Вера Капылова - Кадровый отдел с нуля. Пошаговый алгоритм организации кадрового делопроизводства, образцы документов

• Название: Кадровый отдел с нуля. Пошаговый алгоритм организации кадрового делопроизводства, образцы документов
• Автор: Вера Капылова
• Жанр: О бизнесе популярно

Книга «Кадровый отдел с нуля» подойдёт вновь открывшимся организациям, а также уже действующим компаниям, которые хотят навести порядок в кадровых документах, упорядочить работу с сотрудниками или подготовиться к проверке. В книге содержатся практические рекомендации по организации отдела кадров. Пошаговая инструкция поможет грамотно и быстро организовать работу с кадрами. В книге есть образцы документов, необходимых для работы кадровой службы (приказы, трудовые договора, соглашения).

---

3. Перечень необходимых документов

На этом этапе предстоит составить перечень документов, необходимых для кадрового отдела. Это обязательные документы, без которых невозможно ведение кадрового делопроизводства. Сюда относятся локально-нормативные акты, трудовые договора и соглашения с сотрудниками, приказы по личному составу, журналы регистрации. При наличии подробного списка можно делегировать задачу по составлению второстепенных документов другим сотрудникам. Также список необходимых документов пригодится в дальнейшем при проведении внутреннего аудита работы кадрового отдела.

Основные локально-нормативные акты кадрового отдела

Локальные нормативные акты регламентируют основные аспекты деятельности организации в плане работы с персоналом и внутреннего распорядка. В Трудовом кодексе РФ закреплено право юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на оформление локальных нормативных актов и обязанность знакомить с ними сотрудников под роспись:

Работодатель имеет право:

принимать локальные нормативные акты (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями)

Работодатель обязан:

знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью5

В каждой организации обязательно оформляются документы, регламентирующие внутренний распорядок, режим работы, состав и численность трудового коллектива, порядок оплаты труда и обработки персональных данных. Если эти важные аспекты не закреплены документально, организация рано или поздно столкнётся с правовыми последствиями. К основным локально-нормативным актам кадрового отдела относятся:

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). При приёме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под подпись. Действуют до замены новыми.

Положение о защите персональных данных работников. При приёме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под подпись. Действует до замены новым.

Штатное расписание (ф. Т-3). Составляется ежегодно.

График отпусков.

Эти документы оформляются в первую очередь. Даже если на начальном этапе в организацию планируется набрать всего несколько человек, информацию об их количестве и размере окладов необходимо закрепить в штатном расписании, а также составить график отпусков. Отсутствие этих документов, выявленное проверкой, приведёт к административным последствиям в виде штрафа.

Документы для работы с сотрудниками

Когда задача по составлению внутренних нормативных актов успешно решена, можно браться за разработку второстепенных, но также обязательных в работе кадровой службы документов. К ним относятся нормативные акты, регулирующие различные аспекты кадрового взаимодействия с сотрудниками (обучение, командировки, дополнительные отпуска, порядок поощрений и взысканий) и распорядительные документы.

Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Хранится в отделе кадров и ведётся постоянно.

Приходно-расходная книга по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника.

Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании

Положение о системе обучения. При наличии системы обучения в организации.

Положение об аттестации работников. При проведении аттестации по решению работодателя.

График отпусков. Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

Трудовой договор. Заключается в письменной форме с каждым работником.

Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям.

Приказы о приёме на работу. Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под подпись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы.

Приказы о переводе на другую работу. Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору).

Приказы об увольнении

Приказы по основной деятельности. Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведётся дело «Копии приказов по основной деятельности».

Приказы о предоставлении отпусков. Издаются на основании графика отпусков или заявления работника.

Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).

Личная карточка работника (форма Т-2). Заводится на каждого работника.

Трудовая книжка. Работодатель ведёт трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.

Оформление журналов регистрации

Для приобретения документами юридической силы необходимо их зарегистрировать путём присвоения порядкового номера и фиксации его в специальном журнале. Регистрация придаёт документам юридическую силу, а также оптимизирует информационно-справочную работу по поиску нужных бумаг. Поэтому в кадровом отделе необходимо постоянно вести следующие журналы регистрации и книги учёта:

Книга учёта (журнал регистрации) приказов по основной деятельности

Книга учёта (журнал регистрации) приказов о приёме на работу

Книга учёта (журнал регистрации) приказов об увольнении

Книга учёта (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков

Журнал регистрации командировочных удостоверений

Для исключения случайной или намеренной утраты листов все журналы пронумеровывают и прошнуровывают, скрепляют печатью и подписью руководителя. Журналы регистрации вводятся в действия приказом директора.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на ЛитРес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.

Примечания

1

Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993), статья 37

2

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 30.12.2015), статья 114. Ежегодные оплачиваемые отпуска

3

Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 23.05.2016) ГК РФ Статья 52. Учредительные документы юридических лиц

4

Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 23.05.2016) ГК РФ Статья 52. Учредительные документы юридических лиц

5

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 30.12.2015), Статья 22. Основные права и обязанности работодателя