Кейт Кинан - Делегирование полномочий

• Название: Делегирование полномочий
• Автор: Кейт Кинан
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2006
• ISBN: 5-699-17542-0, 1-902825-72-1

Многие менеджеры понимают, что успешное делегирование полномочий позволяет освободить время, необходимое для решения более сложных проблем, повышает уверенность подчиненных в собственных силах. Тем не менее, они неохотно доверяют выполнение ответственных заданий другим людям.

Прочитав эту книгу, вы узнаете, как преодолеть это нежелание и сделать процесс передачи полномочий более эффективным.

Книга предназначена менеджерам различного уровня, но будет интересна и широкому кругу читателей.

---

Распределение заданий

Идеальное делегирование – это когда задание поручается человеку, компетентному в конкретной области, который воспринимает его как стимулирующее и увлекательное.

Чтобы приблизиться к этому эталону, следует проанализировать задание, которое вы решили поручить, и безошибочно выбрать человека из своего окружения, способности которого наиболее соответствуют требованиям поручения. Например:

• Задание, которое вы должны делегировать – например, инвентаризация архива. Такая работа предполагает классификацию и систематизацию файлов, значит, требуется человек, обладающий аналитическим умом. Такое поручение может быть интересным и развивающим для сотрудника, которому еще необходимо приобретать определенные навыки, поэтому очень подходит Валету.

• Задание, которое следует делегировать – к примеру, написание стандартного письма, которые вы составляете регулярно, но требующее редактирования для конкретного адресата. Для выполнения такой работы не обойтись без базовых ключевых навыков, общего понимания сути и глубокой заинтересованности. Поэтому такое задание может открыть дополнительные горизонты для жаждущих взять на себя больше ответственности и чрезвычайно подходит для Королей и Королев.

• Задание, которое вы можете делегировать. Поскольку организация презентации включает такие этапы, как планирование, координация и взаимодействие с людьми, вам потребуется человек, который силен в принятии решений и не боится брать на себя ответственность. Тузу наверняка бы понравилась такая работа.

Даже если сложно найти человека, идеально подходящего для выполнения всего комплекса предполагаемой работы, всегда можно остановить выбор та том исполнителе, который может справиться с отдельной ее частью. Поручая сотруднику выполнение определенного аспекта работы, вы предоставляете ему возможность поучаствовать в осуществлении всего задания, понять его суть, а после приобретения соответствующих навыков можете делегировать работу целиком.

Делаем выводы

Правильный выбор исполнителей для выполнения конкретного задания требует предварительного анализа не только их способностей, но и определения их возможного интереса и мотивирующих факторов.

Делегирование напоминает обеспечение влажной, жаркой атмосферы в оранжерее с тропическими растениями. Если вы не создадите нужных условий, растения не зацветут.

Как и при выращивании редких орхидей, делегирование может быть эффективным лишь тогда, когда вы понимаете, что необходимо предпринять для стимулирования работы и получения наилучших результатов.

Спросите себя

Чтобы во всеоружии подойти к выбору исполнителей, достойных выполнения специфических заданий, дайте ответы на такие вопросы.

▲ Можете ли вы определить уровень знаний и навыков, которыми обладает каждый из кандидатов?

▲ Обозначили ли вы виды заданий, которые наиболее подходили бы для Тузов или Королей и Королев?

▲ Знаете ли вы, с какими поручениями без труда справятся Валеты при условии проведения минимального обучающего курса?

▲ Подготовили ли вы информацию, с которой необходимо ознакомить исполнителей?

▲ Понимаете ли вы важность психологической поддержки?

▲ Стараетесь ли вы максимально точно подобрать задания соответственно имеющимся у сотрудников навыкам?

Все получится, если…

• проанализировать способности разных сотрудников;

• определить, какие задания подходят для Тузов, Королей и Королев;

• выделить те поручения, которые при незначительной помощи могут выполнить Валеты;

• подготовить информацию, необходимую для успешного выполнения задания;

• понять важность поддержки и поощрения тем, кому поручено осуществление части ваших обязанностей;

• постараться поручить задание правильным исполнителям.

Инструктаж

Как только вы определили задания, подлежащие делегированию, и выбрали предполагаемых исполнителей, необходимо проинструктировать их, потому что они непосредственно будут заняты осуществлением работы.

