Эльвира Вашкевич (2) - PowerPoint 2007. Эффективные презентации на компьютере

• Название: PowerPoint 2007. Эффективные презентации на компьютере
• Автор: Эльвира Вашкевич (2)
• Жанр: Программы
• Год: 2008
• ISBN: 978-5-91180-796-2

Сегодня, когда практически все делопроизводство перешло с бумажных рельсов на электронные, искусство создавать электронные презентации приобрело очень важное значение. Уже никого не впечатлят кипы бумаг, графиков и документов, иллюстрирующих успешность вашей компании. Сегодня в цене время – и с помощью этой книги вы научитесь его экономить! Прочитав ее, вы узнаете о том, как правильно спланировать презентацию, в каком порядке и виде представлять данные, как в максимально доступной и понятной другим людям форме преподнести даже самую сложную информацию. Кроме того, вы научитесь реализовывать все полученные знания на практике с помощью последней версии программы PowerPoint. С этой книгой ваш бизнес станет еще более успешным!

---

Аналогичные ограничения имеются для радиопередач (см. приложение 1).

Ответственность за исполнение и нарушение законодательства несет не только рекламопроизводитель или рекламораспространитель, но и рекламодатель (то есть заказчик программы) (см. приложение 1).

Этап первый. Определение целей и задач презентации

Когда мы пытаемся вытащить что-нибудь одно, оказывается, что оно связано со всем остальным.

Закон Муира[3]

Правильное определение целей и задач презентации – основа успеха. Если же цели и задачи сформулированы неверно, то естественным образом они окажутся недостижимыми. Рассмотрим, какие задачи можно решить с помощью такого инструмента, как презентация.

С помощью презентации можно:

• донести что-либо до аудитории;

• убедить в чем-либо аудиторию;

• заинтересовать аудиторию своим товаром;

• научить чему-либо аудиторию (к примеру, пользоваться новой моделью какой-либо техники);

• сформировать у аудитории определенный уровень знаний о продукте (товаре, услуге, идее);

• сформировать у аудитории и поддержать определенный образ компании, предлагающей продукты (товары, услуги, идеи);

• сформировать у аудитории определенные потребности и предложить способ их удовлетворения;

• отыскать среди аудитории покупателя, партнера или спонсора;

• стимулировать у аудитории работу мысли в требуемом направлении.

Как вы понимаете, если перед вами стоит задача заинтересовать аудиторию своим товаром, то не следует ее решать так, как решалась бы задача о стимулировании мысли. В первом случае речь идет о продажах, во втором – о мозговом штурме. Собственно говоря, задача сама диктует методы решения. Главное – не забывать прислушиваться к этой диктовке.

Любопытнее всего то, что многие желающие провести презентацию верно определяют задачу, но, когда дело доходит до определения цели презентации, отчего-то начинают смущаться. К примеру, если человеку, представляющему компанию по производству пылесосов, задать вопрос о цели презентации, то вполне можно услышать, что его компания с момента ее создания мечтала об улучшении экологической ситуации во всем мире и именно с этой целью занимается презентацией производимого ею оборудования для чистки ковров. Но ведь это в корне неверно! Можно допустить (и даже с большой долей вероятности), что изначальная задача компании заключается именно в уменьшении общего количества грязи в помещениях всего мира. Однако цель презентации будет совершенно другой. Компания просто желает продать как можно больше своего товара. Если на рынке подойти к любой торговке, отчаянно зазывающей покупателей, и спросить ее, почему она так старательно призывает всех прохожих и рекламирует свой товар, то она не станет рассуждать о благе всех и каждого в этом мире, а четко ответит: «Хочу продать!» И будет совершенно права. Все рекламное и презентационное расхваливание ею товара преследует лишь одну цель: как можно выше поднять уровень продаж.

Кстати сказать, если вдруг эта гипотетическая рыночная торговка начнет рассказывать об экологической ситуации, нехватке рабочих мест, желании осчастливить всех и каждого своим изумительным товаром, то подобные излияния вызовут лишь скептическую улыбку. Ведь всем ясно: торговка зазывает покупателей потому, что она хочет продать свой товар.

Но что такое презентация товара (продукта, услуги, идеи), как не подобное рыночное зазывание? Пусть другого уровня, пусть оформлено в соответствии с последними достижениями науки, техники и психологии. Пусть презентатор использует не собственные голосовые связки, а микрофон. Пусть он не сам придумывает шутки для своего доклада, а пользуется карманным помощником оратора.

Все это не изменяет самой сути: цели и у презентатора пылесосов, представляющего крупную компанию-производитель, и у рыночной торговки одинаковые. И не следует стесняться признаваться в этом. Ведь если цель формулируется как сохранение экологического баланса во всем мире, то ее, конечно, можно донести до аудитории и даже убедить слушателей в ее правильности, однако это нисколько не поможет продаже пылесосов.

