от их пола».

Во вступительной части должна быть та интрига, которая позволит аудитории внимательно следить за ходом презентации, не теряя к ней интереса и ожидая развязки. Наилучшим примером подобной интриги являются практически все художественные романы. Вспомните Толстого, «Анну Каренину»: «Все смешалось в доме Облонских…» Прочитав первое предложение, читатель, затаив дыхание, ожидает объяснения этой таинственной фразы. При этом «Анна Каренина» – это не детектив, не боевик, не триллер, но вступление, завязка романа начинается с той самой интриги, которая требуется для любой презентации. Конечно, можно просто сообщить: «Сегодня мы поговорим о новой модели пылесоса…» – это будет вполне достойное простое вступление. Однако можно сказать: «Говорят, что в скором времени введут закон об обязательном использовании моющих пылесосов в учреждениях и организациях. Об этом законе мы поговорим чуть позже, а пока я хочу вам рассказать о новой модели пылесоса…» – и это будет уже вступление с интригой.

Вступительная часть – это то, что позволит аудитории с интересом следить за ходом презентации и привлечет внимание слушателей к предмету презентации. Но ни в коем случае нельзя обмануть ожидания аудитории. Если вступление настраивает на получение какой-либо информации, то следует эту информацию дать. В противном случае это похоже на то, как голодному человеку показывают издали кусок мяса, даже дают его понюхать, а потом уносят, пообещав накормить его когда-нибудь в другой раз. Разочарование голодного человека сравнимо с разочарованием аудитории, когда основная часть предлагаемого ей доклада обманывает ожидания, данные вводной частью.

Заключение – это тот «красивый уход со сцены», о важности которого знают все, кто имеет хоть какое-либо отношение к эстраде (ведь любая презентация – это своего рода эстрадное шоу). Смазанный «уход» смазывает и все впечатление от выступления. Нельзя обрывать презентационный доклад на полуфразе, полумысли. Это шокирует аудиторию. Обрыв доклада – это все равно, что уход без прощания, совершенно неоправданный. Представьте, что вы беседуете с каким-либо человеком и он вдруг, не договорив до конца, разворачивается к вам спиной и уходит. Какое впечатление производит такой уход? Совершенно правильно – крайне отрицательное. Так что заключение – это вежливое прощание, подтверждающее, что все уже сказано. В заключительной части рекомендуется подводить общие итоги: «Итак, из всего вышесказанного видно, что пылесос этой модели обладает следующими пятью достоинствами…» – а после подведения итогов можно сразу переходить к вопросам аудитории: чего, собственно, аудитория и будет ожидать, поняв (а заключение дает понять), что все накопившиеся за время выступления докладчика вопросы уже можно задавать.

Наиболее нежелательными вариантами являются заключения обрывистые или такого типа: «На этом мы заканчиваем нашу презентацию», и после этой фразы докладчик уходит, даже не предложив аудитории высказать вопросы и ответить на них. Один гном, прощаясь, сказал юному герою, которого верно сопровождал в героическом походе: «Да ладно, мальчик. Особенно-то не мучайся. Просто скажи „до свидания“. И все. Чего проще?» – это классический пример обрывистого заключения. Однако история на этом не закончилась. Юный герой ответил: «Я так не могу. Этого недостаточно», – и они еще постояли, обнявшись, похлопали друг друга по спине, поговорили немного, вспоминая свой героический поход. Вот это уже вполне удачное заключение, после которого можно сказать «до свидания» с чистой совестью. Гном, он и есть гном, что с него взять, а вот презентатор не должен действовать подобным образом. Нужно еще немного поговорить, и это будет правильно.

Но неизвестно, что хуже: заключение отсутствующее либо растянутое? Если докладчик, подведя итоги презентации и уже фактически закончив ее, вместо приглашения аудитории к вопросам вдруг сообщает: «А еще я хотел бы сказать…» – это производит едва ли не худшее впечатление, чем полностью отсутствующее заключение. В обоих случаях дело заключается в том, что ожидания аудитории оказываются обманутыми. При отсутствующем заключении аудитория настраивается на плавный переход к вопросам и ответам, а нет ни перехода, ни вопросов, ни ответов, ни даже нормального прощания. При растянутом заключении аудитория уже настроилась на то, что презентация закончена, но доклад почему-то все тянется и тянется, и в результате в памяти слушателей остаются лишь тягучие фразы, а сама суть презентации уходит в никуда.

Еще одним вариантом нежелательного заключения является заключение, не связанное с предметом презентации. Помните, выше мы говорили о том, что слушатели в основном запоминают презентацию на эмоциональном уровне, ориентируясь именно на вступление и заключение. И если заключение (как и вступление) не связано с предметом презентации, это оставляет как минимум чувство неудовлетворенности, а по большей части просто исключает возможность запоминания презентации, что, естественно, не приводит к достижению поставленной презентацией задачи.

Говоря о построении презентационного доклада, невозможно не упомянуть об использовании шуток, анекдотов и разнообразных цитат. Казалось бы, подобные вкрапления в доклад должны оживить его, придать пикантность и остроту, а аудитории должно быть приятно выслушивать доклад, не состоящий из одних монотонных фраз. Конечно, монотонность в докладе недопустима, но перебор с шутками и анекдотами еще более неуместен. При использовании юмора в презентационном (да и в любом другом) докладе возникает несколько проблем:

• не каждый докладчик умеет шутить;

• используются старые, давно всем известные шутки;

• анекдоты вставляются в доклад к месту и не к месту;

• перегруженность презентации юмором.

Как вы понимаете, презентатор не зарабатывает себе на жизнь пародиями, юмором и т. д. Ему не обязательно уметь шутить. Проблема возникает тогда, когда человек, лишенный чувства юмора (что само по себе не является ни трагедией, ни даже проблемой), пытается шутить. Естественно, подобные шутки не могут быть восприняты аудиторией положительно, поэтому любому презентатору следует знать: если нет чувства юмора, то шутки лучше исключить из презентации. Отсутствие юмора в этом случае произведет гораздо лучшее впечатление, чем неудачные шутки. В презентационном докладе можно оставить фразы, которые удачны на 65–75 %, по крайней мере, они не вызовут неприятия у большей части аудитории. Но шутка, удачная на те же 65–75 %, вызывает неприязнь у всей аудитории.

Шутки и анекдоты, которые всем известны, вызывают только скуку – чувство, которое следует исключить из презентации. Поэтому при составлении доклада следует внимательно смотреть на новизну используемых юмористических средств. Можно позаимствовать шутливые истории в Интернете, например на сайте www.smexa.net либо www.anekdot.ru (существует еще множество юмористических порталов, которые легко найти с помощью поисковых сайтов), но, занимаясь таким заимствованием, нужно помнить, что эти сайты и порталы посещает множество людей и именно они могут оказаться слушателями презентации.

Перегруженность презентации юмором приводит лишь к тому, что за шутками и анекдотами теряется сама суть презентации. Аудитория радостно смеется каждой шутке докладчика, даже аплодирует, однако, кроме этих шуток, ничего не остается в памяти. Конечно, потом многие из посетителей такой презентации говорят: «Вчера побывал на презентации компании такой-то. Очень приятно было!», но это никак не способствует достижению цели презентации. Ведь цель заключается вовсе не в развлечении публики – за это платят деньги совершенно другим людям. Готовя презентацию, нельзя забывать, что, хотя презентация и является разновидностью шоу (вне зависимости от выбранной для презентации формы), она однозначно не является вечером сатиры и юмора, а докладчик на презентации не является ни сатириком, ни юмористом, ни пародистом, он – презентатор.