Лотар Зайверт - Ваше время в ваших руках

• Название: Ваше время в ваших руках
• Автор: Лотар Зайверт
• Жанр: О бизнесе популярно

Время — самый ценный капитал руководителя и самый дефицитный ресурс. Как его рационально использовать? Как свести к минимуму потери времени? Как установить приоритеты в работе? Как планировать рабочий день? Как эффективно организовать свою деятельность и постоянно сохранять работоспособность? По этим и многим другим вопросам вы найдете практические советы и рекомендации в книге, которую держите в руках.

Для руководителей разного уровня и широкого круга читателей.

---

В данной главе речь идет о том, чтобы свести воедино отдельные запланированные шаги в общую стратегическую концепцию и последовательно претворять ее в повседневной работе. Перелистайте поэтому еще раз отдельные главы и внесите все те предложения, которые вы хотите претворить в жизнь, во всесторонний план мероприятий.

Обратите внимание при этом на следующие вопросы:

1. Что именно вы собираетесь сделать?

2. Кто будет затронут соответствующими мерами ( вы сами, сотрудники, секретарь и т.д.)?

3. Когда вы собираетесь начать?

4. Имеете ли вы в виду определенные сроки исполнения? Насколько обширным получился ваш план мероприятий? Реально ли все это и не слишком ли много хорошего?

План мероприятий «Самоменеджмент» Что? Кто? С какого времени? До какого времени? Контроль

Проблема подобных планов часто заключается в том, что в начале принимается слишком обширная программа и эти действительно благие намерения по улучшению работы и изменению привычек с течением времени уходят, как вода в песок.

Договор на использование в начале этой книги должен был дать понять, насколько важно для автора, чтобы именно этот эффект после прочтения был бы минимальным или — в идеальном случае — вообще бы не проявился.

Нижеследующий договор на изменение должен застраховать вас на некоторое время после прочтения книги и послужить методическим инструментом претворения в практику техники самоменеджмента.

7.2. Договор на изменение

Договор на изменение представляет собой план действий в целях корректировки представлений, поведения и ощущений. Договор на изменение заключается с самим собой.

Вы можете решиться на меры, касающиеся:

- вас самого;

- ваших сотрудников;

- вашего начальника;

- вашей личной жизни.

Найдите время и попытайтесь ответить на следующие вопросы. Учитывайте при этом и различные стороны прошлого опыта (вопрос 3) с его действительными и мнимыми преимуществами, не будь которых, вы бы сразу изменили свой образ действий.

В чем, собственно, заключается ваша выгода, если вы можете сказать, что у вас никогда не бывает времени, вы всегда заняты, чрезвычайно загружены, перерабатываете и т.д.? На что вы рассчитываете? На восхищение? На принятие вашей занятости во внимание?

Договор на изменение Дата _______________

1. Что я действительно хочу изменить (сформулируйте как можно конкретнее)?

2. Чего я не хочу делать в будущем?

3. С какими отдельными преимуществами связаны мои прошлые установки, привычки в работе, мое поведение?

4. Как я могу сохранить эти преимущества при новом образе действий и мыслей?

5. Что я сделаю конкретно, чтобы достичь этой цели? Где и в каких ситуациях я могу применить новые приемы?

6. Как заметят окружающие, что я изменился?

7. Каким образом я, возможно, попытаюсь перехитрить самого себя, чтобы не выполнить договор?

8. Каких трудностей следует ожидать? Чем я могу на них ответить?

9. Дата первой проверки соблюдения мною договора на изменение (срок: 2—4 недели).

10. Насколько хорошо я выполнил свой договор?

Если он выполняется недостаточно хорошо, то в чем причина этого?

7.3. Указания по претворению в практику

Проблема самоменеджмента состоит не столько в недостатке знаний о его методах, сколько в недостаточном или неудовлетворительном применении инструментария.

1. Каждый из предложенных методов, например «подумай, прежде чем что-либо сделать», каким бы банальным он ни казался, проверьте, руководствуясь принципом: что говорит против того, чтобы его не попробовать?

2. Начните с проблемы, которая для вас действительно является важной и срочной. При претворении в практику методов самоменеджмента действуйте по принципу установки приоритетов. Поставьте в центр вашего плана мероприятий какую-либо важную проблему, например составление планов дня по методу «Альпы», и направьте на это большую часть своей энергии.

