Анжелика Шепелева - Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве

• Название: Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве
• Автор: Анжелика Шепелева
• Жанр: Управление, подбор персонала

Кадровое делопроизводство – это достаточно сложный вопрос, который требует хороших знаний трудового законодательства и правил оформления документов. Но, как говорят: «знать и предусмотреть все – невозможно», поэтому здесь, как, в общем, и в любой работе, возможны ошибки. Основной целью данной книги является избежание подобных ошибок или их минимизация.

В данной книге рассматриваются современные нормативные и правовые законодательные акты федерального уровня, регламентирующие работу с документами по личному составу, излагаются основные правила и типичные ошибки, допускаемые при составлении внутренних документов предприятия, регистрации документов, а также ошибки, совершаемые кадровыми службами при работе с персоналом.

Издание ориентировано на руководителей и специалистов кадровых служб, руководителей и менеджеров отдела персонала, работников отделов организации, юрисконсультов, секретарей небольших организаций, в которых кадровая служба не создана, слушателей курсов повышения квалификации.

---

А иногда перевод на новую должность или в другое подразделение происходит по инициативе самого работника – из-за болезни или смены места жительства.

Как избежать ошибок при этом? В каких случаях администрация вправе перевести сотрудника на другую работу? Какие ему положены компенсации? Как их рассчитать? Постараемся ответить на эти вопросы.

Перевод на другую работу в той же организации – пожалуй, это самая распространенная ситуация. Только не надо путать подобный перевод с перемещением. Казалось бы, эти понятия очень похожи: в каждом случае человек меняет свое рабочее место, но продолжает трудиться в той же организации и в той же местности. И все же различия существуют. В чем же они состоят?

Перемещение – это когда человеку предлагают новую работу, но при этом оставляют его на тех же условиях, что прописаны в трудовом договоре. То есть платят сотруднику столько же, остаются прежними режим его работы, структурное подразделение и т. д. В этом случае администрация вправе настоять на своем решении, получать согласие самого работника не надо.

Если же после смены рабочего места человек оказался в новых условиях, не предусмотренных трудовым договором, то это перевод. Тогда придется получить согласие на него у работника. А именно, он должен расписаться на соответствующем приказе.

Пример

У ООО «Зеро» несколько торговых точек в одном городе. Руководство организации решило перевести продавца Беляеву С.П. из магазина, расположенного на улице Правды, в киоск на проспекте Октября.

Вариант 1. В трудовом договоре Беляевой С.П. указано только то, что она должна работать продавцом в ООО «Зеро». Адреса магазина, где находится ее рабочее место, там нет. Значит, руководство вправе переместить Беляеву, не спрашивая на это ее согласия.

Вариант 2. В трудовом договоре Беляевой С.П. четко сказано, что она работает продавцом в магазине, адрес которого – улица Правды, дом 4. Поэтому, предлагая сотруднице новое рабочее место, руководство ООО «Зеро» придется получать согласие самой Беляевой С.П.

Перевод в другую местность вместе с организацией. Сразу отметим: вам придется получить у работника письменное согласие на такой перевод. А кроме того, в соответствии с Трудовым кодексом РФ при переводе в другую местность организация обязана возместить работнику расходы по переезду. А именно: затраты на проезд самого сотрудника и членов его семьи, а также расходы по провозу имущества к новому месту работы. Помимо этого сотруднику за каждый день пути выплачивают суточные и зарплату.

Перевод на постоянную работу в другую организацию. Перевестись на работу в другую организацию сотрудник может как по собственному желанию, так и по инициативе одного из работодателей. Но в каждой из этих ситуаций разрывается один трудовой договор и заключается новый.

А теперь предположим, что человек уже ушел со старого места работы. А предприятие, ранее предлагавшее ему вакансию, передумало и отказало в приеме на работу. Согласитесь, ситуация некрасивая. Поэтому Трудовой кодекс РФ предоставляет гражданам возможность обезопасить себя от таких неприятностей. Для этого нужно, во-первых, чтобы приглашение на другую работу было составлено в письменной форме. А во-вторых, сотруднику надо приступить к новой работе в течение месяца со дня увольнения. Тогда, в отличие от простого увольнения, при переводе новый работодатель обязан заключить с человеком трудовой договор.

