» » » » Илья Мельников - Тайны профессионального секретаря-референта: идеальная организация рабочего дня шефа


Авторские права

Илья Мельников - Тайны профессионального секретаря-референта: идеальная организация рабочего дня шефа

Здесь можно купить и скачать "Илья Мельников - Тайны профессионального секретаря-референта: идеальная организация рабочего дня шефа" в формате fb2, epub, txt, doc, pdf. Жанр: О бизнесе популярно. Так же Вы можете читать ознакомительный отрывок из книги на сайте LibFox.Ru (ЛибФокс) или прочесть описание и ознакомиться с отзывами.
Рейтинг:
Название:
Тайны профессионального секретаря-референта: идеальная организация рабочего дня шефа
Издательство:
неизвестно
Год:
неизвестен
ISBN:
нет данных
Вы автор?
Книга распространяется на условиях партнёрской программы.
Все авторские права соблюдены. Напишите нам, если Вы не согласны.

Как получить книгу?
Оплатили, но не знаете что делать дальше? Инструкция.

Описание книги "Тайны профессионального секретаря-референта: идеальная организация рабочего дня шефа"

Описание и краткое содержание "Тайны профессионального секретаря-референта: идеальная организация рабочего дня шефа" читать бесплатно онлайн.



В настоящее время профессия секретаря-референта является одной из самых востребованных на рынке труда, как среди соискателей, так и среди работодателей. Секретарь руководителя должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями. Основная цель книг данной серии – помочь начинающему секретарю избежать ошибок в работе, четко знать свои функции и обязанности, правильно организовать рабочее место руководителя.






Вести записи предстоящих дел сразу же в правильной последовательности практически невозможно. Обычно эти записи ведутся в той последовательности, в какой возникают задания. Накануне этого дня или в самом его начале все записи внимательно пересматриваются, уточняются и против каждого вида работы проставляется порядковый номер выполнения.

Оптимальный ритм работы

В организме любого человека заложены своеобразные биологические часы. В зависимости от времени суток организм производит секрецию химических веществ, способствующих повышению настроения, бодрости, умственной работоспособности или сонливости. Важно установить свой распорядок дня с учетом этих биоритмов.

Начиная с 6 утра организм человека начинает вырабатывать гормон пробуждения, кортизол. Чем раньше вы проснетесь, тем лучше будет ваше настроение и самочувствие весь день.

7.00 – 8.00. – Это лучшее время для завтрака. Обмен веществ повышается, питательные вещества легко усваиваются, а кишечник стремится очиститься от результатов ночной деятельности.

9.00–10.00. – Это время для планирования дел на весь день, этот час наиболее эффективен для организационных моментов.

10.00–12.00. – Это наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий. Это время бодрости, размышлений и вдохновения.

12.00–13.00. – В этот период организму требуется питание, поэтому лучше всего дать себе небольшой отдых и перекусить. Неслучайно именно на это время в большинстве организаций приходится обеденный перерыв.

13.00–14.00. – После обеда активность снижается, появляется желание поспать или посидеть в тишине. На это время лучше всего запланировать простую механическую работу.

14.00–17.00. – В это время умственная деятельность опять активизируется, поэтому важные дела можно планировать и на вторую половину рабочего дня. Однако следует помнить, что после 17 часов работоспособность начинает неуклонно падать. Если вы привыкли оставаться на работе сверхурочно, то постарайтесь закончить работу с документами до этого времени. После 17 часов можно привести в порядок папки, подготовить свое рабочее место к завтрашнему дню или выполнить какую-либо другую нужную, но не требующую напряженного умственного труда.

17.00–19.00. – Время прогулок, посещения магазинов, приготовления ужина. Одним словом, это время, когда вы предоставлены себе и своей семье. Позаботьтесь о близких вам людям.

В 19 часов наступает время ужина.

20.00–21.00. – Именно в это время начинается период сонливости, который будет повторяться каждые два часа. Если вы хотите сбросить лишние килограммы, то время около 21 часа – идеальное время для занятий спортом.

22.00 – 1.00. – Эта период, который является началом восстановления организма после трудного дня. Именно это время сна считается целебным для всего организма. Старайтесь ложиться пораньше хотя бы 2 раза в неделю.

Старайтесь прислушиваться к своим биологическим часам – они подскажут вам, как наиболее рационально распределить все дела, которые необходимо выполнить за день, чтобы все успевать и не чувствовать усталости.

Рабочая неделя тоже имеет свой цикл. Понедельник – самый тяжелый день, поскольку он следует после выходных и включиться в работу с самого утра достаточно трудно.

Вторник, среда и четверг являются наиболее продуктивными днями недели, а к пятнице накапливается усталость, и в этот день у многих мысли заняты тем, как лучше отдохнуть в предстоящие выходные. Поэтому важные дела (переговоры, встречи) назначают на середину недели.

Большую часть времени секретарь проводит за компьютером, что неблагоприятно сказывается на зрении, поэтому врачи рекомендуют чередовать каждые 45 минут работы на ПК с 15-минутным перерывом, при этом продолжительность ежедневной работы на компьютере не должна превышать 4 часа.

Профессия секретаря подразумевает сверхурочную работу. Большинство специалистов по менеджменту считают, что, если вам необходимо дополнительное время очень часто, значит, вы не смогли организовать свой день так, чтобы все успеть в срок или выполняете слишком большой объем работы.

Но порой случается, что у секретаря нет работы. В такие моменты просто постарайтесь выглядеть деловой, неважно – заняты вы или нет. Главное, не выглядеть так, будто вам некуда себя деть. Приведите в порядок папки, проверьте ежедневник, может быть через неделю у вас запланирована работа, часть которой можно выполнить сегодня.

Примерная схема рабочего дня секретаря.

При общей продолжительности рабочей недели 36 часов в пятидневной рабочей неделе рабочий день секретаря-референта должен составлять 7 часов 15 минут. По действующему законодательству сотрудникам выделяется перерыв в 1 час, который должен предоставляться не позднее, чем через 4 часа после начала работы.

Проведение физкультурных пауз в 5 – 10 минут за 1,5 часа до обеда и за 1–1,5 часа до окончания работы благотворно повлияет на повышение производительности труда и улучшение рабочей атмосферы в помещении.

Первая половина рабочего дня:

1. Прийти на работу за 15 минут до прихода руководителя для того, чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест, составить или уточнить план на предстоящий день.

2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.

3. Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.

4. По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям.

5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, ведомственные издания, приглашения, а также сообщения о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем календаре-органайзере.

6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы немедленно передать руководителю.

7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы.

8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.

9. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день и на следующий. Если возникают изменения, то секретарь должен сделать соответствующие пометки в своих записях. Нужно уточнить соответствие записей в своем ежедневнике и ежедневнике руководителя. Последовательность мероприятий должна быть одинаковой. Различие будет в мероприятиях секретаря по выполнению намеченного. Например, если у руководителя сделана запись «в 15:00 быть на совещании», то у секретаря она будет выглядеть так: «14:20 – напомнить о совещании, сообщить водителю (телефон), чтобы подал машину не позднее 14:30».

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на ЛитРес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.


На Facebook В Твиттере В Instagram В Одноклассниках Мы Вконтакте
Подписывайтесь на наши страницы в социальных сетях.
Будьте в курсе последних книжных новинок, комментируйте, обсуждайте. Мы ждём Вас!

Похожие книги на "Тайны профессионального секретаря-референта: идеальная организация рабочего дня шефа"

Книги похожие на "Тайны профессионального секретаря-референта: идеальная организация рабочего дня шефа" читать онлайн или скачать бесплатно полные версии.


Понравилась книга? Оставьте Ваш комментарий, поделитесь впечатлениями или расскажите друзьям

Все книги автора Илья Мельников

Илья Мельников - все книги автора в одном месте на сайте онлайн библиотеки LibFox.

Уважаемый посетитель, Вы зашли на сайт как незарегистрированный пользователь.
Мы рекомендуем Вам зарегистрироваться либо войти на сайт под своим именем.

Отзывы о "Илья Мельников - Тайны профессионального секретаря-референта: идеальная организация рабочего дня шефа"

Отзывы читателей о книге "Тайны профессионального секретаря-референта: идеальная организация рабочего дня шефа", комментарии и мнения людей о произведении.

А что Вы думаете о книге? Оставьте Ваш отзыв.