Кристина Маслова - Путеводитель по профессии: ДАО ассистента

• Название: Путеводитель по профессии: ДАО ассистента
• Автор: Кристина Маслова
• Жанр: Руководства

Путеводитель по профессии: ДАО ассистента – книга для ассистентов и про них. Помогает взглянуть на профессию под другим углом и рассмотреть все непростые аспекты, если вы решились выбрать путь помощника. Написана действующим ассистентом, исходя из ее десятилетнего опыта работы в этой должности. Легкое, изложенное с юмором повествование о профессии тех, кого, как правило, не видно. Но без кого сложно представить рабочий день руководителя.

---

Учитесь сразу делать хорошо и соображать на лету – эта привычка убережет вас от многих проблем.

СТРЕССОУСТОЙЧИВОСТЬ

Не паниковать и не теряться! От всего вы не убережетесь, поэтому стрессовые ситуации в работе будут всегда. Важно правильно на них реагировать. Совет первый: даже если все вокруг в панике и не знают, что делать, ваша голова должна остаться холодной. Если понимаете, что не получается, совет второй: выдохните и дайте себе минуту, чтобы подумать над решением проблемы. Минута ничего не убавит и не прибавит. Но у вас будет возможность подумать над решением проблемы или неожиданно возникшего вопроса.

Кроме того, ассистент – это голос и лицо своего руководителя. И это никак не сочетается с паникой и беготней по офису с криками: «Шеф, все пропало!». Вы просто не можете себе такого позволить. Это все вокруг могут быть на грани самоубийства. Даже на грани провала, умейте сохранять разум. Ведь это не конец света, верно? А если это все-таки он, то вы точно ничего не измените.

А если серьезно, то в конечном итоге умение думать в состоянии стресса станет вашим лучшим помощником и сохранит вам душевное равновесие и нервы.

КОММУНИКАЦИЯ

Хороший ассистент – это хороший переговорщик. Это человек с отличными коммуникативными навыками и способностью правильно и грамотно общаться с людьми при любых обстоятельствах и вне зависимости от того, что за человек стоит рядом в конкретную минуту: коллега, подчиненный, клиент, партнер или гость. Многие ассистенты в отсутствие руководителя в офисе выступают заместителями в некоторых вопросах, и умение общаться и писать, например, сообщения от имени шефа крайне важно. Кроме того, ассистенты очень часто являются неким мостиком между руководителем и сотрудниками, и вопрос грамотной коммуникации будет играть ключевую роль.

Однажды перед командировкой моему шефу срочно нужно было просмотреть файлы, подготовкой которых занимались наши партнеры. Они задерживались и обещали прислать данные чуть ли не перед самой встречей. Уверения, что изменения совсем небольшие, и файл почти такой же, каким мы его обсуждали на последней встрече, успокаивали, надо сказать, мало. Мне пришлось написать письмо одному из партнеров с просьбой выслать данные как можно быстрее. С одной стороны, я не могла требовать, с другой, надо было проявить определенную настойчивость, чтобы получить результат.

Путь, по которому идет ассистент, общаясь со своим окружением, – это всегда канат, натянутый на высоте в несколько метров.

И единственным шестом для баланса является умение правильно общаться.

Всегда думайте о том, как и что вы говорите и пишете. Берите пример с политиков, они ВСЕГДА думают, что говорят.

РАЗВИТИЕ И ОБУЧЕНИЕ

Хуже ассистента, который не стремится узнать что-то новое, только врач, который не повышает квалификацию. Впрочем, к другим профессиям это также относится в полной мере, я думаю.

Вы всегда должны быть в курсе того, что происходит в компании. Начиная от терминологии и заканчивая стратегией развития. Обязанности ассистента всегда выходят за рамки стандартных, которые прописаны в должностной инструкции. От вашего понимания и знания процессов внутри компании будет зависеть восприятие вас в коллективе и эффективность вашей работы.

Демонстрация знаний и понимание ситуации позволят вам не только завоевать доверие внутри компании, но и дадут вам возможность брать на себя дополнительные проекты, повышая тем самым вашу ценность как сотрудника для организации, в которой вы работаете.

В конечном итоге, ваше стремление развиваться будет влиять и на вашу репутацию как профессионала, который никогда не останавливается на достигнутом.

Я всегда говорю о том, что первые два месяца работы должны быть самыми интенсивными, когда вы приходите в новую компанию.

Потому что это время, когда вы должны узнать максимум. Вы должны очень много читать и общаться. Задавать много вопросов, какими бы банальными они ни казались. Это ваш путь адаптации. Я называю это время «информационной перегрузкой». Зато потом вам будет проще найти себе достойное применение. Понимая процессы, легче найти себя и область, в которой ваши знания и опыт будут как нельзя кстати.

Умейте признавать, что вы чего-то не знаете. Это ваш путь стать лучше, восполнить пробелы и научиться чему-то новому. Узнайте в департаменте по работе с персоналом о существующих в компании тренингах, поищите профильные курсы. Если вы, как ассистент, еще и помогаете с переводами, то, возможно, курсы иностранного языка тоже будут кстати.

ОТСУТСТВИЕ СТРАХА

Перед руководителем, перед партнерами, перед коллегами. Страха постучать и зайти – не должно быть. Страха спросить – не должно быть. Действительно, как же я могу позвонить генеральному директору другой компании, он же генеральный! Коллеги, они, прежде всего, люди. И одна из ваших первоочередных задач – наладить контакт и с ними, в том числе. Вы никогда не сможете вырасти, если будете бояться гигантов бизнеса. Вы никогда не научитесь с ними общаться, если не будете общаться, уж простите за тавтологию. Вежливо, корректно, учтиво.

Однажды один из моих коллег, заместитель генерального директора, сказал мне: «Вам не занимать наглости, если будет надо, вы и в Кремль позвоните». Да, позвоню.

Люди, в большинстве своем, вне зависимости от их должности и положения, намного адекватнее и проще, чем представления о них. Поэтому общайтесь, звоните, пишите. Налаживайте контакт. Это только в плюс. Просто запомните – вас никто не убьет за звонок или письмо. Даже не отругает – в моей практике не было таких случаев. Это глупость. Вы выполняете свою работу – только и всего.

БУДЬТЕ ПОЗИТИВНЫ

«В моем кабинете нельзя произносить „но“ и „проблема“. Они звучат негативно. Ищите синонимы» – с этих слов началось одно из совещаний у моего руководителя.

Впоследствии на столе для переговоров в его кабинете появилась хрюшка-копилка для символической платы за произнесения одного из этих слов. Кто-то из коллег смеялся, честно клал туда денежку и убирал из лексикона запрещенные слова, кто-то недоумевал, а я подумала: а правда, как часто в жизни мы пытаемся настроить себя на позитив? Ведь правильно же кто-то сказал: «как вы лодку назовете, так она и поплывет».

В конечном итоге, важен не сам факт возникновения проблемы, а то, как вы ее будете решать.

Совершенно очевидно, что в большинстве случаев то, что мы гордо зовем «проблемой», по факту оказывается вполне себе рабочей ситуацией, которую просто никто не смог предусмотреть.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на ЛитРес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.