Пример

Ковалева Е.С. работает в ООО «Круиз» бухгалтером. ОАО «Блюз» решило пригласить Ковалеву Е.С. к себе на работу. Этот перевод был согласован между руководителями ООО «Круиз» и ОАО «Блюз».

ОАО «Блюз» направило в ООО «Круиз» письмо, в котором приглашало Ковалеву Е.С. на работу в должности главного бухгалтера. Руководитель ООО «Круиз» издал приказ о переводе Ковалевой Е.С. в ОАО «Блюз». Сотрудница записала в этом приказе, что согласна с переводом.

В апреле 2003 г. Ковалева Е.С. уволилась из ООО «Круиз». В этом же месяце она пришла устраиваться на работу в ОАО «Блюз». Поскольку приглашение составлено в письменной форме и с момента увольнения не прошло месяца, то ОАО «Блюз» не имеет права отказать Ковалевой Е.С. в приеме на работу.

Итак, мы видим, что заключение трудового договора является необходимостью, обусловленной как социальными, так и экономическими факторами. Нежелание его заключать, как, впрочем и любая ошибка при его заключении может привести к судебному разбирательству и штрафным санкциям.

В заключении хотелось бы напомнить, что:

1) запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора;

2) не допускается проявление дискриминации, то есть какое бы то ни было прямое или косвенное ограничение прав или установление прямых или косвенных преимуществ при заключении трудового договора в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, социального и должностного положения, места жительства (в том числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания), а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников;

3) запрещается отказывать в заключении трудового договора женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей;

4) запрещается отказывать в заключении трудового договора работникам, приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы;

5) по требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме;

6) отказ в заключение трудового договора может быть обжалован в судебном порядке.

1.2. Оформляем нового сотрудника. Ошибки при оформлении приказа о приеме на работу

В предыдущей статье мы рассказали о важности заключения трудового договора с новым работником. Но было бы ошибочно предполагать, что на этом прием работника заканчивается. На самом деле необходимо заполнить еще ряд необходимых документов.

Правильно оформить кадровые документы при приеме нового сотрудника – значит избежать множества проблем. Мы расскажем о том, какие документы сотрудник кадровой службы должен получить от работника, с чем ознакомить при приеме, как написать заявление и оформить приказ.

Какие документы представляет работник?

Подбор кандидата на вакантную должность успешно завершен, и принятый работник приступает к работе. Обычно кадровый специалист предприятия заранее предупреждает его о том, что в первый рабочий день необходимо явиться в отдел кадров с документами. Итак, в соответствии со ст.65 ТК РФ новый сотрудник должен принести:

1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

2) трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

3) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (в отношении тех, кто вообще впервые выходит на работу, действует то же правило, что и с трудовой книжкой);

4) документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу;

5) документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (если работа требует специальных знаний или специальной подготовки).

Учтите, что иногда возникают случаи, когда необходимо требовать предъявления дополнительных документов при приеме на работу. Это:

1) справка о прохождении медосмотра: для лиц моложе 18 лет; для тех, кто принимается на опасные и вредные условия труда, а также при работе на транспорте;

2) медицинская справка и справка из налоговых органов об имущественном положении – при приеме на государственную службу;

3) документ о прохождении обязательной дактилоскопической регистрации: для работников МЧС, МВД, внешней разведки и налоговых органов;

4) индивидуальная программа реабилитации инвалида: при приеме на работу инвалида;

5) справка с основной работы о том, что она не связана с тяжелыми и опасными условиями труда: для принимаемых по совместительству.

Если в обозначенных случаях дополнительные документы не предъявляются, то прием на работу считается неправомерным.

С чем ознакомить работника?

При заключении трудового договора согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ кадровый специалист знакомит принимаемого работника под роспись с локальными нормативными актами предприятия и другими документами:

1) коллективным договором и соглашениями (если они заключались);

2) правилами внутреннего трудового распорядка;

3) инструкцией по технике безопасности, противопожарной безопасности;

4) положением по охране труда;

5) положением о служебной, коммерческой тайне предприятия, перечнем сведений, содержащих служебную коммерческую тайну;