Марина Бобылева - Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

• Название: Управленческий документооборот. От бумажного к электронному
• Автор: Марина Бобылева
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2016
• ISBN: 978-5-9906894-3-5

В книге комплексно рассмотрены теоретические и практические вопросы применения электронного документооборота в сфере управления, включая информационно-технологические, коммуникационные, документоведческие, правовые, организационно-управленческие и другие аспекты. Значительное внимание уделяется жизненному циклу бумажных и электронных документов, использованию средств электронной подписи, развитию организационно-технологических форм электронного документооборота и информационного взаимодействия, а также оценке их эффективности. Ряд методологических положений по указанным аспектам в данной монографии сформулирован и обоснован впервые. Отражены новейшие нормативные акты, научные разработки и практический опыт в области применения электронных документов в управленческой деятельности.

Книга представляет интерес для руководителей и специалистов, занимающихся вопросами совершенствования управления и внедрения новых информационных технологий, руководителей документационных служб, а также преподавателей, студентов и аспирантов, слушателей системы повышения квалификации.

---

Различают два типа электронной подписи: присоединенная и отсоединенная. Так, присоединенная ЭП и сам документ содержатся в одном файле. Отсоединенная ЭП содержится в отдельном файле.

Присоединенную УЭП или УКЭП нередко используют при пересылке документов по каналам связи (как «транспортную» ЭП). Удобство при этом связано с тем, что все сообщение вместе с ЭП составляет единый файл.

При использовании отсоединенной подписи файл подписываемого документа никак не изменяется, не шифруется и его можно читать. При этом для проверки отсоединенной подписи потребуется и файл с ЭП, и подписанный ею файл. Соответственно, существует необходимость хранения подписанной информации в виде нескольких файлов: подписанного файла (файлов) самого документа и одного или нескольких файлов с УЭП или УКЭП.

В числе практических вопросов, которые необходимо решать при работе с электронными документами в сфере управления и организации документооборота, в первую очередь следует выделить:

– для каких категорий и видов ЭД использовать простую ЭП, УЭП или УКЭП;

– на каких стадиях жизненного цикла документов, для каких процессов документооборота следует использовать простую ЭП, УЭП или УКЭП;

– каков круг пользователей – владельцев сертификатов ключей УЭП или УКЭП;

– какие конкретные технологические процедуры должны соблюдаться при подписании и проверке подлинности ЭД.

Отмечая преимущества и возможности УЭП и УКЭП, следует обратить также внимание на некоторые технологические проблемы (одновременно являющиеся сдерживающими факторами) использования их в официальном документообороте.

Как выше уже отмечалось, присвоение регистрационного номера является важным реквизитом официального документа, средством его идентификации и придания юридической силы. В традиционном делопроизводстве регистрация документа осуществляется после его подписания. Если файл документа уже имеет УЭП или УКЭП должностного лица, то регистрационный номер документа внести в данный файл невозможно, не нарушив его целостности, что позволит определить проставленная УЭП или УКЭП. В случае обращения документа в границах только одной корпоративной системы документооборота, УЭП или УКЭП может и не потребоваться при использовании иных способов аутентификации и простой ЭП, если УЭП или УКЭП не требуется для отдельных видов документов в соответствии с регламентирующими документами. При этом в файл документа можно не вносить регистрационный номер и дату, поскольку работающий с электронным документом пользователь видит атрибуты документа на экране монитора. В сущности, регистрационную форму документа вместе с его файлом (файлами), электронными подписями и другими метаданными в совокупности можно рассматривать как единый электронный документ. Однако в случае информационного взаимодействия с другими СЭД при необходимости использования УКЭП (как, к примеру, это предусмотрено [51]) требуются специальные технологические решения относительно подписания документов, их передачи по телекоммуникационным каналам и визуализации их регистрационных данных. Характеристика возможных вариантов такого взаимодействия приводится в главе 6.

На наш взгляд, дальнейшая проработка и регламентация организационно-технологических вопросов использования УЭП и УКЭП применительно к сложным схемам подготовки, согласования и подписания документов с множеством участников процесса в рамках корпоративных технологий документооборота и взаимодействия нескольких СЭД, а также в условиях применения «облачных» технологий является весьма актуальной.

