Алексей Рязанцев - Ментальные карты для бизнеса

• Название: Ментальные карты для бизнеса
• Автор: Алексей Рязанцев
• Жанр: О бизнесе популярно
• Год: 2017
• ISBN: 978-5-370-03958-4

В своей консалтинговой практике я работаю со многими генеральными и коммерческими директорами, руководителями отделов продаж и менеджерами. Целый ряд успешных руководителей использует в своей работе ментальные карты, или интеллект-карты (mindmap), для решения повседневных бизнес-задач: прописывания скриптов продаж, инструкций для персонала, планирования продаж и производства, анализа конкурентов, создания чек-листов, регламентов проведения планерок и совещаний, SWOT-анализа, описания бизнес-процессов, организационных структур, функциональных моделей и прочее. Обо всех этих производственных механизмах рассказывается на страницах этой книги.

Здесь вы найдете практические примеры решения бизнес-задач при использовании интеллект-карт. Внедрив и разработав эти решения под свой бизнес, вы сможете подняться на более высокую ступень организации своей коммерческой деятельности, увеличить продажи, настроить работу с персоналом, оптимизировать и регламентировать бизнес-процессы.

Книга будет полезна как людям, давно и активно использующим в своей практике интеллект-карты, так и новичкам для выведения бизнеса на качественно новый уровень.

---

На основе стратегических планов развития компании строятся краткосрочные. Я предлагаю формировать их на 12 недель. Почему? Дело в том, что мозг «чувствует» долгосрочную перспективу только на 12 недель, все, что выходит за эти рамки, кажется, что случится очень не скоро и можно отложить задачи. Краткосрочные планы учитывают состояние дел на рынке, позиционирование вашей продукции на нем, место компании среди конкурентов и т. д. Краткосрочные планы – это маленькие шаги для достижения стратегической цели.

8. Скрипты продаж и схема продаж (там, где скрипты не работают).

Скрипт – это пошаговая инструкция разговора менеджера с клиентом. Они разрабатываются персонально для каждой компании, исходя из специфики бизнеса, имеющего место сервиса, портрета целевого потребителя и т. д.

Их наличие также стандартизирует процесс работы с клиентом. Вы можете иметь десятки филиалов и в каждом из них одинаково будут общаться с клиентом. Также работающие скрипты снижают требования к квалификации персонала, так как менеджеру нужно просто читать с листа.

При этом он не упустит никакой блок процесса продаж, будь то выявление потребности, допродажи, закрытие на сделку и т. д. Скрипты также снимают вопрос зависимости компании от «звездных» менеджеров и существенно ускоряют процесс обучения и адаптации новых сотрудников.

Однако существуют направления бизнеса, где скрипты продаж не работают, потому что сделать диалог менеджера и клиента шаблонным в силу ряда причин невозможно.

В данном случае необходимо использовать схему продаж. Она не содержит сценарий разговора, а лишь фиксирует его этапы. При невозможности внедрения скриптов это наилучший вариант стандартизации процесса продаж.

И это лишь малая часть того, как ментальные карты могут помочь вам сделать качественный скачок в бизнесе. Подробнее о перечисленных выше сферах использования ментальных карт, а также еще десяток направлений, где они сыграют вам добрую службу, вы прочтете в этой книге.

Конечно, все это можно сделать, не прибегая к помощи ментальных карт.

Но надо идти в ногу со временем. Изменения – это всегда хорошо! Особенно такие увлекательные и простые, как освоение ментальных карт.

Попробуйте их в своей жизни и бизнесе и, я уверен, вы не будете разочарованы!

Рис. 1. Ментальная карта «Бизнес задачи в ментальных картах»

Правила построения ментальных карт

Ментальная карта – это поле для вашего творчества, где вы вправе дать волю мысли, предоставить себе свободу действий, забыть о правилах и типичности. Однако несколько простых общих правил построения ментальных карт все-таки существуют. Конечно, они носят исключительно рекомендательный характер и вы вправе их не соблюдать. Но я советую вам им следовать, так как эти несколько «законов» преследуют лишь одну цель – сделать процесс рисования ментальных карт простым и увлекательным, а сами карты – максимально полезными и действенными.

Итак, вот несколько правил, которых полезно придерживаться при построении ментальных карт:

1. Располагайте рабочее пространство (лист бумаги) горизонтально.

Так вам будет удобнее формировать ответвления. Ментальные карты основываются на радиальном принципе построения, что облегчает процесс запоминания информации. Поэтому их создание начинается с центра рабочего поля и ведется в дальнейшем по кругу. Для этого и нужно горизонтальное расположение пространства.

2. Формирование ментальной карты начинается с названия карты – главной темы, которая располагается в центре карты. Это ядро карты, которое должно отражать саму цель создания ментальной карты.

3. Формируйте ветви (уровни) по часовой стрелке.

4. Будьте лаконичны!

