Юлия Петрова - Секретарское дело

• Название: Секретарское дело
• Автор: Юлия Петрова
• Жанр: Экономика

В настоящем пособии изложены требования, предъявляемые к документам, обеспечивающим деятельность предприятий разных форм собственности и видов деятельности, по их составлению, систематизации, хранению. Издание включает в себя образцы документов, соответствующие требованиям стандартов и инструкций Российской Федерации, ГОСТа Р 6.30-2003, а также Гражданскому кодексу РФ и Трудовому кодексу РФ. Пособие содержит готовые формулировки текста деловых бумаг и основные понятия, необходимые в работе секретаря.

Отдельная глава посвящена основам автоматизации секретарского дела с применением семейства программных продуктов Microsoft Office и некоторых дополнительных программных средств, в частности, программ-переводчиков, систем распознавания текста, работе с правовыми базами данных и в Интернет.

Большой раздел посвящен психологическим аспектам работы секретаря, его имиджу и этикету, умению вести себя с руководителем, посетителями, деловыми партнерами и клиентами.

Пособие предназначено для секретарей, секретарей-референтов, для работников делопроизводственных служб, а также для студентов, обучающихся по соответствующим специальностям.

---

1. Есть ли у вас профессиональное резюме?

а) нет;

б) вырезали образец из газеты;

в) сделали копию с анкеты (кадрового агентства или отдела кадров предприятия);

г) составили резюме самостоятельно, но не вполне уверены в его грамотности;

д) составили резюме после тщательной подготовки (работы с литературой, консультаций со специалистами и т. д.);

е) ваше резюме было составлено в кадровом агентстве.

2. Есть ли у вас стаж работы по желаемой профессии (должности)?

а) более 5 лет;

б) 3–5 лет;

в) 1–3 года;

г) менее года;

д) по желаемой должности нет, но есть профессиональные навыки, которые, как вам кажется, позволят быстро овладеть этой профессией;

е) пока нет, но вы хотите его приобрести.

3. Ваше образование?

а) среднее, среднее специальное или незаконченное высшее, не относящееся к будущей работе;

б) среднее специальное или незаконченное высшее по профилю работы;

в) высшее не по профилю работы;

г) высшее не по профилю + курсы по профилю;

д) высшее по профилю.

4. Ваш возраст?

а) моложе 23 лет;

б) 23–27;

в) 28–35;

г) 36–45;

д) 46–50;

е) старше 50.

5. Последние три года Вы:

а) вообще нигде не работали;

б) большую часть времени не работали;

в) работали в одном или нескольких государственных учреждениях;

г) работали в одной коммерческой организации;

д) работали в 2–3 коммерческих организациях;

е) сменили более 3 мест работы.

6. В какой степени вы владеете персональным компьютером?

а) весьма смутно представляете, как им пользоваться;

б) можете набрать текст, как на печатной машинке;

в) имеете опыт работы с текстовыми редакторами, базами данных, электронными таблицами, специальными программами;

г) хорошо знакомы с теми или иными видами программ;

д) отлично знаете программы, можете их инсталлировать и т. д., знакомы с «железом» (компонентами, из которых собран компьютер);

е) то же, что вариант «д» + владеете современными языками программирования.

7. Владеете ли вы иностранным языком (если вы знаете несколько языков, оцените знание каждого из них)?

а) нет;

б) можете прочесть несложный текст и перевести его с помощью словаря или объясняться на бытовые темы;

в) читаете без словаря тексты по своей специальности;

г) можете читать и переводить текст с иностранного языка на русский, поддерживать разговор;

д) можете переводить текст с иностранного языка на русский и наоборот, разговаривать на различные темы;

е) свободно владеете языком.

8. Что, с вашей точки зрения, является главной задачей на собеседовании?

а) произвести благоприятное личностное впечатление;

б) понять специфику организации и попытаться подстроиться под нее;

в) показать свою максимальную заинтересованность в работе именно в этой компании;

г) продемонстрировать высокий профессиональный уровень;

д) дать понять собеседнику, насколько вы соответствуете требованиям имеющейся вакансии;

е) остаться самим собой и держаться с чувством собственного достоинства.

9. Какую тактику поиска работы вы избрали?

а) состоите на Бирже труда;

б) дали объявление о том, что ищете работу, в газеты и (или) в Интернет;

в) занимаетесь самопрезентацией (рассылаете свое резюме по интересующим вас фирмам или появляетесь там лично, встречаетесь с представителями на выставках и т. п.);

г) ищете через знакомых;

д) постоянно отслеживаете объявления о вакансиях в специализированных газетах по трудоустройству;

е) обратились в агентство, предлагающее услуги по трудоустройству.

10. Какие из перечисленных качеств у вас наиболее выражены (для объективности результатов лучше посоветоваться с двумя-тремя знакомыми)?

