Глеб Архангельский - Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007

• Название: Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007
• Автор: Глеб Архангельский
• Жанр: Деловая литература
• Год: 2007
• ISBN: 978-5-902862-62-8

Многие пользователи Microsoft Outlook даже не подозревают об огромных возможностях этой программы в плане организации времени – времени, которого нам всем так не хватает.

Своими наработками в этой области делится Глеб Архангельский – инициатор российского ТМ-движения, основатель Тайм-менеджерского сообщества, руководитель корпоративных ТМ-проектов в РАО «ЕЭС России», PricewaterhouseCoopers, «Вимм-Билль-Данн» и др., гендиректор консалтинговой компании «Организация времени», автор книги «Организация времени» (2003 г.) и бестселлера «Тайм-драйв» (2005 г.).

Вы узнаете, как наиболее рационально настроить различные разделы Outlook, как наилучшим образом организовать ваши встречи, задачи, контакты, почту, как вести хронометраж выполнения различных задач, как создать пользовательские представления под свои нужды и многое, многое другое.

Книгу можно рекомендовать всем категориям руководителей, их помощникам и просто занятым людям, которым необходимо эффективно распоряжаться своим временем.

---

Полезно упорядочить этот список по времени – сгруппировать все выполненные задачи по дням, в которые они были завершены. Для этого:

1. Зайдите в меню настройки пользовательского представления (правой кнопкой мыши щелкните на «Панели задач», в контекстном меню выберите пункт «Настройка текущего представления» или, в версии 2003, «Изменить текущее представление»).

2. Нажмите в появившемся окне «Настройка представления» кнопку «Группировка».

3. Выберите из списка «Группировать по» – «Дата завершения», по убыванию.

4. Нажимайте «ОК» до закрытия всех меню.

Выполненные задачи выстроятся в обратном хронологическом порядке.

Таким образом, мы настроили самую простую форму отчетности по выполненным задачам. Простую, но весьма полезную.

Другой способ проанализировать выполненные задачи – отобрать в папке «Задачи» с помощью кнопки «Найти» все задачи по какому-либо проекту или направлению. Чтобы это было возможно, при создании задач нужно придерживаться тех же правил именования, что и при создании встреч. То есть не «Согласовать с Петровым все условия по проекту Альфа», но «Альфа: Петров: согласовать условия по проекту». Тогда по ключевым словам «Альфа» или «Петров» вы легко найдете все завершенные (или, наоборот, планируемые) задачи.

Кроме того, на панели задач все задачи окажутся логично отсортированными внутри категорий. Поскольку сортировка происходит сначала по важности, а затем по полю «Тема», то есть попросту по алфавиту (именно так мы настраивали параметры сортировки), внутри категории «Клиенты» мы увидим сначала все важные задачи, потом четыре задачи по проекту «Альфа», три по проекту «Бета» и так далее – по названиям проектов или клиентов в алфавитном порядке. Аналогично – в категории «Подчиненные» (по фамилиям или инициалам, с которых начинаются названия задач) и во всех других категориях.

Полезности для руководителя

Ставя задачи в электронном виде, вы можете контролировать существенно больший объем поручений, чем в случае, когда задача ставится устно или на бумаге. С помощью различных пользовательских представлений задач в Microsof Outlook 2007 вы можете:

– получать информацию о прогрессе в выполнении задач автоматически. Если задача поставлена с помощью функции «Назначить», ее копия появится у вашего подчиненного. Когда подчиненный вносит информацию по задаче в свой «экземпляр», эти изменения отображаются и у вас.

– видеть задачи в различных разрезах: сгруппированными по людям, проектам, направлениям, срокам, – а также распечатывать эти списки задач к нужным событиям: совещанию, командировке, встрече с подчиненным или руководителем и т.п.

– автоматизировать отчетность по исполнению задач; анализировать все выполненные задачи по любым признакам: своевременность исполнения, средние сроки исполнения, отклонение плановых сроков от фактических, затраты времени на различные задачи и проекты и т.п.

Краткие итоги

1. Определите 5—7 основных контекстов, к которым привязано выполнение ваших задач.

2. Сгруппируйте задачи в панели задач по вашим контекстам с помощью категорий.

3. Настройте автоматическое выделение приоритетных задач красным цветом.

4. Гибкие задачи на сегодня относите к категории «1-День», на неделю – «1-Неделя».

5. Просматривайте категорию «1-Неделя» раз в день, наиболее актуальные задачи переносите в категорию «1-День».

6. Используйте оповещение для немногих задач, требующих напоминания о себе в строго определенный момент.

7. Настройте автоматическое удаление выполненных задач из панели задач с целью их дальнейшего анализа и создания отчетности.

3. Люди в нашей жизни

«Есть одна любопытная черта, которая прослеживается в жизнеописаниях многих великих полководцев и политиков. А именно – очень хорошо помнить огромное количество людей. Помнить в лицо и по имени, помнить различные обстоятельства жизни человека».

