Александр Горбачев - Тайм-менеджмент в два счета

• Название: Тайм-менеджмент в два счета
• Автор: Александр Горбачев
• Жанр: Корпоративная культура, бизнес
• Год: 2009
• ISBN: 978-5-388-00402-4

В этой книге есть как система личного тайм-менеджмента, так и мастер-классы по работе с программой Outlook 2007.

Рекомендации, изложенные в ней, – это разработки Александра Горбачева, имеющего восьмилетний опыт работы в области тайм-менеджмента, автора и ведущего тренингов по управлению временем, плюс опыт тысячи руководителей, прошедших его обучающие программы.

Особенность книги и предлагаемой системы – простота изложения материала и его применения на практике. Чтобы эффективно управлять своим временем, необходимо сделать всего два шага: повысить персональную эффективность (этому посвящен первый раздел книги) и применить полученные знания в Outlook – самой популярной и широко распространенной системе электронного планирования (об этом – во втором разделе).

Приятного чтения! Желаем вам научиться эффективно управлять временем, ведь в жизни нужно столько успеть!

---

1. Амбициозная.

Мы уже говорили о реальности целей. Зачастую на тренингах люди задают вопрос: «Насколько нереальные цели надо ставить?» Ответ приходит в голову не сразу. Действительно, насколько высокие цели можно поставить? Мой ответ таков. Цель должна быть максимально высокой, но обязательно реальной для исполнителя. Чем выше цель – тем сильнее желание ее достичь, но есть точка, в которой мотивация рвется как натянутая нить – как только вы перестаете верить, что ее достижение реально. У вас опускаются руки, пропадает всякое желание ее добиваться.

2. Экологичная (проверить цель/цели).

Если вы достигните своей цели, что в вашей жизни может пострадать? Важно проверять будущие цели на экологичность, то есть взаимосвязанность с другими целями, отношениями, людьми. Основное правило – не навреди. Точнее, вы должны понимать, что за достижение цели придется расплачиваться. И главный вопрос, готовы ли вы заплатить ту цену, которую потребует от вас цель? Если вас цена устраивает, значит, все в порядке, можно приниматься за реализацию этой цели.

3. Социально положительная.

По определению, если мы хотим улучшать мир вокруг нас, цель должна быть изначально положительной. То есть направленной на улучшение ситуации, а не ухудшение. При этом следует стремиться, чтобы польза была не только для конкретного индивида, а общества в целом. Вначале хотя бы для ближайшего окружения, друзей, коллег, родственников.

4. Максимум – 24 слова!

Цель написана вами на бумаге. Вы убедились, что измеримость и реальность положительны. Посчитайте, сколько слов, включая предлоги междометия и т. д., вам потребовалось, чтобы изложить суть. Вы должны уложиться в 24 слова. Оптимально 10–15 слов. Цель должна быть проста для понимания, поэтому перегружать ее не стоит. Обратите внимание, если у вас больше 20 слов, наверняка там не одна цель, а скорее, это набор нескольких целей, каждую из которых вы хотите достичь. Используйте принцип «разделяй и властвуй». Если у вас три желания – пишите три цели. Не нужно комкать все в одно.

5. Понятная 10-летнему ребенку.

Дети – это сокровище. Сокровище секретов успеха. И один из них – это простота. Если ребенок не понимает – он это не делает, ему становится неинтересно. Если ребенок понимает вашу цель – она простая, а значит качественная. Ибо все гениальное просто. Поэтому один их хороших тестов готовности вашей цели – дать прочесть ее ребенку. Важно следующее – не надо пересказывать цель, объяснять, что вы хотели тут написать. Просто зачитайте ее. Дословно. Или же дайте ему прочесть лично. Ребенок понял цель – проверку на простоту вы прошли. Можно смело двигаться дальше. Ребенок не понял сути – меняйте слова, чтобы добиться нужного результата.

Конфликты целей

Конфликты целей – симптом неорганизованности…

Николай Павленко, г. Красноярск

В работе руководителя нередко бывает столкновение желаний и интересов не только за столом переговоров, но и внутри себя. Когда «и то, и другое надо сразу» возникает конфликт целей. Вот несколько примеров конфликтов, разбиравшихся на тренингах.

Цель 1: Уехать в Лондон через 9 месяцев – нужно выучить английский.

Цель 2: Быть красивым – заниматься спортом.

Цель 1: Два года дочке – требует внимания.

Цель 2: Уделять внимание здоровью.

Цель 1: Уходить вовремя с работы.

Цель 2: Выполнять все.

Цель 1: Досрочная сдача объекта.

Цель 2: Сохранить качество объекта.

Цель 1: Есть месяц. Нужно взять нового сотрудника.

Цель 2: При этом делать новые сложные сделки, не провалить объем продаж и т. д.

Цель 1: Карьерный рост как руководителя.

Цель 2: Написание и защита диссертации.

