Юлия Петрова - Секретарское дело

• Название: Секретарское дело
• Автор: Юлия Петрова
• Жанр: Экономика

В настоящем пособии изложены требования, предъявляемые к документам, обеспечивающим деятельность предприятий разных форм собственности и видов деятельности, по их составлению, систематизации, хранению. Издание включает в себя образцы документов, соответствующие требованиям стандартов и инструкций Российской Федерации, ГОСТа Р 6.30-2003, а также Гражданскому кодексу РФ и Трудовому кодексу РФ. Пособие содержит готовые формулировки текста деловых бумаг и основные понятия, необходимые в работе секретаря.

Отдельная глава посвящена основам автоматизации секретарского дела с применением семейства программных продуктов Microsoft Office и некоторых дополнительных программных средств, в частности, программ-переводчиков, систем распознавания текста, работе с правовыми базами данных и в Интернет.

Большой раздел посвящен психологическим аспектам работы секретаря, его имиджу и этикету, умению вести себя с руководителем, посетителями, деловыми партнерами и клиентами.

Пособие предназначено для секретарей, секретарей-референтов, для работников делопроизводственных служб, а также для студентов, обучающихся по соответствующим специальностям.

---

5.3. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на предприятие, а также трудовые книжки вкладыши в них с указанием серии и номера, вновь выданные работникам.

5.4. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник предприятия расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

5.5. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее и к учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурован; заверены подписью руководителя предприятия и скреплены сургучной печатью или опломбированы

5.6. Бланки трудовой книжки и вкладышей в нее хранятся как документы строгой отчетности; выдаются отделу кадров службы персонала по заявке начальника отдела кадров. По окончании каждого месяца начальник отдела кадров представляет отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладышей в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы предприятия.

5.7. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладышей в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

5.8. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в отделе кадров службы персонала отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

5.9. Хранение бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а также оформленных трудовых книжек и вкладышей в них осуществляется в приспособленных для этого помещениях, в закрывающихся на ключ сейфах, металлических шкафах или отдельных запирающихся ящиках рабочих столов.

5.10. Лица, ответственные за хранение трудовых книжек и вкладышей в них (бланков), обязаны регулярно проверять наличие состоящих на хранении документов. При обнаружении недостачи трудовых книжек и вкладышей в них (бланков) лица, ответственные за их хранение, обязаны немедленно заявить об этом и принять меры к розыску недостающих документов. Предприятие организует расследование на предмет выявления недостачи трудовых книжек и вкладышей в них (бланков).

VI. Заключительные положения.

6.1. Настоящие правила вступают в действие с момента утверждения руководителем предприятия.

6.2. Настоящие правила подлежат переутверждению в случае внесения существенных изменений в их содержание, но не реже одного раза в 5 лет.

4.6. Личная карточка

Личная карточка – основной документ по учету персонала предприятия, который отражает все необходимые сведения о личности работника и его трудовой деятельности. Личные карточки образуют картотеку личного состава и располагаются в ней, в зависимости от количества работающих, либо в алфавитном порядке, либо по структурным подразделениям. Карточка состоит из 4 страниц, содержащих тематические блоки. Первая и вторая страницы заполняются при поступлении на работу и содержат общие сведения о работнике; третья и четвертая заполняются в процессе работы.

Личную карточку работника (форма № Т-2) заполняет работник кадровой службы на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1а); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может быть предусмотрена необходимость предъявления дополнительных документов.

Помните!

Хранятся карточки в сейфе (шкафу) в алфавитном порядке.

Карточки уволенных сотрудников формируют в дело, в алфавитном порядке (по первым трем буквам).

Перед сдачей в архив все карточки должны быть пронумерованы. Срок хранения карточек Т-2 – 75 лет.

Образец личной карточки

Тесты к главе 4

Тест «Насколько вы самостоятельны»(по М. Земнову, В. Миронову)

Отметьте подходящие вам варианты ответов.

1. Как вы принимали решение о дальнейшей учебе, будущей профессии после окончания школы?