Не пишите в ментальных картах целые предложения. Только ключевые или фразы, стимулирующие дальнейшие ассоциации слова.

5. Группируйте подтемы карты по формату ветвей: по цветовой гамме, по форме геометрических фигур, типу линий и т. д.

6. Разбавьте карту рисунками и символами, чтобы восстановить образ темы с первого взгляда на карту.

7. Формируйте группы, то есть отделяйте дополнительными линиями блоки, объединенные общей мыслью. Обводите эти блоки.

8. Соединяйте темы стрелками.

Рис. 2. Пример ментальной карты

Для удобства, в этой книге ответвления от центрального названия карты (подтемы) будут называться уровнями.

Их иерархия показана на рисунке.

Усвоив основные правила составления ментальных карт, можно переходить к изучению способов их рисования и решения бизнес-задач.

Самый первый, простой, всегда доступный из них – это рисование ментальной карты от руки. В этом есть свои преимущества.

Вспомните, как давно вы держали в руках цветные карандаши? Посмею предположить, что несколько лет, а возможно, и десяток лет назад.

Рис. 3. Структура ментальной карты

Если вы создаете карту руками, вам придется это сделать. Кроме того, так вы можете рисовать ментальные карты в любое время и в любом месте, где найдутся лист бумаги и карандаш.

Это творческий процесс, который, несомненно, доставит вам удовольствие!

Я часто рисую ментальные карты цветной 4-цветной ручкой в своей записной книжке Moleskine.

Рис. 4. Ментальная карта на бумаге

Или на ватмане или флип-чарте:

Рис. 5. Пример ментальной карты на ватмане

Но 98 % карт рисуются в программных продуктах. Они позволяют ускорить процесс рисования карт, делают их аккуратными, красочными и упорядоченными, а также позволяют быстро и без потерь нужной информации вносить в них изменения. Самым популярным продуктом является Mind Manager, разработанный компанией Mindjet.

Освоить эту программу достаточно легко. Она оснащена широким функционалом.

И помимо создания обычных ментальных карт, имеет адаптированные шаблоны для проведения мозгового штурма, разработки стратегического менеджмента, проведения SWOT-анализа и многого другого. Ментальные карты, используемые в данной книге, созданы именно с ее помощью.

Разработаны и другие ее аналоги, например FreeMind, XMind и другие, бесплатные, в отличие от Mind Manager.

Однако они обладают меньшим количеством функций, именно полезных, а не развлекательных, и менее эстетично насыщенные.

Существуют онлайн-сервисы для создания ментальных карт, такие как MindMeister, Mind42 и другие, но, как правило, они предоставляют графику низкого качества и далеко не все дают возможность прикрепления информации из файлов компьютера.

Рис. 6. Пример ментальной карты: Тренинг по Активныьм продажам

Глава 2 Регламенты и инструкции для персонала

Если вы решили использовать ментальные карты в бизнесе, то я рекомендую вам начать с разработки с их помощью простых регламентов и инструкций для персонала, особенно если ментальная карта – это новый для вас формат работы, а инструкций, которые действительно соблюдаются, в вашей фирме нет. Инструкции для персонала – простая задача для разработки в формате ментальных карт.

Чтобы определить, какие именно инструкции необходимы вашей компании, проанализируйте свои бизнес-процессы и выявите те, на которых регулярно возникают какие-либо ошибки, повторяющиеся сложности и т. д. Именно на данные процессы и требуются инструкции: на проблемные функции или процессы. Кроме того, наверняка есть вопросы, при возникновении которых сотрудники обращаются к вам как руководителю за решением.

Есть правило: если к вам пришли трижды с одним и тем же вопросом – это даже не звоночек, а колокол к тому, чтобы создавать на процесс его решения инструкцию.

Еще одно важное преимущество наличия работающих инструкций – это независимость бизнеса от работающих в нем людей.

Бизнес становится более защищенным. Часто встречаются ситуации, когда в компании есть сотрудники, на которых держится весь отдельно взятый процесс. Например, вы нашли талантливого HR-менеджера, который безошибочно набирает хороший персонал, или менеджера по продажам, у которого лучше других получается закрыть клиента на покупку.

Такой персонал опасен для бизнеса, так как вы понимаете, что если уйдет этот человек, то данный процесс рухнет, и вы не сможете в кратчайшие сроки найти ему достойную замену, так как свои секреты «звездный» сотрудник унесет с собой.

Возникновение подобных сложностей помогают избежать разработка подробных инструкций на отдельные функции сотрудников.

При работе в консалтинговых проектах одно из первых моих действий – это поиск «звездных профессионалов» в компании. Если есть сотрудник, который выполняет свои функции замечательно, то информацию о том, за счет чего ему это удается, нельзя терять при его уходе! Поэтому мы сразу начинаем «снимать клише» с его подхода к работе и описывать процессы инструкциями.