а) умение расположить к себе людей;

б) профессионализм;

в) целеустремленность;

г) уверенность в себе;

д) умение находить выход из затруднительных ситуаций;

е) обучаемость.

Подсчет балловИнтерпретация результатов

Более 50 баллов:

Наверное, вы заинтересовались нашим тестом просто для развлечения. У человека с вашими данными не может быть каких-либо проблем с трудоустройством (если, конечно, вы искренне отвечали на вопросы).

От 40 до 50 баллов:

Ваши шансы очень высоки. По логике вещей вы должны найти работу без особых усилий. Скорее всего, ваша проблема не в том, что у вас нет предложений, а в том, что эти предложения не вполне вас устраивают. Если вы работаете, то можете спокойно продолжать поиск и в конце концов добьетесь успеха. Если же нет, то все-таки соглашайтесь на более или менее приемлемое предложение. Возможно, вам удастся изменить ситуацию в свою пользу.

От 30 до 39 баллов:

У вас достаточно хорошие шансы. От вас требуется только одно – приложить усилия. Если же ваши старания не увенчались успехом, задумайтесь: может быть, вы избрали не совсем правильную тактику поиска? В любом случае будьте настойчивы и вы непременно добьетесь своего.

От 20 до 29 баллов:

Ваш шанс 50 х 50. Вам придется сильно постараться, чтобы добиться успеха. Главное, не позволяйте неудачам выбить вас из колеи. Уверяем вас, что где-то есть именно ваше место работы, а окажется оно вторым или пятнадцатым в цепочке поиска, зависит от везения. Но не следует полагаться только на случай.

От 13 до 20 баллов:

Нельзя сказать, что ваши шансы были блестящими. Но не теряйте надежды ни при каких обстоятельствах. Возможно, вам следует получить дополнительное образование или же вам просто не хватает уверенности в себе. Спокойно проанализируйте ситуацию, выявите свои слабые места и продолжайте действовать!

От 6 до 12 баллов:

Вам придется нелегко. Но не сдавайтесь. Исходите из того, что дорогу осилит идущий. Можно порекомендовать вам обратиться за консультацией к специалисту и вместе с ним разработать наиболее выигрышную для вас линию поведения.

Менее 5 баллов:

Малоутешительный результат. Если вы действительно ищете работу, вам срочно нужно менять тактику поиска.

Глава 5. Деловая переписка

5.1. Деловое письмо

Написание писем – это навык, который требует сочетания здравого смысла, терпения и понимания людей. Хорошее письмо прочитывают, а плохое письмо пылиться в папке с входящей информацией или даже в мусорной корзине для бумаг.

Обычно люди компануют факты линейно, однако последние исследования показывают, что мозг постоянно анализирует и группирует факты и идеи. Схема письма позволит нашему сознанию быстрее и проще отыскать необходимую информацию. Схема письма позволит вам организовать эти мысли и идеи наиболее логичным способом.

1. Возьмите простой лист бумаги и напишите основную тему письма в центре листа.

2. Расположите все идеи и мысли, которые возникают у вас по предмету, вокруг центра и проведите между ними линии.

3. Не сдерживайте себя, дайте волю своим мыслям. Не напрягайтесь, определяя, где в вашем плане должен располагаться каждый пункт.

4. После того, как вы закончили, пронумеруйте свои идеи в порядке важности.

Каждое деловое письмо должно иметь четкую структуру, это сэкономит время и избавит вас от путаницы. Кроме того, это поможет вашему адресату понять содержание письма и предпринять необходимые действия, не перечитывая его. Почти все письма можно составить следующим способом.

Приветствие: Дорогой / ая Г-н, Г-жа… Важно правильно написать имя адресата. Если вы сомневаетесь, правильно ли вы написали имя, позвоните в компанию, в которой работает адресат, и уточните правильное написание.

Введение. Начните с четкого заголовка. Он должен выглядеть профессионально и играть ту же роль, что и газетный заголовок. Заголовок фокусирует внимание адресата на предмете.

Факты. Это – основное содержание письма. В качестве подготовки вам необходимо запастись соответствующими фактами, рассортированными в логическом порядке. Убедитесь, что они достоверны. Каждая новая тема должна начинаться с нового параграфа.

Действие. Удостоверьтесь в том, что ваше письмо указывает:

1) какие действия необходимо предпринять;

2) когда они должны быть предприняты;

3) кому их следует предпринять.

Вывод. Если вы закончите свое письмо фразой, побуждающей читателя к действию, то оно оставит впечатление незавершенности. Последняя строка письма представляет вам возможность надолго оставить хорошее впечатление, поэтому заключительная фраза не должна быть шаблонной и черствой.

Примеры писемПисьмо к потенциальному поставщику

Maxi Components Limited

LECHFORD

Bucks

SL8 91V

Your ref JPQ/7/82

Our ref PJ/S/70

8 July 2000

Mr Peter Wood

Marston Metal Supplies