3. Не пытайтесь все сразу сделать совершенным. Предпринимайте только реальные шаги.

4. Не начинайте с мер, которые хотя и кажутся очевидными, но наталкиваются на внутреннее сопротивление. Например, весьма целесообразно делать пробежку в 6 часов утра. Однако у любителя поспать эта мера имеет слабые шансы на успех.

5. Каждую новую деятельность начинайте как можно интенсивнее. Поначалу старайтесь избегать слишком длительных перерывов и контролируйте себя с помощью небольшого листка-памятки каждый день или каждую неделю. От этого будет еще один небольшой полезный эффект: вы будете регулярно ощущать успех!

6. Для первого плана мероприятий выберите себе только одно крупное и несколько относительно некрупных мероприятий и сначала воплотите их в жизнь, прежде чем приступить к следующим видам активности.

7. Решите для себя, хотите ли вы открыто заявить о своих планах по изменению работы и жизни и, может быть, приобщить к ним других лиц, чтобы повысить вероятность успеха, или попытаться в одиночку, поначалу незаметно для окружающих, справиться с определенными проблемами.

8. Спокойно воспринимайте внешнее воздействие. Например, подключите сразу же своего секретаря, пусть он напоминает вам о том или ином методе и контролирует вас.

9. Обсудите свои намерения со своими подчиненными и попытайтесь сразу же их подключить.

10. Не берите на себя слишком много. Ставьте реальные сроки и разбивайте ту или иную задачу на отдельные обозримые шаги.

11. Периодически контролируйте себя. Проверяйте также полезную отдачу от нового метода самоменеджмента. В конце концов, важно не то, что вы начали делать, а то, что вам удалось успешно осуществить.

12. Не запаздывайте с контролем и перепроверкой текущих мероприятий, чтобы можно было своевременно внести коррективы.

Во всей деятельности вам поможет хороший инструмент планирования времени — дневник времени, который является компактным средством, с помощью которого вы сможете перенести в повседневность то, что решили взять из этой книги, если захотите проявить достаточно самодисциплины.

7.4. Стратегия «бегства» и препятствия

Только вы сами способны изменить свое поведение. Окружающие могут лишь мотивировать вас при этом (либо удерживать вас от этого). В то же время вы можете сами встать у себя на пути. По этой причине мы хотим предложить вам упражнение, которое хорошо зарекомендовало себя на наших семинарах.

Упражнение по претворению в жизнь.

Как я сам могу воспрепятствовать успешному использованию техники самоменеджмента. Назовите по меньшей мере 10 причин. Ниже следует набор возможных ответов:

- несоставление планов;

- слишком большие затраты на планирование времени;

- стремление планировать «все и вся»;

- недостаточно полное отражение в плане конкретной деятельности;

- нереалистичные временные рамки для отдельных видов деятельности;

- игнорирование запланированного;

- неточное определение задач;

- отсутствие контроля за выполнением;

- невключение в новый план невыполненных пунктов;

- игнорирование приоритетов;

- установка неверных приоритетов;

- неразборчивость в активности (неумение сказать «нет»);

- отсутствие предварительной договоренности по срокам;

- отсутствие самоконтроля и самодисциплины;

- подверженность отвлекающему влиянию посторонних факторов;

- немотивированное отрицательное отношение к технике планирования времени;

- неумение увлечь за собой коллег и подчиненных, чтобы те соблюдали «правила игры»;

- небрежное выполнение плана;

- неумение извлекать уроки из ошибок при планировании.

Стратегия «бегства» и внутреннее сопротивление.

В суете рабочих будней вы, возможно, будете пытаться себя перехитрить, чтобы не работать планомерно и систематически, например в том случае, если высший приоритет имеет неприятная для вас работа.

- Не приступаете ли вы в таких случаях сначала к чтению газет?

- Не ведете ли вы отвлекающий разговор с окружающими?

- Не начинаете ли вы делать другое, менее важное или более простое дело?

- Не затеваете ли вы уборку на своем письменном столе или в кабинете?

- Не делаете ли вы быстро один или несколько телефонных звонков?

__________________________________________________ ( ваша версия.)

Или вы сопротивляетесь самоменеджменту как методу?

- Этого я еще никогда не делал.

- Нечто подобное я делаю уже на протяжении ряда лет.