а) решали самостоятельно, следуя своему увлечению и своим данным;

б) прислушивались к мнению своих родителей, родственников, друзей;

в) не прислушивались ни к чьему мнению.

2. На что вы рассчитывали, поступая в выбранное учебное заведение?

а) только на свои силы;

б) на благоприятный исход экзаменов и на удачу;

в) на связи.

3. Как во время учебы вы готовились к экзаменам, занятиям?

а) делали упор на свое трудолюбие;

б) иногда просили помочь однокурсников;

в) рассчитывали только на чужую помощь.

4. Как вы поступили на работу?

а) через самостоятельный поиск;

б) прежде всего использовали информацию, полученную от знакомых, знающих людей;

в) устроились благодаря связям.

5. При сложных ситуациях в работе каким образом вы принимаетерешения?

а) рассчитываете только на свой опыт и знания;

б) иногда консультируетесь с коллегами;

в) всегда с ними советуетесь.

6. Чем был продиктован ваш выбор перед вступлением в брак?

а) вы сами приняли окончательное решение;

б) вы прислушивались к мнению близких;

в) прежде всего вы представили невесту (жениха) своим близким, посоветовались с ними.

7. Если ваша жена (муж) в длительной командировке, в состоянии ли вы сами, допустим, выбрать жилье, мебель, принять другие важные решения?

а) да;

б) конечно, вы можете это сделать, но лучше было бы отложить решение;

в) нет.

8. Насколько упорно в подростковом возрасте вы отстаивали свое мнение?

а) всегда отстаивали;

б) отстаивали, но сохраняли и уважение к мнению родителей;

в) вы ни на что не могли решиться сами.

9. Насколько упорно в настоящее время вы отстаиваете собственное мнение на службе, дома, с друзьями?

а) разумеется, отстаиваете, независимо от обстоятельств;

б) в большинстве случаев – да;

в) редко.

10. Как вы развиваетесь как личность в служебной, общественной, интеллектуальной сферах?

а) полностью отдаете себя профессии;

б) для вас очень важно мнение ваших близких;

в) полностью полагаетесь на мнение своих близких.

11. Если ваши близкие должны поправить свое здоровье, как выпоступаете?

а) заставляете их следить за своим здоровьем;

б) тактично подсказываете, что делать;

в) считаете, что это их проблемы.

Обработка данных: за каждый ответ «а» начислите себе 4 очка, за «б» – 2 очка, за «в» – 0 очков.

От 30 до 44 очков:

Вы чересчур самостоятельны во всех отношениях. Вы не только не терпите какого-либо вмешательства в ваши дела, но и не можете прислушаться к чужому мнению. Уверены ли вы, что всегда будете точно оценивать плюсы и минусы какого-либо решения? Не вкладываете ли вы излишнее упрямство в достижение какой-либо цели? Излишняя самоуверенность может привести к нежелательным последствиям.

От 15 до 29 очков:

У вас сильный характер, вы неплохо переносите стрессы. Вы надежный друг. Ваша умеренность в себе, своем будущем обоснованна. Вы независимы, но всегда прислушиваетесь к мнению окружающих, которые вас за это ценят.

От 0 до 14 очков:

Вы очень нерешительны. Может быть, поэтому к вам иногда относятся с пренебрежением? Вам следует проявить больше самостоятельности. Станьте более самостоятельными, и у вас появится уверенность в себе, которой вам не хватает.

Тест «Ваша конкурентоспособность на рынке труда»(Л. Фомина, психолог кадрового агентства)

Если вы ищете или собираетесь искать работу в коммерческой структуре, вам будет полезно оценить, каковы ваши шансы найти такую работу. Ответьте на вопросы данного теста, исходя из следующего: вопросы 1–8 выберите, пожалуйста, только один вариант ответа; вопросы 9 и 10 – можно выбрать любое количество ответов (от 0 до 6).

1. Есть ли у вас профессиональное резюме?

а) нет;

б) вырезали образец из газеты;