Марина Бобылева - Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

• Название: Управленческий документооборот. От бумажного к электронному
• Автор: Марина Бобылева
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2016
• ISBN: 978-5-9906894-3-5

В книге комплексно рассмотрены теоретические и практические вопросы применения электронного документооборота в сфере управления, включая информационно-технологические, коммуникационные, документоведческие, правовые, организационно-управленческие и другие аспекты. Значительное внимание уделяется жизненному циклу бумажных и электронных документов, использованию средств электронной подписи, развитию организационно-технологических форм электронного документооборота и информационного взаимодействия, а также оценке их эффективности. Ряд методологических положений по указанным аспектам в данной монографии сформулирован и обоснован впервые. Отражены новейшие нормативные акты, научные разработки и практический опыт в области применения электронных документов в управленческой деятельности.

Книга представляет интерес для руководителей и специалистов, занимающихся вопросами совершенствования управления и внедрения новых информационных технологий, руководителей документационных служб, а также преподавателей, студентов и аспирантов, слушателей системы повышения квалификации.

---

Ранее нам приходилось отмечать, что требования к оформлению электронных управленческих документов были определены в значительно меньшей мере и касались в основном вопросов использования электронной цифровой подписи. Сейчас ситуация в значительной мере изменилась. Требования к электронным документам регламентируются в рамках конкретных информационных систем и технологий взаимодействия. Наиболее важные требования для межведомственного информационного взаимодействия устанавливаются на уровне государственного регулирования. К примеру, такие требования содержатся в Постановлении Правительства Российской Федерации от 9 февраля 2012 г. № 111 «Об электронной подписи, используемой органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, о порядке ее использования, а также об установлении требований к обеспечению совместимости средств электронной подписи» [32], в совместном приказе Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации № 186/258 от 27.05.2015 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде» [51].

Требования к электронным документам и их метаданным в сравнении с бумажными документами являются более жесткими, так как в процессе информационного взаимодействия передача и обработка информации может не состояться, либо информация не будет доступной для восприятия человеком. Тот же результат будет, если не обеспечена совместимость программно-технических средств.

2. Время транспортировки (доставки) документа. Это одна из главнейших характеристик, поскольку обеспечивает обмен информацией и ее своевременное предоставление.

Критичность времени доставки документа вызвала появление понятия «ускорение документооборота». Для бумажных документов эта характеристика зависит от используемых способов доставки (отнести, отвезти, переслать по пневмопочте, доставить самолетом и т. п.). Электронные документы здесь имеют неоспоримое преимущество, поскольку использование электронных каналов связи позволяет исчислять секундами и минутами время передачи сообщения по информационно-телекоммуникационным каналам связи или доступа к файлу документа в базе данных информационной системы.

3. Справочно-информационная работа (поиск информации в информационном фонде по атрибутам документа и по содержанию). Для бумажных документов она может быть достаточно трудоемкой, особенно если нет продуманной и поддерживаемой на практике системы классификации и хранения информации и документов.

Для электронных документов задача максимально упрощается и сокращается по времени. Дескрипторный и полнотекстовый поиск дают принципиально иные возможности поиска информации, хотя для более точных результатов на больших массивах документов желательно структурирование массивов информации. Использование ссылок позволяет найти не только один документ, но и другие, связанные с ним тематически или по формальным признакам. Вместе с тем отпадает необходимость дублирования массивов информации для различных задач. Корпоративные информационные системы дают возможность поиска документов в соответствии с должностными обязанностями и правами доступа пользователей в систему, исключая из результатов поиска непрофильную информацию.

4. Удобство восприятия информации и возможность работать с несколькими документами одновременно. До последнего времени у бумажных документов это качество было выражено в большей мере, чем у электронных. Ведь качественные характеристики бумажных документов постоянно совершенствовались несколько столетий (в том числе форматы бумаги, размер шрифта и т. п.). Применительно к электронным документам также можно отметить их постоянное совершенствование, но в сравнении со временем бытования бумажных документов этот период гораздо менее продолжительный (исчисляется лишь несколькими десятилетиями).

