Владимир Данилов - Management по-русски. Технология эффективного управления в малом бизнесе

• Название: Management по-русски. Технология эффективного управления в малом бизнесе
• Автор: Владимир Данилов
• Жанр: Управление, подбор персонала

Как организовать работу новой фирмы? Как повысить эффективность уже существующей? Такие вопросы часто стоят перед владельцами бизнеса и руководителями.

Авторы книги Ольга Савельева и Владимир Данилов – владельцы и руководители консалтинговой фирмы «Инсайт», образованной в 1999 году. На основании многолетнего опыта работы в консалтинге ими была сформирована методика эффективного управления предприятиями малого бизнеса, изложенная в данной книге.

---

Наличие РРС облегчает проведение бизнес-аудита (контроля бизнес-процессов), позволяет проверять загруженность сотрудников, ускоряет адаптацию новых сотрудников.

Альбом РРС фактически является Регламентом работы всей фирмы и позволяет руководителям в короткие сроки знакомиться с работой подразделений и отдельных сотрудников.

Таблица 4 Регламент работы сотрудника (РРС)

Описание рабочего места (ОРМ)

После разработки РРС приступают к разработке описаний рабочего места (ОРМ) по такому примеру:

Описание рабочего места (ОРМ)

Наименование должности: Менеджер отдела региональных продаж

Общие положения

Менеджер отдела региональных продаж (далее – менеджер) является сотрудником отдела, осуществляющего продажи в регионах РФ, и подчиняется начальнику отдела региональных продаж коммерческой службы ООО «Красочный мир».

Задачей отдела является обеспечение продаж товаров покупателям. Технологическая цепочка: поиск покупателя – заключение договора – получение заявки на поставку – оформление заявки на отгрузку – контроль отгрузки – контроль оплаты сделки.

У менеджера нет сотрудников в подчинении.

В период отсутствия на работе менеджера его обязанности исполняет начальник отдела или сотрудник отдела на основании приказа генерального директора.

Функциональные обязанности

• Поиск покупателей.

• Организация заключения договоров с покупателями.

• Оформление заявок на отгрузку.

• Контроль отгрузки товаров покупателю.

• Контроль оплаты поставки покупателем.

• Подготовка документов для участия в тендерах и торгах.

• Взаимодействие с покупателями, информирование их о наличии товаров, акциях и т. п.

Технические средства и автоматизация

Для выполнения функциональных обязанностей менеджеру предоставляется:

• Корпоративная мобильная связь.

• Право пользования автоматизированной системой компании – 1C, базой данных покупателей и поставщиков, справочно-правовыми системами «Гарант», «Консультант».

• Ноутбук.

Полномочия

• Представление интересов компании перед коммерческими партнерами: проведение переговоров с покупателями.

• Участие в согласовании планов продаж.

• Участие в заключении коммерческих договоров с покупателями в соответствии с Регламентом договорной работы.

• Пользование информационными ресурсами Компании: 1C, внутренними информационными ресурсами, необходимыми для выполнения функций отдела.

• Доступ ко всей нормативно-распорядительной документации, относящейся к деятельности отдела.

• Внесение на рассмотрение начальника отдела предложений и рекомендаций по улучшению деятельности отдела, коммерческой службы и компании в целом.

Отчетность

Менеджер представляет отчеты в соответствии с Реестром отчетов компании.

Ответственность

Менеджер несет ответственность за:

• выполнение планов продаж;

• соблюдение покупателями сроков оплаты поставленного товара;

• своевременность, добросовестность и полноту исполнения своих должностных обязанностей и выполнения поручаемых заданий;

• сохранность закрепленных за ним материальных ценностей и документов;

• соблюдение требований конфиденциальности информации, содержащейся в служебных документах.

• соблюдение служебной дисциплины в соответствии с Положением о персонале компании, трудовым законодательством РФ.

Критерии оценки результатов труда

• выполнение планов продаж;

• увеличение количества покупателей;

• наличие просроченной дебиторской задолженности;

• отсутствие претензий (нареканий, замечаний) от руководства.

Оплата труда

Менеджеру устанавливается оклад 12 000 рублей и ежемесячная премия в размере одного процента от стоимости оплаченных покупателями товаров.