Помните все о значимых людях – с помощью Контактов

Есть одна любопытная черта, которая прослеживается в жизнеописаниях многих великих полководцев и политиков. А именно – очень хорошо помнить огромное количество людей. Помнить в лицо и по имени, помнить различные обстоятельства жизни человека.

Благодаря взаимодействию с людьми мы можем совершить невозможное: расширить границы времени нашей жизни. Если мы можем привлечь других людей к достижению наших целей – капитал нашего времени составляет уже не обычные 200—400 тысяч часов, а 2 миллиона, 20 миллионов – сколько угодно. В зависимости от того, насколько высока наша цель и с каким количеством людей мы смогли наладить контакт, чтобы ее достигнуть.

Контакты с людьми – это не только достижение целей, не только успех. Это еще и развитие. Отцы-аскеты говорили: «Как ты можешь узнать волю Божию о тебе? Только великим святым Господь открывал Свою волю непосредственно. К нам же Он обращается через окружающих нас людей». Поэтому монахам настоятельно рекомендовалось уходить в отшельники только после нескольких лет жизни в монастыре, где они могли получать, как бы мы сейчас сказали, «обратную связь» от окружающих и благодаря этому не рисковали впасть в гордыню.

Чем более высокие цели вы ставите, тем с большим количеством людей вам нужно продуктивно общаться, чтобы достигать успеха и развиваться. При этом нужно многое помнить про человека. Каковы его адреса и телефоны? Когда его день рождения? Что он любит, а что нет? О чем вы с ним договаривались? На каких ваших мероприятиях он бывал? Все это стоит тщательно фиксировать. Тем самым вы проявляете уважение к людям, уделившим вам свое время. И делаете их своими союзниками во всех ваших начинаниях.

«Был всем для всех…»

«Был всем для всех, чтобы спасти хотя бы некоторых» – эти слова апостола Павла как ни к кому другому приложимы к одному из самых известных подвижников XX века – святому Иоанну Кронштадтскому (Сергиеву).

Масштабы деятельности этого человека поражают. Он основал несколько монастырей. Учредил Дом Трудолюбия, где бедные могли самостоятельно зарабатывать себе на жизнь. Написал огромное количество книг, до сих пор пользующихся популярностью не только у православных, но и у христиан других конфессий.

При этом св. Иоанн высоко ценил и уважал не только духовное, но и земное, интеллектуальное знание, о чем писал в своих дневниках. В течение нескольких десятков лет он находил время на преподавание Закона Божьего в гимназии.

День отца Иоанна начинается в пять утра чтением утренних молитв и молитв перед причащением. Молитвы читаются наизусть, во время прогулки во дворике. Затем – исповедь, на которую приезжают тысячи людей со всей России, и служение Божественной литургии, которую отец Иоанн совершал ежедневно (обычно священники служат ее еженедельно и по праздникам).

После литургии – краткая трапеза, возможно посещение Дома Трудолюбия или гимназии. Вторая половина дня – многочисленные встречи, молебны. Тысячи людей стремятся лично пообщаться с о. Иоанном, попросить молитв о выздоровлении безнадежно больных родственников, духовного совета по жизненно важному делу. О. Иоанн никому не отказывает, поэтому его день заканчивается за полночь. На следующее утро – опять литургия, в которой он черпает силы для того, чтобы долгие годы жить в таком сверхплотном ритме и при этом всегда оставаться бодрым, просветленным, равно внимательным ко всем.

Только ночью выпадают спокойные минуты. Их о. Иоанн проводит в рабочем кабинете, в который, по воспоминаниям современников, «доступ был закрыт для гостей и ограничен даже для род ных и близких. Без о. Иоанна кабинет закрывался на ключ, что-либо трогать или переставлять в нем было за прещено. У стены стоял большой письмен ный стол, за которым батюшка составлял проповеди, почти ежедневно вел дневник».

Во время этой сосредоточенной работы можно написать несколько следующих страниц «Моей жизни во Христе» или письмо кому-то из многочисленных духовных детей и друзей, ждущих совета и наставления.

Список таких людей велик, о каждом нужно помнить многое. О чем шла речь в последних письмах? Какие новости необходимо сообщить? О чем предупредить, от чего предостеречь, в чем ободрить?

По каждому человеку отдельно хранятся все письма, а также заметки, сделанные в ходе встреч, записки с мыслями, которые необходимо сообщить. Ведение таких записей отнимает немного времени – но позволяет не полагаться на ненадежную память в таком важном деле, как общение с людьми.

Запись контактной информации

Когда людей, с которыми мы общаемся, много, не грех последовать примеру великих и учитывать важные подробности, с этими людьми связанные. Для этого, естественно, такие по дробности нужно зафиксировать. Обычная адресная книжка или визитница для этого не приспособлены – в них сохраняются только адреса и телефоны. Лучше сохранять подробности в контактах Outlook.