Еще недавно по восприятию некоторые электронные документы были отчасти сравнимы со средневековыми свитками: для просмотра документа его файл «прокручивался» перед глазами пользователя, при этом в каждый момент времени была обозрима лишь часть информации на мониторе. Менее двух десятилетий назад американские исследователи отмечали, что текст с экрана компьютера (монитора) независимо от его содержания воспринимается на 25 % медленнее, чем при чтении с листа бумаги, и рекомендовали учитывать данное обстоятельство при подготовке текстов для интернет-рекламы [124, с. 289]. Даже легендарная личность компьютерного бизнеса Б. Гейтс вынужден был признаться, что он не является ортодоксальным «антибумажником», поскольку сам распечатывал многостраничные документы. Он писал, что «пока не произойдут революционные изменения в технологии плоских экранов, – печатные книги и журналы по-прежнему будет удобнее читать и носить с собой, чем электронные носители информации» [116, с. 72].

За последние годы и в этой сфере налицо значительный прогресс. Повсеместно вошли в обиход электронные книги, сенсорные экраны, планшетные персональные компьютеры. Современные программно-технические средства предоставляют принципиально новые возможности, повышающие удобство работы с электронными документами, в том числе с несколькими одновременно и с одновременным отображением нескольких страниц документа на экране стационарного настольного компьютера. Для руководителей и специалистов, занятых аналитической и творческой работой, это обстоятельство является довольно существенным. Вспомним ситуации, когда, работая с документами и печатными изданиями, сопоставляя их информацию, человек нередко обнаруживает особенности и детали, ускользающие от восприятия при поочередном просмотре документов.

5. Возможность при ознакомлении с документами выделить нужный фрагмент. Эту возможность дают и бумажный, и электронный носители информации документа. Вместе с тем есть и особенности.

На бумажном документе следы от пометок, сделанных чернилами, пастой, карандашом и т. п., обычно остаются. К примеру, вспомним строки из «Евгения Онегина» А.С. Пушкина о том, что «хранили многие страницы отметку резкую ногтей». В случае электронного документа, если позволяет формат его записи, в процессе работы требуемый фрагмент можно выделить (например, цветом, шрифтом), а затем это выделение убрать (не сохранять). Можно также сохранить копию документа с пометками, комментариями, исправлениями в отдельном файле. При этом следов на исходном электронном документе не останется и его целостность не будет нарушена.

6. Возможность сделать копию документа. В случае изготовления копии документа на бумажном носителе можно использовать несколько вариантов в зависимости от применяемых технических средств. Так, на бумажном носителе копии могут быть получены средствами репрографии и оперативной полиграфии. На фото-, микрофотопленке копии могут быть получены с помощью средств фотографирования, микрофильмирования. Электронную копию бумажного документа можно получить путем сканирования.

В случае получения копии с электронного документа трудоемкость и затраты времени на копирование значительно уменьшаются. Так, можно либо скопировать файл, либо дополнительно распечатать документ, либо вывести информацию на микрофотоносители и т. п. Файл документа может быть вложен в электронное сообщение и отправлен по электронной почте, может быть размещен в информационной системе, где возможно обеспечить доступ к нему других пользователей (например, корпоративные системы документооборота, корпоративные порталы, облачные хранилища, официальные сайты в сети Интернет и т. п.). В таком случае исключается необходимость изготовления бумажных копий документа.

7. Утомляемость при работе с документами (без учета характера и содержания информации). С бумажными документами можно работать несколько часов подряд и менять позу. При этом задействованы несколько органов чувств: не только зрение, но и осязание, а иногда даже обоняние. К примеру, осязание позволяет различать качество бумаги, ее толщину, иногда ветхость или помятость. Благодаря обонянию можно уловить запах старой бумаги, типографской краски, другие запахи (вспомним, что в прошлом и позапрошлом веках светские дамы нередко наносили духи на свои письма). При работе с электронными документами эти ощущения остаются в прошлом.

Из органов чувств при работе с документами основная нагрузка приходится на зрение. Вместе с тем в настоящее время в результате совершенствования компьютерной техники, в том числе мониторов, утомляемость при работе с электронными документами заметно уменьшается, а использование сенсорных экранов задействует также тактильные ощущения. При работе с документами с использованием мобильных устройств так же, как и при работе с бумажными документами, можно произвольно менять позу или двигаться.