Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса

• Название: Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса
• Автор: Дэвид Аллен
• Жанр: Поиск работы
• Год: 2016
• ISBN: 978-5-00057-691-5

Это обновленное издание самой известной книги по личной эффективности, переведенной на несколько десятков языков. С ее помощью клубки ваших проблем распутаются гораздо быстрее: вы обретете ясность сознания и упорядоченность мыслей, научитесь отделять важные дела от второстепенных, верно ставить цели и распределять приоритеты, доводить начатое до конца, а также полноценно отдыхать.

В новом издании большое внимание уделено работе с электронной почтой и другой цифровой информацией, так что теперь методика Getting Things Done поистине универсальна.

8-е издание, переработанное.

---

Самая популярная из этих концепций и техник – ассоциативная карта (mind map). Она была создана Тони Бьюзеном, британским исследователем в области функционирования мозга, и представляет процесс мозгового штурма в графическом виде. На ассоциативной карте основная идея представлена в центре, а связанные с ней идеи ответвляются от нее в произвольной форме. Например, если мне необходимо организовать переезд офиса, нужно позаботиться о компьютерах, изменении визиток, о новой мебели, переносе телефонных номеров, упаковке и распаковке вещей и т. д. Если представить все это графически, может получиться что-то вроде этого:

Такие ассоциативные карты можно создавать с помощью самоклеящихся листков для заметок, которые прикрепляются к доске, или при помощи компьютерных программ и различных специализированных приложений для мобильных устройств.

Распределенное познание

Важное преимущество визуализации мозгового штурма состоит в том, что помимо сохранения ваших изначальных идей она помогает генерировать множество новых, которые, возможно, и не пришли бы в голову, если бы вы не использовали этот механизм, который позволяет удержать все ваши идеи и постоянно напоминает вам о них. Ваш мозг словно подает вам сигнал: «Ты получишь ровно столько идей, сколько сможешь эффективно использовать. Если ты не собираешь их системно, на большое количество не рассчитывай. Но если ты действительно что-то с ними делаешь, хотя бы просто записываешь для последующей оценки, тогда вот тебе, получай! Ах, да! Кстати, это напомнило мне еще об этом и об этом», – и так далее.

Нет ничего опаснее идеи, если она у вас единственная.

Эмиль Шартье, мыслитель

Современные психологи этот и похожие процессы называют «распределенным познанием». Его суть в том, чтобы перенести все задачи из памяти во внешнюю надежную систему – создать «расширенное сознание». Впрочем, моему преподавателю английского языка в школе не нужно было знать об этой теории, чтобы дать мне главный совет: «Дэвид, ты поступаешь в колледж, и тебе придется писать разные работы. Записывай все свои мысли и цитаты на небольших отдельных листках. Затем, когда ты будешь готов упорядочить и организовать свои мысли, просто разложи их все перед собой, посмотри, какая вырисовывается структура, и реши, чего не хватает». Мистер Эдмодсон преподал мне основу модели естественного планирования!

Немногие люди способны удерживать внимание на какой-то теме дольше нескольких минут, если у них нет объективной структуры или какого-нибудь вспомогательного инструмента. Вспомните о любом серьезном проекте, которым вы сейчас занимаетесь, и просто попытайтесь не думать ни о чем другом в течение более 30 секунд. Это довольно сложно, если только у вас нет ручки и листа бумаги и вы не используете «когнитивные артефакты»[17] как якорь для своих идей. В этом случае вы сможете работать над проектом часами. Именно поэтому обдумывание бывает эффективным, когда вы работаете над документом по проекту на компьютере, составляете ассоциативную карту в блокноте, рисуете ее на салфетке или просто обсуждаете проект с коллегами, что помогает поддержать контекст (доска для записей с красивыми маркерами в этом случае тоже может сильно помочь).

Только тот, кто легко управляет своими идеями, их подлинный хозяин. А тот, кто является хозяином своих идей, не будет порабощен ими.

Линь Юйтан, философ, ученый

Основные принципы мозгового штурма

Помочь стимулировать мозговой штурм или нестандартное мышление могут самые разные техники. Тем не менее основные принципы можно сформулировать так:

• не судите, не ставьте под сомнение, не оценивайте, не критикуйте;

• стремитесь к количеству, а не качеству;

• оставьте анализ и организацию на потом.

