Джулия Моргенстен - Технологии эффективной работы

• Название: Технологии эффективной работы
• Автор: Джулия Моргенстен
• Издательство: Добрая книга
• Жанр: Поиск работы
• Год: 2006
• ISBN: 5-98124-104-7

Рассказывая о своих оригинальных авторских технологиях самоорганизации, Джулия Моргенстерн показывает, как небольшие изменения в собственном мышлении и поведении помогут вам добиться практически невозможного: успевать все делать вовремя и иметь достаточно времени для самих себя. По сути, это книга о вашем отношении к тому, что вы делаете. Освоив авторскую методику самоорганизации, вы сможете:

— полностью контролировать свое время и свою жизнь, расставшись с ощущением хронической нехватки времени;

— справляться с ситуациями, которые прежде казались вам безвыходными;

— построить свою работу так, чтобы она больше соответствовала вашим склонностям и предпочтениям;

— поддерживать равновесие между работой и личной жизнью;

— успешно работать в условиях кризиса, нехватки времени или в обстановке неопределенности;

— значительно снизить нагрузку и стресс на рабочем месте, повысить эффективность работы во всем, чем вы занимаетесь — от просмотра документов и сортировки корреспонденции до работы с электронной почтой.

---

• Стиль общения. Под давлением современного делового мира многие люди ценят короткие, эффективные контакты на собраниях, звонки по телефону или сообщения по электронной почте. Если вам необходимо разогреться и посудачить перед каждым обсуждением, люди могут это расценить как пустую трату их времени. Анализируйте свои беседы с людьми, обратите внимание, когда вы теряете внимание собеседников (их глаза через некоторое время тускнеют, они встают, подавая сигнал, что ваша встреча подошла к финалу, хотя вы не закончили говорить, или начинают посматривать на часы). С другой стороны, слишком краткий стиль тоже может показаться неуважением. Если в начале ваших собраний не предлагается никаких шуток или отвлеченных замечаний, а просто раз, раз, раз… и все, дело сделано, людям может показаться демонстрацией неуважения и безразличия, что вы им просто равнодушно отбарабанили приказы. Хотя вы как раз были полностью сконцентрированы на работе.

• Установление равновесия сил. Не отвергаете ли вы идеи сотрудников, даже не выслушав их? Не случается ли вам закатывать глаза и клевать носом на собраниях, когда начинает выступать кто-то, кого вы считаете невероятно скучным? А может быть, вы настолько сфокусированы на своей правоте или на привлечении к себе похвал и внимания, что совершенно забываете поблагодарить и отметить вклад других людей? Не приходилось ли вам делать замечания сотрудникам в присутствии других людей, чтобы ощутить себя более значительным и угодить своему самолюбию? Возможно, вы настолько сфокусированы на контроле любой детали проекта, что зависаете над работой сотрудника, оспаривая каждое решение, которое он принял, и руководите в таких мелочах, что давите каждую каплю их самовыражения.

Советы для желающего стать более уважительным

• В каждом человеке найдите то, что вас в нем восхищает. Да, иногда вам приходится копать глубже, но как только вы находите то, что искали, подумайте об этом качестве, и это обязательно изменит ваши отношения. Например, многие люди находят, что работать с Джошуа — сплошное огорчение. Его язвительные замечания заставляют самого уважительного человека немедленно уйти от него. Но Джошуа испытывает страсть к работе. Он любит свое дело и на 100 процентов верит в миссию компании. Акцент на этом затмевает его раздражающие выходки и концентрирует внимание на выполнении задачи. Постарайтесь помнить, что люди хотят хорошо работать и что всем хочется, чтобы их вклад в общее дело был полезным.

• Используйте старомодные манеры. Поинтересуйтесь, удобное ли вы выбрали время, прежде чем врываться. Не принимайте вызовы, не проверяйте автоответчики или текстовые сообщения во время собраний или разговаривая по телефону с кем-то. Никогда не игнорируйте людей и их мысли и мнения. Они получили свою работу не просто так, так что выслушайте то, что они хотят вам сказать. Приходите вовремя и заканчивайте собрания в точно обозначенное время. Заведите свои часы. Приносите с собой работу, если вам придется ждать, но никогда сами не заставляйте людей ждать. Если необходимо, отберите трех-четырех человек, самых нетерпимых (менее гибких) и повышайте с ними эффективность своего труда.

• Позвольте людям выполнять свою работу. Просмотрите рекомендации к навыку 7 и найдите советы по перераспределению обязанностей и о том, как научиться полагаться не только на себя. Когда вы позволяете людям делать свою работу и не препятствуете этому ничем не обоснованным отсутствием доверия или своей сокрушительной тенденцией придираться к мелочам, вы приятно удивитесь, когда увидите, что они могут сделать.

• Ограничьте пустую болтовню. Легкие разговоры в офисе неплохая вещь… в пределах разумного! Если вы знаете, что любите поговорить, напишите для себя шпаргалки с речью, прежде чем вызывать сотрудников или идти на собрание. Или попросите людей дать вам знать, если вы уйдете от темы. Таким образом вам удастся держать себя в рамках.

