Глеб Архангельский - Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013

• Название: Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013
• Автор: Глеб Архангельский
• Жанр: Поиск работы
• Год: 2014
• ISBN: 978-5-91657-924-6

Многие пользователи Microsoft Outlook даже не подозревают об огромных возможностях этой программы в плане организации времени – времени, которого нам всем так не хватает. Своими наработками в этой области делится Глеб Архангельский – инициатор российского ТМ-движения, основатель Тайм-менеджерского сообщества, руководитель корпоративных ТМ-проектов в РАО «ЕЭС России», PricewaterhouseCoopers, «Вимм-Билль-Данн» и др., гендиректор консалтинговой компании «Организация времени», автор книги «Организация времени» и бестселлера «Тайм-драйв». Вы узнаете, как наиболее рационально настроить различные разделы Outlook, организовать ваши встречи, задачи, контакты, почту, как создать пользовательские представления под свои нужды и многое-многое другое. Книгу можно рекомендовать всем категориям руководителей, их помощникам и просто занятым людям, которым необходимо эффективно распоряжаться своим временем.    

---

Как быть, если в вашем недельном круге нет столь желанной определенности и предсказуемости? Как суметь предусмотреть все важное, выделить время на все необходимое и при этом найти время на то, что хочется?

Как успеть на бал с государем

Оставим и Средневековье, и наше суматошное время – перенесемся мыслью в благословенный XIX век. Высшее общество живет насыщенной культурной и деловой жизнью. Строятся железные дороги и заводы. Дипломаты плетут свои сети, укрепляя позиции Российской империи в мировой политике. На балах обсуждаются премьеры опер и последние события большой европейской и азиатской политики. Страна процветает. Человеку, желающему вносить свой вклад в общее дело, занимать достойное место в жизни великой империи, необходимо многое успевать.

Время и деньги планируются, и планируются вдумчиво. Ежегодно издаются адрес-календари с полным перечнем чиновников определенного ранга. По каждой персоналии – круг решаемых вопросов, почтовый адрес и даже день именин. Предприниматели планируют поставки в специальных книгах. Ведь купеческое слово твердо, не поставишь товар в срок – потеряешь репутацию навсегда. Дамы на балах заносят кавалеров в «карточку танцев» – кому отдана кадриль, кому полонез, кому мазурка. Никакой путаницы и неразберихи.

Представим себе занятого человека высшего света того времени. Пофантазируем немного. Вот, например, Евгений Онегин. Онегин той поры, когда Татьяна уже сказала: «Но я другому отдана, я буду век ему верна». Пройдены метания и шатания молодости: пустое бездельное убивание времени, увлечение идеями декабристов, путешествия… Сейчас Евгений – начальник департамента в Министерстве иностранных дел. Он в расцвете сил и возможностей, ему нравится дело, которым он занимается. Подчиненные уважают его и как знающего человека, разбирающегося во всех тонкостях внешней политики, и как достойного руководителя.

Как и другим людям его положения, все успевать ему помогает адрес-календарь, в котором расписаны значимые даты, дела и встречи на предстоящую неделю.

Представьте себя на месте Евгения. Хмурое петербургское утро понедельника. Просторный кабинет, дубовый стол, покрытый зеленым сукном, тяжелое кожаное кресло. Чашка хорошего кофе. Вы смотрите на обзорный календарь недели – и точно знаете, что и в какой день вам предстоит. На что необходимо найти время обязательно, а что можно отложить. Где стоит побывать и к чему подготовиться. В вашем недельном круге есть место и для определенности, предсказуемости, и – для свободы.

Ваш личный недельный круг

Универсального «недельного круга» не существует: общие правила остались в Средних веках вместе с упорядоченным сословно-кастовым укладом жизни. Давайте определим свои правила и сформируем ваш личный обзорный график недели. Для этого сначала разделим все дела на несколько основных типов.

1. Жесткие встречи – дела, исполнение которых назначено на заранее определенное точное время дня. Например, «пятница, с 15.00 до 17.00», «суббота, 21.00». Как правило, жесткие встречи подразумевают договоренность о точном времени с кем-либо: вашим руководителем, клиентом, подчиненными, фитнес-клубом и т. п. К жестким встречам могут относиться, например, такие дела:

– собеседование с претендентом на вакансию: четверг, с 17.00 до 18.00;

– переговоры с клиентом: 25 мая, 15.00;

– поход с детьми в театр: суббота, с 18.00 до 22.00.