Первичный инструктаж включает в себя характеристику общей картины, обсуждение деталей, определение стандартов, распределение конкретных задач и установление системы промежуточных отчетов о ходе выполнения задания.

Общая характеристика задания

Общие черты задания должны быть представлены в ходе ознакомления с поручением. Необходимо охватить три основных момента.

• Предполагаемые действия. Например: «Я бы хотел, чтобы вы взяли на себя организацию предстоящей презентации».

• Обоснование необходимости выполнения. «Мы обнаружили, что организация встреч с заказчиками поможет эффективнее продемонстрировать наши новые продукты».

• Роль задания в общем процессе. «Презентация формирует ключевой элемент нашей маркетинговой стратегии. Это очень важно, потому что позволяет придерживаться стандартов и развивать область специфических интересов различных потребителей».

После этого стоит персонализировать задание и добиться подтверждения согласия, приводя аргументы в пользу выбора именно этого специалиста и демонстрируя свою уверенность в его (ее) способностях выполнить это задание. Например: «Я сделал выбор в вашу пользу, потому что вы часто выражали желание получить дополнительные обязанности, и убежден, что вы на самом деле прекрасно выполните работу».

Следующий шаг – отметить реакцию человека относительно самой идеи. «Как вы относитесь к выполнению этого поручения?» Таким образом, у вас появится возможность оценить степень его (ее) желания приняться за работу. Это даст исполнителю право выразить любые сомнения, а вам – привести убедительные доводы в пользу своего выбора. Например: «Вы составляете отличные стандартные письма, и я думаю, что, поработай мы вместе над несколькими более сложными, вы бы с легкостью готовили их самостоятельно».

Обсуждение деталей

Как только обрисована общая картина, вы можете переходить к более глубокому обсуждению задания. Это означает детальное обговаривание всего, что включает в себя работа: какая предполагается степень ответственности, какие полномочия будут гарантированы. Например, если делегируется редактирование письма, вам необходимо более конкретно остановиться на описании таких моментов.

• Степень ответственности за выполнение поручения. «Я бы хотел, чтобы вы взяли на себя написание целевого письма. Вы будете ответственны за его отправку, равно как и за его сохранение в исходящей документации. Нужно будет проверить список всех потребителей и убедиться в том, что имеющиеся у нас данные актуальны на текущий момент».

• Содержание задания. «Если вы ознакомитесь со стандартным письмом и просмотрите каждый из двенадцати файлов с информацией о заказчиках, то получите представление о предыдущих запросах и сможете корректировать их требования в контексте текущих обстоятельств. После этого вы поймете, как отредактировать письмо так, чтобы оно подходило для каждого заказчика».

• Делегируемые полномочия. «Вы можете представиться как человек, ответственный за отношения с общественностью, дав таким образом понять, что сотрудничать следует непосредственно с вами».

Взаимное обсуждение предмета поручаемой работы дает возможность задействованным исполнителям получить ясное представление о предполагаемых действиях. Это вовлекает их в анализ возможных способов выполнения задания и позволяет сделать первые шаги в разработке стратегии и тактики его осуществления.

Описание истории вопроса

Наряду с ознакомлением с деталями задания необходимо дать людям представление о всем контексте работы, чтобы они не оказались вынуждены справляться с теми аспектами задания, к которым абсолютно не подготовлены. Важно помнить, что другие не видят такой же полной картины, как вы, поэтому исполнители должны получить исчерпывающую информацию об условиях, в которых выполняется задание – его возможные ловушки, уязвимые места возможных задействованных лиц и т. д. В случае с презентацией, к примеру, это будет включать:

• Краткую характеристику успешных предыдущих презентаций, с непременным упоминанием о допущенных ошибках: «В целом после нашего визита гостиница была в приличном состоянии, но арендованный нами проектор оказался поврежден, поэтому необходимо найти другого поставщика».

• Используемый формат: «Обычно мы делаем короткие презентации, в конце задаются вопросы, это дает возможность участникам выразить свои сомнения».

• Детали о месте проведения: «Зал, который мы обычно используем… Человек, с которым вам необходимо контактировать… Господин Биггинс довольно сложный человек, но его помощник, господин Уэпшот, очень компетентный специалист и может оказать нам значительное содействие и помощь».