• Меньше обращайте внимание на то, сколько часов люди проводят в офисе, и больше — на их производительность труда. Никто не поспорит с производством. Если кто-то уходит с работы каждый день в одно и то же время или дважды в неделю во время обеда уходит на короткие тренировки, уважайте их права. Если эти люди работают на высоком уровне, постоянно добиваясь хороших результатов и отрабатывая свою зарплату, неважно, сколько они работают — восемь, девять часов или полдня. Возможно, их способность четко распределять время и повседневный опыт помогают им быть настолько эффективными сотрудниками. Разве вам самому не хотелось бы так работать?

5. БУДЬТЕ КОНКРЕТНЕЕ

В соответствии с исследованиями Американского общества обучения и развития навыки общения занимают второе место после квалификации в достижении успеха на рабочем месте. Конкретность — смысл и корень эффективности. Чем более мы точны в определении заданий, ролей, надежд, проблем, препятствий и решений, тем более четко направленными будут усилия каждого. Но люди не машины, и во многих делах результаты могут быть не всегда положительными.

Что мешает восприятию вас как конкретного человека?

• Стиль работы. Если у вас развито творческое мышление, вы можете иметь четкое представление о том, что вы ищете, но, возможно, у вас проблемы с озвучиванием вашего представления. Ваша цель может остаться непонятой, потому что вы предпочитаете оставлять за собой право выбора, сначала проверяя, а позже объясняя остальным. Или вы можете и не знать, правильно ли что-то, пока не проверите сами. Коллеги, особенно обладающие аналитическим мышлением, могут обидеться на такой подход, потому что хотят быть в курсе дела. Они активно оперируют своими головами, гордятся умением предвидеть результат, еще не начав работу, вырабатывают специфический путь и придерживаются плана. Вполне понятно, что вам и более прямолинейному человеку может быть трудно работать вместе. Равновесие сил подскажет вам, кто должен подстраиваться.

• Стиль общения. Если те люди, которым вы передаете часть обязанностей, не всегда правильно выполняют задания или между вами и клиентами, руководителем или коллегами возникает недопонимание, не создается ли у вас впечатление, что причина может быть в том, что вы были не очень точны? Вы ведь всегда спешите, не так ли? Может, вы на бегу выпаливаете инструкции, никогда не удосуживаясь выделить достаточно времени, чтобы убедиться, понял ли вас человек, с которым вы разговариваете? Возможно, вы непреднамеренно говорите только о тех аспектах проекта или задачи, которые интересуют вас, опуская другую важную информацию, которая вас не беспокоит? Например, если вы человек, умеющий представить себе общую картину, то наверняка забываете объяснить детали, или наоборот. Не возникает ли у вас беспокойная мысль, что вы забыли что-то сказать или сделать? Расстраивает ли вас, когда вы готовы поклясться, что сказали все правильно, а задача выполнена не так?

• Вопросы власти. Этот вопрос может повлиять на готовность человека быть конкретным. Если вы боитесь разочаровать своего руководителя или клиента или вызвать раздражение у коллеги, возможно, ваши комментарии будут достаточно туманными, чтобы избежать противоречий и замечаний. Иногда страх быть откровенным является результатом страха быть слишком требовательным и критичным. Стараетесь ли вы выглядеть справедливым и уважительным, в результате чего становитесь слишком вежливым, почтительным и неконкретным? Может быть, вам страшно попросить то, что вы хотите, потому что боитесь выглядеть слишком требовательным? Не разочарованы ли люди, с которыми вы работаете, тем, что не знают, что происходит, или чувством, что блуждают в темноте? Когда вы неопределенны, люди боятся худшего, беспокоятся о своих рабочих местах, будущем компании, т. е. постоянно находятся в тревожном состоянии. Отсутствие в ваших действиях конкретности может заставить людей постоянно чувствовать себя в замешательстве и тревоге.

Советы для желающего стать более конкретным человеком

• Объясняя какое-то задание, попросите человека повторить, что он услышал. Таким образом вы сможете исправить, пояснить или дополнить моменты, которые ненароком пропустили. Очень часто, слушая, как человек повторяет сказанное вами, вы и сами более отчетливо начинаете понимать вопрос. Предварительно запишите то, что собираетесь объяснять, это может прибавить ясности в ваше сообщение. Все записи держите в определенном файле и обращайтесь к нему, как только возникнет недопонимание.

• Объясняйте свой стиль общения. Если вы творчески мыслящий человек с развитой интуицией, помогите людям понять, каким образом работает ваше сознание, чтобы они знали, что даже внезапно возникшие идеи полезны — это не пустое времяпрепровождение, потому что они помогают конкретно определить, чего вы хотите. Как только члены вашей команды поймут ваш образ мышления, они будут спокойнее себя чувствовать, принимая решения.