Жесткие встречи в календаре мы будем выделять синим цветом. Синий – цвет строгости, дисциплины, четкого исполнения обязательств и соблюдения назначенного времени[1].

2. Регулярные жесткие встречи – жесткие встречи, имеющие строго определенную периодичность. Например:

– планерка с подчиненными: каждый понедельник с 11.00 до 12.00;

– телефонная конференция с регионами: каждая вторая среда в 15.00;

– бассейн: каждые вторник, четверг и суббота в 19.00.

Повторяющиеся встречи удобны тем, что в Outlook их можно запланировать всего один раз. Он автоматически расставит их по всем будущим неделям вашего календаря. Открывая календарь в понедельник, вы уже увидите ключевые предстоящие дела, создающие костяк недельного круга. Повторяющиеся встречи в Outlook отличаются специальным значком – круговыми стрелками в правом нижнем углу встречи.

3. Многодневные события – продолжающиеся несколько дней и не требующие вашего личного участия в строго определенное время. Например:

– выставка: неплохо бы посетить, но не принципиально, в какой день и в какое время;

– командировка: нужно заранее иметь в виду;

– отпуск коллеги: знаем, что не сможем в это время к нему обращаться.

В Outlook такие события изображаются горизонтальными полосами в верхней части календаря. Например, «Масленица в Петергофе» у Евгения Онегина. Не перепутаешь с жестко запланированными делами, но и не забудешь.

4. «Гибкие» задачи – дела, не имеющие жестко определенного момента выполнения. Например:

– уточнить место проведения переговоров: сегодня;

– проконтролировать подготовку к совету директоров: к 15 мая;

– изучить коммерческие предложения поставщиков: до конца месяца.

При этом «гибкие» не означает «не имеющие срока исполнения» или «неважные». Задача может иметь срок исполнения; более того, она может быть горящей, неотложной. Но у нее нет четкой привязки ко времени, ее можно сделать и в 11.00, и в 13.50 – в любое время дня.

В Outlook такие задачи отображаются справа от календаря, в панели задач (о ней пойдет речь в следующей главе). Если у задачи установлен срок исполнения – в Outlook 2013 она может отображаться под соответствующим днем календаря, если включить эту опцию через меню «Вид», в разделе «Список задач на день» выбрать «Обычная».

5. Бюджетируемые («плавающие») задачи – дела, не имеющие жесткого срока выполнения, но требующие выделения некоторого бюджета времени. Например:

– подготовить отчет – потребуется 2–3 часа;

– сделать слайды к презентации – нужно около часа;

– написать статью – необходимо 2 часа.

Если задача не очень срочная или срочная, но займет не слишком много времени (краткий телефонный звонок), мы записываем ее как гибкую, в «Задачи». Если же задача требует заметного ресурса времени (больше часа) и при этом является достаточно срочной, ее полезно занести в календарь в качестве бюджетируемой. Таким образом, мы сможем увидеть, хватает ли нам времени на ее исполнение, реалистично ли распределен наш рабочий день. Чтобы отличить бюджетируемые задачи от жестких встреч, будем выделять их зеленым цветом.

Планирование недели

Теперь перенесем наши жесткие, «многодневные» и бюджетируемые дела в Outlook. Алгоритм прост. Сначала настроим календарь так, чтобы с ним было удобно работать.

1. В области переходов в нижней части экрана выберите «Календарь».

2. На панели управления выберите пункт «Рабочая неделя». Календарь приобретет такой же вид, как у Евгения Онегина: по горизонтали – дни, по вертикали – часы.

3. Выбирать разные периоды в 2013-й версии можно в календаре, отображаемом слева. Чтобы открыть отображение календаря в Списке дел, то есть справа от основного календаря, нужно перейти на вкладку «Вид» и выбрать «Список дел», нажать «Календарь». Тогда справа в панели «Список дел» можно выбрать конкретную дату или неделю.

4. Чтобы вас не утомляли напоминания обо всех без исключения встречах, рекомендуется отключить их. Для этого необходимо нажать правой кнопкой на раздел «Календарь» в нижней панели меню. В разделе «Календарь» снимите галочку у слов «Напоминания по умолчанию».

Теперь создадим первые несколько встреч.

1. Выделите мышкой в нужном дне календаря время, назначенное для встречи.

2. На получившемся темном прямоугольнике кликните правой кнопкой мыши и выберите в меню «Создать встречу».

3. В окне создания встречи впишите в поле «Тема» ее название.

Все, что можно делать со встречей, в разных версиях Outlook похоже, меняются лишь дизайн и расположение управляющих кнопок.