В фильме «Чародеи» был приведен прекрасный рецепт для прохождения сквозь стену: чтобы пройти сквозь стену, требуется видеть цель и не замечать препятствия. Обратите внимание, в первую очередь – видеть цель\ Если же вы, подготавливая презентацию, не сможете ясно увидеть ее цель, то вместо прохождения сквозь стену предрассудков, внушенных представлений, стереотипов и конкурентных товаров, существующих в сознании каждого человека, вашей будущей аудитории, вы добавите к этой стене еще один ряд кирпичей, не достигнув своей цели.

Определив цели и задачи презентации, можно переходить к следующему этапу.

Этап второй. Определение целевого и количественного состава аудитории

Машинная программа выполняет то, что вы ей приказали делать, а не то, что бы вы хотели, чтобы она делала.

Третий закон Грида[4]

Это не такой простой этап, как может показаться с первого взгляда. Для преодоления этого этапа требуется информация и ее анализ. Не думайте, что главное – подготовить доклад, который будет, с вашей точки зрения, верным и соответствующим целям и задачам презентации. Представьте, что вам требуется провести презентацию общей теории относительности Эйнштейна. При этом основной целью презентации будет являться обучение аудитории и стимулирование мышления. Казалось бы, все просто. Ведь общая теория относительности и в Африке такая же, как в России. Однако, не проанализировав состав аудитории, вы можете не только не достигнуть поставленной цели и не решить необходимой задачи. В итоге ваша презентация вовсе может оказаться обычным сотрясением воздуха и замечательным снотворным для аудитории. Ведь если вы подготовили презентацию на высоком профессиональном уровне, включили в нее всю необходимую информацию и наглядные пособия, но рассчитывали на аудиторию, состоящую как минимум из выпускников факультета теоретической физики, а начав презентацию, обнаружили, что ваша аудитория – школьники, то великолепный доклад для них ничего не будет значить. Они попросту не поймут, о чем речь. Может получиться и с точностью до наоборот: вы рассчитывали на школьников, а к вам явились академики. И как бы великолепно вы ни знали предмет презентации, ее можно считать загубленной в самой основе.

Для наилучшего анализа будущей аудитории можно рекомендовать список вопросов, ответив на которые можно представить себе будущих слушателей и подготовить презентацию, учитывая их особенности:

• сколько человек будет присутствовать на презентации;

• где работают эти люди;

• средний возраст вашей аудитории;

• образование;

• семейное положение;

• социальный статус;

• какую музыку они предпочитают;

• какая цветовая гамма покажется им наиболее приятной;

• для чего им нужна информация, которую вы собираетесь сообщить;

• что они знают о предмете презентации;

• каковы их желания и цели;

• что вы хотите от них;

• что они хотят от вас;

• что они могут думать о предмете вашей презентации;

• какие специальные вопросы могут их волновать.

Данный список вопросов можно расширить, чтобы как можно более полно представить будущий состав аудитории. Ответы на эти вопросы помогут вам составить портрет типового слушателя, определить предпочтительный стиль презентации (лекция, демонстрация, шоу и т. д.) и подготовить презентацию таким образом, чтобы этот слушатель заинтересовался предлагаемой ему информацией.

Приведу простой пример. Как-то мне довелось наблюдать презентацию автомобиля на автомобильной выставке. В качестве стиля презентации было выбрано шоу, помощниками презентатора были симпатичные девушки, весьма легко одетые, звучала танцевальная музыка, и девушки вполне профессионально изображали танец с шестом. Казалось бы, подобный стиль презентации автомобиля должен был привлечь толпы зрителей. Но нет. Все дело в том, что представляемый автомобиль был классической семейной моделью и потенциальные его покупатели присутствовали на выставке вместе со своими драгоценными половинами. Как вы понимаете, ни одна женщина не позволит мужу подойти к автомобилю, представляемому подобным образом. Более того, она будет изо всех сил сопротивляться покупке этой модели, даже если увидит ее потом в салоне с весьма привлекательной ценой на лобовом стекле. Просто потому, что данный автомобиль прочно свяжется в сознании с танцующими весьма легко одетыми девушками. Думаю, что психологическую подоплеку такого поведения объяснять не требуется. Но обратите внимание на результат: тщательная подготовка презентации и затраченные на нее немалые деньги привели не к повышению продаж, как планировалось, а, напротив, к снижению. Ведь потенциальные покупатели даже не могли подойти и рассмотреть предлагаемый автомобиль, а те посетители выставки, которые любовались замечательной работой помощниц презентатора, были потенциальными покупателями не семейной модели автомобиля, а спортивной.