Целый комплекс проблем связан с задачами долговременного хранения отдельных видов электронных документов. В этом случае срок действия ключа проверки ЭП оказывается меньше, чем требуемый срок архивного хранения официального документа. Данная проблема имеет глобальный характер. Разработка способов и технологий обеспечения долговременной сохранности официальных документов с сохранением их аутентичности и воспроизводимости является одним из ключевых направлений, связанных с использованием электронных документов в управленческой деятельности и организации их.

Таким образом, эволюция бумажных и электронных документов в сфере управления сопровождается соответствующим развитием форм и средств аутентификации документов, использованием различных видов подписи (в том числе ее электронных аналогов).

Предусмотренное современным российским законодательством использование трех видов электронной подписи (простой, усиленной и усиленной квалифицированной) позволяет дифференцированно подходить к их применению для различных задач документирования и документооборота. При этом использование УКЭП в сравнении с рукописной подписью дает новые технологические возможности удостоверения документа, включая его подписание и проверку подлинности. Принципиальное значение для использования УКЭП имеет создание доверенной среды. В целом электронную подпись следует рассматривать не только как реквизит электронного документа, но и как технологию, в основе которой лежат сложные процессы преобразования информации и соответствующая инфраструктура.

Глава 2 Жизненный цикл управленческих документов в условиях электронного документооборота

2.1. О трактовке понятия «документооборот»

Существование управленческих документов в динамике характеризуют понятия «документооборот» и «жизненный цикл документа».

Развитию исторических форм отечественного делопроизводства и документооборота посвящен специальный раздел настоящей книги. Здесь же, на наш взгляд, важно отметить, что управленческий документооборот в понимании, близком к современному (как предмет специального анализа и регулирования), стал оформляться в конце XIX – начале XX в. одновременно с формированием менеджмента как науки и практики управления.

В отечественной управленческой практике понятие «документооборот» закрепилось в 1920-е годы в контексте активно проводившихся исследований в области управления, научной организации труда. Разработки отечественных идеологов научной организации труда и оптимизации государственного аппарата (А.К. Гастева, П.М. Керженцева, А.А. Богданова, Н.А. Витке, Е.Ф. Розмирович и других) в определенной мере развивали взгляды Ф. Тейлора, А. Файоля. Исследования по анализу трудовых процессов в государственных учреждениях в 1920-е годы способствовали выделению основных видов работ с документами, процедур и их рациональной последовательности. Уже в этот период документооборот рассматривался как процесс, связанный с перемещениями документов в организации, выделением документопотоков и включающий в себя ряд необходимых действий, позволяющих его рационально организовать и ускорить.

Квинтэссенцией этих взглядов на роль документооборота и подходов к его оптимизации в нашей стране в 1920-1930-е годы стала разработка действовавшего в этот период Института техники управления (ИТУ) – проект «Общие правила документации и документооборота» (1931 г.), который представлял собой попытку регламентации работы с документами на государственном уровне [172, с. 20]. Институтом техники управления были заложены основы формализации документооборота и методика его анализа. Особое внимание уделялось процедурам документооборота и оптимальной последовательности их совершения в рамках деятельности конкретных организаций. Это было особенно важно, поскольку в данный период в условиях становления советского государственного аппарата управления серьезную проблему представлял длительный процесс «прохождения» документов, в том числе плановых, по «инстанциям» [159]. Предложенная в этот период «производственная» трактовка процессов работы в учреждениях с позиций сегодняшнего дня может рассматриваться как прообраз современного процессного подхода.

Со второй половины 1960-х гг. на новом историческом витке в нашей стране задачам совершенствования делопроизводства вновь была придана государственная важность. Был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (впоследствии – Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, ВНИИДАД). В 1974 г. были разработаны основные положения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), в которые вошло и понятие «документооборот». В ЕГСД было записано, что «движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот учреждения» [75, с. 21]. Кроме того, была предложена принципиальная схема документооборота, включавшая руководство и подразделения учреждения и его делопроизводственную службу, применительно к потокам входящих и исходящих документов. Был также зафиксирован ряд требований к организации документооборота: