Марина Бобылева - Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

• Название: Управленческий документооборот. От бумажного к электронному
• Автор: Марина Бобылева
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2016
• ISBN: 978-5-9906894-3-5

В книге комплексно рассмотрены теоретические и практические вопросы применения электронного документооборота в сфере управления, включая информационно-технологические, коммуникационные, документоведческие, правовые, организационно-управленческие и другие аспекты. Значительное внимание уделяется жизненному циклу бумажных и электронных документов, использованию средств электронной подписи, развитию организационно-технологических форм электронного документооборота и информационного взаимодействия, а также оценке их эффективности. Ряд методологических положений по указанным аспектам в данной монографии сформулирован и обоснован впервые. Отражены новейшие нормативные акты, научные разработки и практический опыт в области применения электронных документов в управленческой деятельности.

Книга представляет интерес для руководителей и специалистов, занимающихся вопросами совершенствования управления и внедрения новых информационных технологий, руководителей документационных служб, а также преподавателей, студентов и аспирантов, слушателей системы повышения квалификации.

---

Исходя из системного характера электронного документооборота, нам представляется важным комплексное рассмотрение вопросов его внедрения и применения. Ведь конечный эффект, преодоление тех или иных барьеров в применении электронных форм взаимодействия, зависит от учета указанных аспектов в их взаимосвязи.

В настоящее время свой вклад в системное представление об электронном документообороте вносят российские и зарубежные представители названных выше научных направлений, а также специалисты-практики в различных публикациях и выступлениях на конференциях по отдельным вопросам электронного документооборота. Определенная часть этих публикаций, непосредственно представленных в ссылках к настоящей книге, включена в список использованных источников и литературы (приводится в конце работы).

В настоящей книге рассмотрены в их взаимосвязи следующие аспекты перехода от традиционного бумажного к электронному документообороту, а также параллельного обращения электронных и бумажных документов в сфере управления:

– документационный (документоведческий и архивоведческий);

– информационно-технологический;

– коммуникационный;

– организационно-управленческий.

Юридические аспекты электронного документооборота и вопросы информационной безопасности и защиты информации, являющиеся предметом многих специальных публикаций, в данной книге подробно не освещаются, а рассматриваются лишь в контексте комплексного анализа проблем перехода от традиционного бумажного к электронному документообороту.

Настоящая книга первоначально замышлялась как второе издание монографии автора «Управленческий документооборот: от бумажного к электронному». Однако содержание этой книги, изданной в 2010 г., потребовалось пересмотреть с учетом динамичного развития данной сферы. Было необходимо принять во внимание, во-первых, качественные изменения информационных технологий за последние годы; во-вторых, развитие государственного регулирования в сфере применения электронных документов и оказания государственных и муниципальных услуг в электронной форме; в-третьих, новый опыт реального использования систем и технологий электронного документооборота, а также развитие научных взглядов на эту проблематику. В итоге содержание книги было полностью переработано и обновлено за счет использования новых законодательных и нормативных актов и публикаций по данной проблематике, дополнено новыми методологическими положениями, в том числе авторскими, и практическими примерами. Это позволяет предложить читателю данную книгу как новую работу, сохраняя некоторую преемственность в названии и содержании отдельных глав с предыдущей монографией автора.

Ряд методологических положений, связанных, прежде всего, с некоторыми документоведческими, коммуникационными и организационно-технологическими аспектами электронного документооборота, а также оценкой эффективности систем электронного документооборота, в данной книге сформулирован и обоснован впервые либо развивает положения, сформулированные в предыдущей монографии автора.

Книга подготовлена на основе обобщения практического опыта внедрения систем и технологий электронного документооборота в российских организациях, знакомства с зарубежным опытом, а также практической управленческой деятельности и исследований автора в этой области.

Глава 1 Документы на бумажном носителе и электронные документы как предмет и результат управленческого труда

1.1. Современные информационные технологии и их влияние на сферу управления

В настоящее время в информационной сфере происходят радикальные изменения, которые не могут не сказаться на различных аспектах управленческой деятельности, включая все формы управленческой коммуникации и документооборот. Эти изменения, связанные с применением все более совершенных информационно-коммуникационных технологий, носят глобальный характер и рассматриваются как проявления современной информационной революции.

В качестве предшествующих информационных революций можно выделить:

первая – изобретение письменности (то есть создание самой возможности документирования);

вторая – изобретение книгопечатания, давшее возможности тиражирования письменной информации; апогеем этой революции, начавшейся еще в эпоху Возрождения, стало появление печатных средств массовой информации;

третья – началась во второй половине XIX века и продолжилась в XX веке, когда были изобретены и стали распространяться новые средства передачи информации: телефон, радио, телеграф, а также печатающие машинки и средства копирования документов;

четвертая – началась в середине XX века с изобретением и началом применения компьютерной техники; особо бурное развитие получила после начала массового промышленного производства персональных компьютеров, вследствие чего сфера их применения в настоящее время стала почти всеобъемлющей [127, 154].

Характерными чертами современной, пятой, информационной революции являются развитие Интернета, создание глобальных телекоммуникационных сетей, разработка и применение новых технологий в сфере фиксации, обработки, хранения и передачи информации, развитие рынка услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий [108, с. 60]. Новые информационные технологии (ИТ) и электронный документооборот определяют современный технологический уклад.

По сути, каждая информационная и индустриальная революции порождают новый технологический уклад. Раньше (предыдущие столетия) на протяжении своей жизни человек существовал в рамках определенного технологического уклада. Начиная с третьей информационной революции, и особенно в современных условиях, среда существования стремительно меняется по мере распространения новых и постоянно развивающихся технико-технологических факторов.

На наш взгляд, в настоящее время мы являемся свидетелями нового этапа современной информационной революции или даже очередной революции. Принципиально новый качественный рывок связан с массовым применением мобильных средств связи, невиданными ранее функциональными возможностями мобильных устройств, «облачной» обработкой данных. Теперь, наряду со ставшими уже привычными возможностями общения по мобильному телефону, обмена SMS и медиафайлами, письмами по электронной почте, в наши дни в повседневный обиход вошли мобильный доступ в Интернет, мобильный банкинг, электронные государственные услуги и др. В управленческой сфере находят применение мобильные АРМ пользователей информационных систем и ресурсов. Дальнейшая глобализация, «облачные» технологии, управление «большими данными» (англ. Big Data) – приметы сегодняшней действительности. Спектр новых технологических решений постоянно расширяется, появляются новые технологии информационного взаимодействия, отношение к которым еще только формируется (например, блокчейн – англ. Blockchain, цепочка блоков транзакций), а регламентация возможности их применения в сфере управления еще предстоит [196]. Вместе с этим все более возрастает значение обеспечения информационной безопасности и защиты информации.

Социальные последствия современной информационной революции являются столь многогранными, что для их рассмотрения и решения возникающих проблем приходится оперировать категориями «информационное общество» и «информационная глобализация».

О бурном развитии информационных технологий свидетельствует и тот факт, что провозглашенная в начале XXI века (то есть совсем недавно не только по историческим меркам, но и даже по меркам человеческой жизни) третья за всю историю человечества индустриальная революция уже уступает место четвертой. Первую индустриальную революцию связывают с переходом от ручного труда к машинному, начиная с изобретения парового двигателя в XVII веке и практически до конца XIX века. Вторая индустриальная революция была связана с электрификацией и организацией конвейерного производства в XX веке. Третья революция базируется на переходе к возобновляемым источникам энергии в сочетании с внедрением компьютеров в производство, автоматизацией, замещением ставших за последние столетия традиционными централизованных моделей бизнеса распределенными структурами, горизонтальным взаимодействием.

Хотя третья индустриальная революция еще не исчерпала своего потенциала и ее реалии пока не распространились по разным странам мира, уже сформулирована и стала предметом международных дискуссий немецкая концепция «Индустрия 4.0» (четвертая индустриальная революция), также во многом связанная с развитием компьютерных технологий, изменением структуры производства и концепции занятости. Уже сейчас очевидно, что развитие технологий межмашинного взаимодействия (Machine to Machine) и Интернета вещей (Internet of Things) создает новые возможности для функционирования предприятий и организаций. Кроме того, скоро многие окружающие нас в быту предметы научатся взаимодействовать друг с другом (к примеру, кофемашина сама будет готовить кофе после звонка будильника, в печке будет готовиться завтрак и т. п.).