Александр Кришталюк - Конфиденциальное делопроизводство и защита коммерческой тайны

• Название: Конфиденциальное делопроизводство и защита коммерческой тайны
• Автор: Александр Кришталюк
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2014

Конфиденциальное делопроизводство распространяется на документы, которые содержат в себе сведения, составляющие коммерческую и служебную тайну. Коммерческая тайна прямо связана с коммерческой деятельностью, является необходимым условием ее существования.

Предназначено для преподавателей и студентов вузов специальностей по направлению безопасности, специалистов по безопасности, менеджеров и руководителей компаний.

---

Учитывая важность задач ПДЭК, в ее состав следует включать высококвалифицированных сотрудников, в первую очередь руководителей подразделений, имеющих доступ к конфиденциальной информации. Кроме того, в состав комиссии должны входить руководитель службы безопасности предприятия и руководитель подразделения конфиденциального делопроизводства, а также руководитель архива предприятия (при наличии архива). Председателем комиссии необходимо назначать одного из заместителей руководителя предприятия, допущенного ко всем конфиденциальным документам. ПДЭК создается приказом руководителя предприятия и должна работать на постоянной основе с заменой в необходимых случаях отдельных ее членов. Задачи, функции и порядок работы комиссии определяются положением о ней. На ПДЭК может быть возложено и проведение экспертизы ценности открытых документов с тем, чтобы она могла оценивать значение документов, образующихся в деятельности предприятия, в их совокупности и таким образом более правильно определять сроки их хранения. Сотрудники, работающие с конфиденциальными документами, должны иметь допуск к соответствующим видам тайны.

Допуск сотрудников предприятия к коммерческой и служебной тайне осуществляется с их согласия и предусматривает:

– принятие сотрудниками обязательств по соблюдению установленного на предприятии режима соответствующего вида тайны, которые закрепляются в трудовом договоре (контракте) или специальном соглашении;

– ознакомление сотрудников с положениями законодательства, предусматривающими ответственность за нарушение конфиденциальности;

– ознакомление сотрудников с перечнями сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну предприятия, и к которым сотрудники имеют право доступа.

Порядок изготовления конфиденциальных документов, режим обращения с ними требуют определенных знаний, которые должны быть приобретены до начала работы с документами и постоянно пополняться. С этой целью необходимо организовывать различные формы обучения сотрудников: техническую учебу, семинары, самостоятельную подготовку со сдачей зачетов и др.

Лекция 4. Определение состава конфиденциальных документов

Одной из особенностей конфиденциального делопроизводства является жесткое регламентирование состава издаваемых документов. Обусловлено это тем, что документ является потенциально существующим источником утечки содержащейся в нем информации, т. е. попадания ее в руки тех, кому она не предназначена. Поэтому конфиденциальные документы должны издаваться только при действительной необходимости в письменном удостоверении наличия и содержания управленческих, производственных и иных действий. При этом решение задач конфиденциальной деятельности должно обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты необходимой информации.

Но установление состава издаваемых конфиденциальных документов направлено не только на предотвращение необоснованного их издания и на исключение избыточной конфиденциальной информации, но определение количества их экземпляров, адресатов, которым они должны направляться, т. к. не вызванная действительной необходимостью рассылка конфиденциальных документов также приводит к утечке информации. На стадии определения состава издаваемых документов решается вопрос и о придании им необходимой юридической силы путем установления должностных лиц, которые должны визировать, подписывать и утверждать тот или другой документ. В конечном итоге регламентация состава издаваемых конфиденциальных документов преследует цель не только исключения необоснованного, но и неконтролируемого их издания. Состав документированной конфиденциальной информации зависит от компетенции и функции предприятия, характера его деятельности, взаимосвязей с другими предприятиями, порядка разрешения вопросов. Такой состав закрепляется перечнями издаваемых предприятием конфиденциальных документов, раздельно по документам, отнесенных к коммерческой тайне, и документам, отнесенным к служебной тайне. Но эти перечни должны разрабатываться на основе и в рамках перечней сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну. Вызвано это тем, что по существующим нормам сначала определяются сведения, составляющие тот или другой вид тайны. Эти сведения могут быть зафиксированы как в документах, так и в других носителях: памяти человека, базе данных ЭВМ, выпускаемой продукции,

технологических процессах, физических полях и др. Поэтому только после определения состава всех конфиденциальных сведений можно установить те из них, которые должны документироваться. Таким образом, определение состава издаваемых конфиденциальных документов должно начинаться с разработки перечней сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, разрабатывается для каждого предприятия самим предприятием – обладателем информации. Это вытекает из действующего законодательства, которым установлено, что состав и объем таких сведений определяется собственником информации. Таким образом, право предпринимателя на состав коммерческой тайны является безусловным. Никто не может диктовать ему, какие сведения относить к коммерческой тайне, за исключением сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну согласно государственным нормативным актам.

