Джуди Джеймс - Как находить два лишних часа каждый день

• Название: Как находить два лишних часа каждый день
• Автор: Джуди Джеймс
• Жанр: Управление, подбор персонала

Вы хотите научиться выкраивать два дополнительных часа каждый день? вы хотите сделать свою жизнь более спокойной и упорядоченной? Вы хотите сами распоряжаться своей жизнью? В книге «Как находить два лишних часа каждый день» бизнес-консультант Джуди Джеймс расскажет, как правильно организовать свою жизнь и научиться экономить время.

---

Вам знакома эта ситуация? Она называется «отпускной срыв». Он результат того, что вы неправильно готовились к поездке, потратив на сборы последние силы. Избежать его можно, заранее спланировав свои сборы.

• Составьте два списка дел, которые вам необходимо сделать до отъезда. Первый список должен состоять из ваших рабочих дел, второй — из домашних, таких как временное аннулирование некоторых соглашений. Дела в этих списках будут располагаться хаотично, поэтому пересмотрите их, перепишите список, распределив их в календарном порядке, определите, какие дела вы можете поручить кому-нибудь еще.

• Не думайте, что вам нужно обязательно закончить к отпуску все свои дела. Вы не должны бояться на пару недель оставить незавершенную работу. Если какое-нибудь дело может подождать до вашего возвращения, оставьте его. Просто расскажите коллегам о его ключевых моментах и объясните, что они должны делать, пока вас не будет.

• Подумайте, прежде чем оставлять коллегам свой контактный номер. Конечно, если вы владелец компании или ответственный начальник, вы должны, а может быть, даже хотите быть на связи. Но и в этом случае объясните, что нужно считать действительно неотложным делом. Ведь ваше мнение по этому поводу может совершенно не совпадать с мнением ваших подчиненных. Если же вы занимаете менее ответственную должность, то я вообще не советую вам оставлять свой номер. Ваши коллеги смогут без вас обойтись. Если вы оставляете им номер своего телефона, значит, вы или хотите казаться незаменимым, или же слишком пассивны, чтобы им отказать.

• Рассмотрите свои списки. Убедитесь, что вы в силах выполнить все, что там указано. Объедините схожие дела в группы, например временную приостановку доставки вам на дом молока объедините в одну группу с приостановкой доставки газет. Обязательно вычеркивайте дела по мере их исполнения: вы же не хотите, сидя в самолете, мучиться вопросом, отвезли вы свою собаку в питомник или нет.

• Берите с собой как можно меньше вещей. Путешествуйте налегке. Купите гигиенические и косметические принадлежности, в том числе и зубную пасту, в специальных дорожных упаковках маленького размера. Обычный шампунь и дезодорант сделают вашу сумку слишком тяжелой.

• Соберите отдельную сумку с вещами, без которых вы никак не можете обойтись, такими как паспорт, необходимые номера телефонов, лекарства, туристские чеки и так далее. Храните их вместе до тех пор, пока не прибудете на место, затем решите, как хранить их максимально безопасно. Спросите в фирме, продавшей вам туристский чек, каким образом, по их мнению, наиболее безопасно хранить его в пути. Возможно, вам посоветуют хранить его отдельно от паспорта, и так далее.

• Не уезжайте в первый же день отпуска, иначе всю поездку вы будете страдать от стресса и усталости. Возьмите отпуск за две недели до отъезда. Отдохните, наберитесь сил. Соблюдайте здоровый режим жизни, ешьте полезную пищу, занимайтесь спортом, пейте больше воды. Не употребляйте алкоголь, ложитесь спать рано.

• Перед отъездом купите все то, что вам потребуется, но не паникуйте и не скупайте все подряд. То, что вы покупаете в последнюю минуту, редко оказывается подходящим. Даже если вы не успели купить все необходимые принадлежности, не волнуйтесь: курортные магазины предлагают более богатый выбор одежды для отдыха, чем обычные городские магазины.

• Не берите с собой лишней литературы. Прочитав страницу, вырвите ее из книги и выкиньте. Никогда не берите с собой весь путеводитель: вырвите из него нужные вам страницы и положите в сумку только их.

• Соблюдайте спокойствие. Паника — болезнь заразная. Если ваши коллеги или домашние почувствуют, что вы паникуете, они «заразятся» и начнут выдвигать вам дополнительные требования.

• Ваш багаж должен быть легко узнаваем даже с большого расстояния. Прикрепите к нему яркие ярлыки. Это поможет вам быстрее покинуть аэропорт.

• Убедитесь, что ваш багаж надежно закреплен. Учтите, что его могут уронить носильщики. Если нужно, затяните ремешки потуже.