Режим работы

Менеджеру устанавливается ненормированный рабочий день. Начало рабочего дня 9-00, окончание 18–00, обеденный перерыв с 13–00 до 14–00. Рабочие дни понедельник – пятница, суббота и воскресенье – выходные дни.

Перечень основных нормативных документов компании, необходимых для осуществления функций коммерческой службы

Положение о коммерческой службе Положение о персонале компании Регламент договорной работы Порядок организации закупки товаров Положение об оплате труда Реестр отчетов компании

Регламент работы пользователей в корпоративных автоматизированных системах управления

На основании ОРМ разрабатывают должностные инструкции.

РРС и ОРМ являются ноу-хау авторов, эти документы дают полное представление о том, какую работу необходимо делать в конкретной должности, облегчают прием на работу и ускоряют адаптацию новых сотрудников. В настоящее время нет аналогов этим организационным документам.

Руководитель фирмы, имея Регламент работы фирмы, состоящий из регламентов подразделений и РРС, а также комплект описаний рабочих мест, видит полную картину организации работы.

Таким образом, организационное проектирование состоит из следующих основных этапов:

1. Проектирование верхнего уровня орг. структуры на основании матрицы функций.

2. Моделирование бизнес-процессов.

3. Проектирование всей орг. структуры.

4. Разработка регламентов работы сотрудников – РРС.

5. Разработка описаний рабочего места – ОРМ.

6. Разработка должностных инструкций на основании ОРМ.

Система внутреннего нормативного регулирования

Для того, чтобы созданная конструкция начала работать, необходимо оформить некоторые бизнес-процессы в виде внутренних нормативных документов (ВНД) – политик, положений, регламентов, инструкций и т. п.

В действующей фирме такие документы проходят процедуру согласования, что позволяет предусмотреть и исправить недоработки проекта документа.

Для чего нужны внутренние нормативные документы?

1. Ввод регламентного документа в действие приказом с конкретной даты позволяет четко обозначить момент «старта», исполнителям подготовиться к работе в новых условиях.

2. Исполнителей заранее знакомят с документом под подпись. Это обеспечивает качественное информирование исполнителей и гарантию начала необходимых процессов.

3. Новые сотрудники быстрее входят в курс дела, изучая внутренние нормативные документы и понимая внутрифирменное «правовое поле».

4. Внутренний нормативный документ является законодательным документом при спорах или рабочих конфликтах.

5. Текстовое изложение регламентов более привычно для работников.

На предприятии должен быть определен сотрудник, отвечающий за актуальность ВНД. Для эффективной работы понадобится автоматизация – база ВНД с возможностью поиска по подразделениям, темам и др. параметрам и доступом к этой базе сотрудников предприятия.

Администрирование. В небольших фирмах эту функцию часто считают лишней, «бюрократизирующей» бизнес. По нашему мнению, это происходит от непонимания того, что означает термин «администрирование».

В каждой фирме должно быть администрирование – технология оперативного управления фирмой. Для этого используются:

• внутренние нормативные документы (приказы, распоряжения);

• внутренняя деловая переписка (письма и служебные записки);

• контроль исполнения поручений.

Внутренние нормативные документы формулируют задачу конкретным исполнителям, а также срок ее выполнения. Должен быть организован процесс ознакомления исполнителей с заданиями и контроль исполнения (по срокам и объемам) выданных заданий.

Контроль исполнения – это система, позволяющая держать на контроле исполнение поручений и внутренних нормативных документов.

Наиболее просто эта задача решается при наличии СЭД (системы электронного документооборота). Но и в отсутствие такой системы можно и необходимо построить механизм контроля.

Приходилось видеть фирмы, в которых отсутствовало администрирование. Управляемость в таких организациях, что называется, нулевая. Все распоряжения передаются устно. Постоянная проблема «глухого телефона» – кто как сформулировал задание и кто как его понял.

Характерный симптом – непрекращающиеся с утра до вечера совещания. Сотрудникам некогда исполнять свои обязанности, потому что они все время проводят на совещаниях по самым различным вопросам.

Поскольку администрирование отсутствует, то единственная возможность доводить решения до исполнителей – это личное общение. Количество времени, необходимое для этого, практически равно количеству рабочего времени. Понятно, что эффективность такой работы крайне низкая.