Любой конфликт – это потеря внутренней энергии на «метания души». До тех пор пока не будет решен внутренний конфликт целей, вы постоянно теряете часть энергии. Конфликт целей сопровождается повышением стресса. В итоге это потеря времени. А именно его сбережением мы с вами и занимаемся. Поэтому нам необходимо быстро и четко разрешать возникающие конфликты. Ниже представлен список из пяти методов выхода из конфликтов целей.

1. Отказаться от одной из целей.

2. Приоритет по принципу – вначале это, потом все остальное.

3. Приоритет по принципу 1, 2, 3.

4. Планирование.

5. Делегирование.

Конфликты целей – вампиры энергии. (Екатерина Струкова, г. Самара)

Рассмотрим подробнее каждый из пунктов:

1. Отказаться от одной из целей.

Самый быстрый способ решить конфликт. Если вы думаете, что выбрать из двух и более вариантов, то сам процесс выбора – затраты энергии. Это внутреннее напряжение «не оплошать, что выбрать, дабы не прогадать?». Чем быстрее человек принимает решение, тем спокойнее будет внутреннее состояние.

Потерю энергии в конфликте можно сравнить с пробитым баком автомашины. Вы спите, питаетесь, отдыхаете (заправили полный бак своего авто), а устаете уже к обеду и не можете выполнить задуманного на день (проехали на «полном» баке 50 километров вместо 500 возможных). Вывод: чем быстрее вы решите конфликт целей, тем быстрее залатаете пробоину и тем больше энергии у вас останется на задуманную работу. Лишая себя одной из целей, мы сохраняем энергетический баланс, и можем уверенно двигаться дальше!

Нерешенный конфликт – это отток энергии. Решу конфликт – буду чувствовать себя бодро. (Андрей Миронов, г. Смоленск)

2. Приоритет по принципу – вначале это, потом все остальное.

В данном случае из нескольких целей мы выделяем первостепенную и, пока ее не достигнем, забываем обо всех остальных. Это позволяет сфокусировать усилия на достижении выбранного, не отвлекаясь и не разбрасываясь на переживания «а что дальше?». Что дальше? – об этом будем думать, когда выбранная цель будет достигнута.

3. Приоритет по принципу 1, 2, 3…

Практически второй вариант. Только к нему добавляется последовательность достижения каждой из целей. Приоритеты – это последовательность действий, иерархия. В приоритетах каждому пункту выделено свое место. Этот метод решения конфликта требует больше внутренних ресурсов для определения «что за чем», но в итоге позволяет быстрее двигаться к цели в связи с отсутствием промежуточных простоев. После достижения каждой цели не нужно думать «что делать дальше?». Вы переходите к следующему пункту списка.

4. Планирование.

Если к приоритетам добавить сроки реализации, мы получаем ПЛАН. Планирование – еще более затратная деятельность, чем определение приоритетов. Но в данном случае вы получаете выигрыш в виде контроля сроков. А значит, деятельность становится более точной, предсказуемой. Стоит отметить, что чем более высокого порядка вы используете способ решения конфликта, тем больший выигрыш получаете в итоге. Поэтому планирование дает больший выигрыш по сравнению с приоритетами при решении конфликтов целей.

5. Делегирование.

Делегируя, я зарабатываю! (Леонид Иванов, г. Москва) В данном случае делегирование следует понимать в широком смысле, то есть когда по вашему поручению работу выполняют другие люди, машины и т. д. Делегировать можно и нужно не только на работе, но и дома, в быту. Важно понять, что если ваше время стоит в несколько раз больше, чем стоимость исполнения другими людьми, – используйте эту возможность. Примером может быть использование услуг горничных при проживании в гостиницах. Наем домработниц. При этом некоторые участники делятся своим опытом в отношении делегирования: оформляем бабушек-дедушек как нянек и домработниц. Платим им деньги. При этом они не только пенсию получают, но и зарплату, да еще занимаются любимым делом – нянчат внуков! Согласитесь, что домработница обходится не дешевле родственников, а вот вопрос доверия – очень актуален.

Одним словом – если это может сделать кто-либо другой кроме вас и это будет стоить дешевле – отдайте им эту работу! Делегируйте достижение целей своим близким, коллегам-подчиненным и наемным работникам.

Несколько комментариев к вышенаписанному материалу. Список представлен в следующем порядке. На первом месте стоит самый быстрый и самый жесткий вариант решения (отказаться). Отказавшись от одной из целей, вы быстро решите конфликт. Однако не каждый готов наступить на горло собственной песне только потому, что это поможет сэкономить время. Факт лишь в том, что это самый быстрый способ выхода из конфликта целей.

Далее, следуя по списку, каждый из пунктов требует больше вашего времени и усилий для разрешения конфликта целей. А некоторые – и денег (делегирование). Но заметим, что они позволяют достигать сразу нескольких целей, а не отказываться от них.

Конфликт целей есть всегда – и выход есть всегда. (Максим Белоусов, г. Москва)