• Оставьте в своей сумке место для подарков и сувениров, которые вы повезете своим знакомым на обратном пути.

Командировка

• Спланируйте свой график таким образом, чтобы вы могли, не торопясь, завершить или передать срочные дела коллегам до того, как уедете в командировку.

• Объясняя коллегам суть дела, которое вы им передаете, не торопитесь. Непонимание здесь может оказаться равносильно катастрофе.

• Не нервничайте, иначе коллеги могут подумать, что вы им не доверяете. Позвольте им вносить изменения и принимать решения от вашего имени.

• Пока вы еще не уехали, убедитесь, что вы сами сумеете пользоваться автоответчиком, факсом и электронной почтой. Скорее всего, ваши сотрудники считают, что вы должны быть столь же доступны, как и тогда, когда вы сидите за своим столом. Проверьте, что вы знаете все пароли. Удостоверьтесь, что из сообщения на вашем автоответчике понятно, когда точно вы возвращаетесь, и что следует делать до этого момента.

• Не берите на себя дополнительную работу, чтобы занять себя в пути. Работа в дороге вызывает стресс. Вместо этого, наоборот, отдохните и поразмышляйте. Вы же не хотите, чтобы у вас нарушился суточный ритм организма. Посчитайте, какой рабочий день получился бы у вас, если бы вы работали все время пути. Хотите ли вы работать по столько часов в день? Легко поддаться соблазну и взвалить на себя дополнительную нагрузку только потому, что сменилась ваша обычная обстановка.

• То же относится и ко времени, которое вы проводите в отеле. Конечно, сидеть одному в номере бывает очень скучно, но лучше уж смотреть всякую чепуху по телевизору, чем работать до полуночи только потому, что вам нечем заняться.

• Ваш график не должен быть слишком напряженным. Выделите себе время на то, чтобы восстановить биоритмы своего организма. Выделите время для осмотра достопримечательностей. Это придаст вам сил для того, чтобы взяться за дела. Даже если у вас останется на это всего два часа, не отчаивайтесь: это все же лучше, чем ничего.

• Собираясь в командировку, посмотрите, не нужно ли снять копии с каких-нибудь документов.

• Внимательно следите за своим дорожным компьютером. Действительно ли вам необходимо пользоваться им в пути? Если нет, уберите его в сумку. В гостиничных холлах часто сидят грабители, выслеживающие постояльцев с ноутбуками и дорожными компьютерами. Их номера они обворовывают в первую очередь.

• Если вы собираетесь устроить презентацию в «Power Point», храните диски так, чтобы не повредить, и обязательно сделайте с них копию, которую положите в другую сумку.

• Не нужно ли вам перевести подписи к слайдам на иностранный язык? Если на вашу презентацию приглашены гости из других стран, им будет гораздо удобнее читать надписи на родном языке. Для межкультурных же презентаций вы должны сделать подписи на трех или более языках.

• Проверьте, не нужно ли вам взять с собой адаптеры для электрического оборудования.

• Узнайте, есть ли в гостинице, в которой вы собираетесь остановиться, фен. Если нет, купите и возьмите с собой дорожный вариант.

• Всегда берите с собой будильник. На гостиничный персонал никогда нельзя положиться.

• Убедитесь, что у вас записано название гостиницы, в которой забронирован номер. Если номер забронирован не на ваше имя, а на фирму, которая посылает вас в командировку, может возникнуть недоразумение. Чтобы избежать этого, запишите и возьмите с собой номер заказа. В некоторых гостиницах номер бронируют одновременно и на название фирмы, и на ваше имя, а потом не могут понять, на кого же именно он забронирован.

• Если у вас редкое имя или фамилия, вручите администратору гостиницы свою визитную карточку. Это позволит избежать проволочек, связанных с проверкой имени.

• Научитесь выполнять мелкую работу прямо на месте, не дожидаясь возвращения домой. Не так уж сложно отвечать на входящие звонки и сообщения. Если же вы будете откладывать подобные дела до своего возвращения, то они потом навалятся на вас с такой силой, что могут послужить причиной стресса.

• Если вам приходится много путешествовать, держите наготове сумку с дорожными гигиеническими принадлежностями, свежим бельем и так далее.

• Возьмите с собой максимум одежды, которая может понадобиться вам В дороге.

А также перед отъездом проверьте следующее:

• Язык. Говорят ли в той стране, куда вы направляетесь, на вашем родном языке или вам придется пользоваться услугами переводчика?

• Деньги. Понадобится ли вам туристский чек? Теперь, когда почти во всей Европе пользуются евро, отпала необходимость менять валюту. В США же более выгодно ехать с туристским чеком, чем с наличными деньгами или пластиковой картой.