Не судите, не ставьте под сомнение, не оценивайте, не критикуйте. Во время мозгового штурма очень легко соскользнуть к модели неестественного планирования, и тогда участники начинают преждевременно оценивать и критиковать высказанные идеи. Если вас хотя бы в малейшей степени заботит мнение критика, вы начинаете подвергать внутренней цензуре свои высказывания и стараетесь говорить только «правильные» вещи. Грань между удержанием мозгового штурма в рамках заданной темы и ограничением творческого процесса очень тонкая. Далее, важно, чтобы мозговой штурм рассматривался как часть комплексного процесса планирования. Если проводить мозговой штурм исключительно ради мозгового штурма, он будет неинтересным и неуместным. Если относиться к нему как к этапу, занимающему определенное время и предшествующему финальному решению, вы будете подходить к этому более осмысленно.

Иногда оптимальный способ генерировать лучшие идеи о том, как добиться успеха, – попытаться понять, что в ситуации может пойти не так.

Все сказанное отнюдь не означает, что можно отказаться от критического мышления: все должно быть в меру и вовремя. Вы всегда должны отдавать себе отчет о потенциальных рисках любого подхода, если таковые имеются. Часто идеи, которые вызывают больше всего споров и критики, оказываются самыми лучшими. Разумнее всего понять, какие мысли у вас есть, и сохранить их для подходящего случая. При этом основными критериями должны стать включение и расширение, а не ограничение и исключение.

Стремитесь к количеству, а не качеству. Стремление к количеству заставляет мыслить шире. Часто бывает невозможно понять, что такое хорошая идея, пока она не появится. А иногда понять ценность идеи можно только по прошествии времени. Вы наверняка знаете, что совершать покупки в крупном магазине гораздо удобнее, потому что там больше выбор. То же самое верно и в отношении проектного мышления. Чем больше идей, с которыми можно работать, тем более уверенно вы будете чувствовать себя, обдумывая варианты действий и совершая свой выбор.

Оставьте анализ и организацию на потом. Анализ, оценка и организация мыслей не менее важны, чем творческое, нестандартное мышление. Тем не менее не они должны определять ваши действия на этапе мозгового штурма.

Составление списка тоже может быть проявлением творческого мышления. Это способ, например, очертить круг людей, которые должны быть в вашей команде, систематизировать требования заказчика к программному обеспечению или перечислить пункты бизнес-плана. Просто продолжайте накапливать все идеи и мысли, пока не настанет время переходить к следующему этапу – упорядочению и организации.

Организация

Если вы полностью освободили голову от всех идей, которые посетили вас во время мозгового штурма, вскоре начнется процесс естественной организации. Как отметил мой преподаватель английского языка, как только все ваши идеи окажутся у вас перед глазами, вы автоматически заметите естественные взаимосвязи и структуру. Именно это имеют в виду большинство людей, когда говорят об организации проекта.

План проекта определяет промежуточные результаты, которые затем могут планироваться естественным образом.

Под процессом организации, как правило, подразумевается определение компонентов и подкомпонентов, последовательности событий и/или приоритетов. Что должно произойти для получения итогового результата? В какой последовательности? От чего зависит успех всего проекта?

На этом этапе могут оказаться полезными самые разные инструменты структурирования, начиная со списков, нацарапанных на салфетке, до программного обеспечения для проектного планирования. Если проект требует основательного объективного контроля, понадобится иерархический план, где будут выделены компоненты и подкомпоненты, и/или диаграмма Ганта, на которой будут указаны стадии проекта с привязкой ко времени, независимые и зависимые элементы, а также ключевые события проекта.

Творческое мышление на этом не заканчивается – оно просто обретает иную форму. Как только у вас появляется основная структура, мозг начинает заполнять пустоты. Например, когда вы стараетесь определить три ключевые вещи, необходимые для реализации проекта, вы неожиданно можете найти и четвертую, и пятую вещи, когда они все вместе предстанут перед вашими глазами.

Основные аспекты процесса организации

Ключевыми шагами являются:

• определение значимых частей проекта;

• упорядочение их (по одному или нескольким критериям):

• по компонентам;

• по последовательностям;

• по приоритетам;

• детализация до нужной степени.

Я никогда не встречал двух одинаковых проектов, по которым бы требовалась одинаковая степень детализации и структурирования, чтобы их можно было не держать в голове и при этом успешно реализовывать. Однако почти во всех проектах можно применить творческое мышление, если при этом придерживаться разработанного плана.