Марк Хёрст - Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач

• Название: Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач
• Автор: Марк Хёрст
• Жанр: О бизнесе популярно
• Год: 2014
• ISBN: 978-5-00057-020-3

Эта книга для тех, кто испытывает информационные перегрузки: нескончаемый поток электронных писем, многочисленные списки дел, загроможденный файлами и ярлыками рабочий стол и постоянные отвлечения на телефон и другие гаджеты. Автор предлагает комплексное решение для всех этих проблем – овладение цифровой грамотностью.

Книга написана для обычных людей (не технарей) и не требует специальных знаний или установленных программ. Прочитав ее, вы начнете работать с меньшим стрессом и более продуктивно, то есть сможете раньше уходить домой и наконец перестанете думать о работе на отдыхе.

---

Вероятно, такой подход в некоторых офисах вызовет вопросы: как, личная почта сначала? Да, так и должно быть, и такого подхода я придерживаюсь в своей консалтинговой фирме. Мы разрешаем сотрудникам в первую очередь заниматься личной почтой. Альтернатива совершенно неудовлетворительна: иначе личная почта должна ждать, пока не будут обработаны все остальные сообщения, таким образом, личные отношения и родственные связи сотрудника ставятся ниже, чем рядовая записка из соседнего отдела. (Конечно, этот шаг пропускается в тех компаниях, где личная переписка вообще запрещена.)

Цифровая грамотность позволяет работать более эффективно в цифровом мире, а также жить более полной жизнью вне этого мира. Чтобы научиться ей, пользователей следует поощрять такими приоритетами при проверке почты. Личные сообщения прежде всего.

Шаг 2. Спам

Теперь, когда самая важная почта удалена из ящика, найдите и удалите самые не важные сообщения – спам. У владеющих цифровой грамотностью пользователей должна быть стратегия по управлению спамом – например, с помощью почтовых фильтров или «белого списка». Они позволяют удалять спам еще до того, как тот попадет в ящик. Но многие письма, содержащие спам, все же прорываются сквозь фильтры. Найдите их – это легко сделать по заголовкам – и удалите. Теперь почтовый ящик свободен и от наименее важных сообщений.

Когда первые два шага сделаны, ящик очищен от наиболее и наименее важных сообщений. Остальные письма не так важны лично для вас, как письмо от члена семьи, но требуют полного внимания. Собственно говоря, именно третий шаг и составляет суть метода управления почтой. Многие и без того знают, как надо читать письма от супруга или удалять спам. Но не многим известно, как обращаться с рабочими письмами, которые каждый день перегружают ящик. Скорость и простота, с которыми можно разделаться с этим третьим шагом, во многом определяют, насколько вы преуспеете на работе. Это пробный шар управления электронной почтой.

Шаг 3. Знакомство с информационными и предписывающими сообщениями

Во-первых, убедитесь, что сообщения в почтовом ящике отсортированы по дате, при этом наверху списка находится самое старое сообщение. Начните с него и постепенно спускайтесь к самому последнему.

Теперь откройте каждое сообщение, двигаясь сверху вниз, обработайте их, как указано ниже, а затем сохраните или просто удалите из ящика. Открыл – обработал – удалил; открыл – обработал – удалил. И так со всеми сообщениями. Когда с этим этапом будет покончено, ящик опустеет.

Как обработать сообщение? Это зависит от его типа. Спам и личные письма уже удалены из почтового ящика, так что осталось всего три типа сообщений: новостные рассылки, информационные уведомления и предписания что-то сделать. Разбирая письмо за письмом, обрабатывайте каждое сообщение в зависимости от его типа – так, как мы советуем ниже.

• Новостные рассылки. Быстро прочитайте каждое письмо и удалите его. Если времени у вас мало, а писем много, прочитайте заголовки и удалите сообщения. Если времени больше, прочитайте письма внимательнее, сохраните всё, к чему впоследствии, возможно, придется обратиться. Но потом все равно удалите письмо. В любом случае не сохраняйте все письмо, чтобы прочесть его позднее: когда придет следующее, вашего внимания потребуют уже две проблемы. Чем меньше нужно будет прочитать, чтобы оставаться в курсе, тем лучше. (Управление подписками на рассылки и сохранение приложенных файлов описано в главе о медиадиете.)

• Информационные уведомления. Эти сообщения не призывают к действиям, а предназначены «для вашей информации» – например, ответ на вопрос или сообщение о встрече. Сообщения о встрече, возможно, нужно записать в календарь, а некоторые сообщения – сохранить в папку с документацией проекта, но в основном информационные уведомления можно просто бегло просмотреть[7]. Во многих случаях ваш адрес фигурирует только в копии, что свидетельствует о том, что это чтение факультативно.