Следовательно, состав сведений, относимых к коммерческой тайне, должен устанавливаться и изменяться индивидуально, на уровне их обладателя. В этой связи следует обратить внимание на имеющиеся в научной литературе попытки разработки неких типовых перечней сведений, составляющих коммерческую тайну любой коммерческой структуры независимо от сферы и специфики ее деятельности. Такие попытки не могут иметь успех, поскольку состав конфиденциальной информации в коммерческой сфере определяется исходя из специфики деятельности данного конкретного предприятия: типа предприятия, характера его деятельности, технологии изготовления продукции, объема и себестоимости продукции, состава и количества поставщиков сырья, условий рынка сбыта, направленности интересов конкурентов и т. д. То, что для одних предприятий является коммерческой тайной, для других может не быть таковой и даже использоваться в рекламных целях. В целом тенденция развития коммерческой тайны направлена на сохранение значения производственной тайны, связанной с новизной и совершенствованием технологических процессов, т. е. с элементами творческой деятельности, и на падение значения тайны финансово-торговой, связанной не с элементами новизны, а с элементами индивидуальности и большей или меньшей степенью исключительности. Правовым основанием для установления состава сведений, относимых к коммерческой тайне, являются действующие законы, а также определение понятия «коммерческая тайна», которыми предусмотрено, что сведения, составляющие коммерческую тайну, могут быть в любой сфере предпринимательской деятельности, следовательно, коммерческая тайна может распространяться на все направления и вид деятельности предприятия. Разработкой перечня сведений, составляющих коммерческую тайну должна заниматься ПДЭК.

На первом этапе работы на основе анализа задач, функций, компетенции, направлений деятельности предприятия необходимо установить вес состав циркулирующей на предприятии информации, отображенной любом носителе, любым способом и в любом виде, а также с учетом перспектив развития предприятия и его взаимоотношений с партнерами определить характер дополнительной информации, которая может возникнуть в результате деятельности предприятия. Эта информация классифицируется по тематическому признаку. На втором этапе определяется, какая из установленной информации должна быть конфиденциальной и отнесена к коммерческой тайне. Базовым критерием при этом является возможность получения преимуществ от использования информации за счет неизвестности ее третьим лицам. Этот критерий имеет как бы две составляющие: неизвестности информации третьим лицам и получение преимуществ в силу этой неизвестности. Данные составляющие взаимосвязаны и взаимообусловлены, поскольку, с одной стороны, неизвестность информации третьим лицам сама по себе ничего не значит, если не обеспечивает преимуществ с другой – преимущества можно получить только за счет такой неизвестности. Конфиденциальность является правовой формой и одновременно инструментом обеспечения неизвестности информации.

Преимущества от использования информации, не известной третьим лицам, могут состоять в получении выгоды или предотвращении ущерба иметь, в зависимости от областей и видов деятельности, экономические, моральные и другие характеристики, выражаться количественными и качественными показателями. В сфере коммерческой деятельности ценность информации обусловлена прежде всего рыночной потребностью в информации как источнике получения прибыли, поэтому отнесение информации к коммерческой тайне позволяет получить прибыль и предотвратить убытки. Конфиденциальность такой информации создает для ее обладателя преимущества в конкурентной борьбе и выступает как средство защиты от не добросовестной конкуренции. Названный критерий является объективным показателем возможности отнесения информации к коммерческой тайне, мерилом придания информации статуса конфиденциальной. Это означает, что при отсутствии данного критерия нет оснований для перевода информации в категорию конфиденциальной. Но это не означает, что при его наличии информация во всех случаях может и должна быть отнесена к коммерческой тайне. Законодательством введены два ограничения на отнесение информации к коммерческой тайне. Первое ограничение состоит в том, что к коммерческой тайне не может быть отнесена информация, составляющая государственную тайну. Второе ограничение заключается в том, что к коммерческой тайне нельзя относить информацию, которая должна быть общедоступной в целях предупреждения сокрытия правонарушений и предотвращения нанесения ущерба законным интересам государства, физических или юридических лиц. Перечни такой информации содержатся в нескольких нормативных актах: законах «Об информации, информатизации и защите информации» (см. приложение 2), «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях», постановлении Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 г. «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» (см. приложение 3) и др. Эти перечни в значительной мере дублируют друг друга и имеют различную правовую основу. В проекте Закона «О коммерческой тайне» имеется специальная статья 3 «Информация, которая не может составлять коммерческую тайну». В этой статье обобщены и дополнены сведения, содержащиеся в ранее изданных нормативных актах.