(Возможно, уверенным пользователям стоит настроить фильтры, которые будут автоматически переносить сообщения, в которых ваш адрес стоит в копии, в отдельную папку, чтобы просматривать и удалять их раз в день.) Что бы ни содержалось в этом информационном сообщении, при необходимости прочитайте его, потом удалите или сохраните, но в любом случае очистите от него ящик.

• Предписания действия. Для таких писем используйте «правило двух минут»: если можно выполнить то, о чем говорится в письме, за две минуты, сделайте это немедленно, даже если придется встать с кресла и оторваться от компьютера. Когда с делом покончено, удалите сообщение. Если потребуется более двух минут, занесите дело в список, который должен существовать отдельно от почтового ящика, и удалите письмо. (В следующей главе рассказывается об управлении списками дел.)

В каждом описанном выше случае письма ждет общая судьба: удалите их, перенесите из ящика в другое место – они не должны там оставаться. Папка «Входящие» – всего лишь место временного хранения входящей почты, не более чем на 24 часа. Для долгосрочного хранения она не подходит.

Следование описанному здесь методу занимает немного времени – даже меньше, чем прочтение главы до этого абзаца. С опытом очистка почтового ящика будет занимать не более нескольких минут. Но делать это надо постоянно, ежедневно, как чистить зубы, чтобы эта привычка стала второй натурой. Таким образом, проблему перегрузки электронной почтой, этот постоянный источник стресса, становится легко решить. Очистка почтового ящика не подразумевает выполнения всех работ, описанных в сообщениях, – это просто переправление писем на нужные места. Только с пустым почтовым ящиком можно сконцентрироваться на реальной работе.

Индукция

Прежде чем перейти к методу стабильного состояния, многим пользователям необходимо пройти через индукцию – одномоментное освобождение от долгосрочного бремени. При индукции почтовый ящик, в котором накопились письма за последние несколько дней, недель, месяцев, лет, очищается: количество писем в нем доводится до нуля. Нет, не почти до нуля, а ровно до нуля – за одну большую чистку. И это полезно не только для новичков в области цифровой грамотности, но и для опытных пользователей, если в их ящике невероятное количество писем (например, по возвращении из отпуска).

Хотя индукция, возможно, пугает обладателей множества старых писем, которые скапливались в ящике месяцы или годы, это единственный способ перейти на путь ежедневного опустошения ящика. Возможно, более привлекательно выглядит постепенный подход: «Я буду удалять каждый день понемногу, и в конце концов ящик очистится». Но этот подход может не дать результата. Заявления о постепенном реформировании могут быть сколь угодно искренними, однако они не приведут к успеху для тех пользователей, которые уже привыкли к большому количеству писем. Им нужно видеть ноль сообщений.

Хорошая новость состоит в том, что индукция под силу любому пользователю. Как и метод стабильного состояния, индукция не требует выполнения всей скопившейся в ящике работы. Нужно только перебросить сообщения по нужному адресу – в список дел, в календарь и т. д. Это потребует час или два целенаправленной работы. Затем почтовый ящик можно будет очищать ежедневно за несколько минут.

Три этапа индукции соответствуют методу стабильного состояния. Шаги 1 и 2 полностью идентичны ему: прочтите и удалите все личные сообщения, а затем удалите весь спам.

Шаг 3 индукции начинается с удаления писем рассылки и информационных сообщений оптом.

• Отсортируйте входящую почту по теме. Ищите новостные рассылки по нескольким проблемам, они будут сгруппированы вместе. Немедленно удалите их все, не читая. Останавливаться и вникать в то, что происходило несколько дней, недель или месяцев назад, нет времени. Если вас все-таки охватит искушение начать их открывать сейчас, вспомните, что вы как-то продержались до сих пор, не читая их. Все удалите и двигайтесь дальше.

• Чтобы найти информационные сообщения и те письма, где вы стоите в копии, отсортируйте сообщения по полям «От кого» и «Тема». Так станет видно, есть ли еще сообщения, которые можно удалить, не читая. Есть ли сообщения о встречах, на которых вы уже побывали? Удаляйте. Есть ли длинные цепочки писем на одну тему, которые можно игнорировать? Все удалите.

• Теперь отсортируйте письма по дате, самое старое сообщение должно быть наверху. Открывайте их в этом порядке, чтобы все обработать. Здесь процесс должен быть таким же, как и при методе стабильного состояния, но с бóльшим уклоном в сторону скорости. Будьте безжалостны, продвигайтесь через сообщения как можно быстрее: до цели – нуля сообщений – очень далеко. Следовательно, если сообщение носит информационный характер, просмотрите его и при необходимости где-то сохраните, но удалите как можно быстрее, чтобы можно было двигаться дальше.