Дарья Гусятникова - Кадровая служба без кадровика

• Название: Кадровая служба без кадровика
• Автор: Дарья Гусятникова
• Жанр: Делопроизводство, офис

Практические рекомендации, изложенные в данном пособии, позволят быстро и правильно наладить «с нуля» кадровый учет на предприятии, избежать типичных ошибок и нарушений трудового законодательства. Книга содержит правила приема и увольнения работников, порядок оформления таких важных кадровых документов, как личная карточка работника, трудовая книжка, трудовой договор и договор о полной материальной ответственности, штатное расписание и других. Автор рассматривает вопросы правильного учета и хранения данных документов, а также особенности кадрового учета у индивидуальных предпринимателей. Все положения и рекомендации разработаны с учетом последних изменений, внесенных в Трудовой кодекс РФ Федеральным законом от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ.

Данное пособие составлено для руководителей, главных бухгалтеров организаций малого и среднего бизнеса, где не предусматривается деятельность кадровых служб. В приложении содержатся образцы кадровой документации практически на все случаи деятельности организации.

---

2. Положение об оплате и стимулировании труда работников. Данный документ также разрабатывается и утверждается работодателем в лице его представителя руководителя предприятия. Необходимость в указанном документе возникает в том случае, если на предприятии имеются системы оплаты труда, отличающиеся от обычных должностных окладов, установленных штатным расписанием. Так, например, в случае повременной системы оплаты труда необходимо установить ставку оплаты труда работников в единицу времени. В случае необходимости и желания дифференциации оплаты труда в указанном документе можно установить различные коэффициенты (например, за продолжительность работы на данном предприятии), надбавки (в случае расширения зон обслуживания и т. п.). Кроме того, указанный документ позволяет установить систему премирования, которая может зависеть от различных показателей, применимых к данному предприятию. Например, определенный процент в случае выполнения плана продаж, или в случае заключения определенного количества договоров, и т. п. Такой документ позволяет гибко регулировать систему оплаты труда на предприятии, стимулировать работников к успехам в труде и повышать производительность труда в целом.

Как правило, Положение об оплате и стимулировании труда работников также состоит из нескольких разделов, в качестве примерной структуры может быть названа следующая:

а) Общие положения (в данной части определяется система оплаты труда, указываются цели установления именно такой системы оплаты труда, в качестве которых могут быть, например, названы, повышение мотивации к труду работников, обеспечение материальной заинтересованности работников в улучшении качественных и количественных результатов труда, стимулирование творческого и ответственного отношения к работе.

б) Характеристика системы оплаты труда (в данном разделе необходимо изложить основные условия и принципы выбранной системы оплаты труда, указать конкретный расчет, привести необходимые коэффициенты и ставки)

в) Надбавки (указываются случаи, при которых работнику может быть назначена надбавка, может быть также указано, что надбавка устанавливается в твердой денежной сумме или в процентном отношении к месячному (должностному) окладу на определенный срок или на срок действия трудового договора и т. п.)

г) Премирование (указываются виды и размеры премий, которые предусмотрены на данном предприятии, случаи премирования работников может быть также указаны определенные даты, к которым приурочивается выплата премия или достижение определенных периодов работы, например, по итогам года и т. д.).

3. Штатное расписание. Форма указанного документа утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05. 01. 2004 г. – унифицированная форма № Т-3. В соответствии с разъяснениями, изложенными в вышеназванном Постановлении, штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

В графах 6–8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

При невозможности заполнения организацией граф 5–9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы санного двумя сторонами – руководителем предприятия и работником заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.)

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.

4. Соглашение о неразглашении коммерческой тайны организации. Составление данного документа является исключительной инициативой работодателя и не носит обязательного характера. Однако наличие указанного соглашения актуально в том случае если работник в процессе работы имеет доступ к определенным сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия. Этот документ оформляется в виде соглашения и подписывается обеими сторонами. К коммерческой тайне организации в частности могут относиться: сведения (информация) содержащиеся в каталогах, прайс-листах, входящих и исходящих документах организации; сведения о поставщиках организации, в том числе: адрес места жительства, номер телефона менеджера, дилерская цена, условия и порядок расчетов, условия поставок, тексты договоров, инструкций, правил и положений о продаже и поставке, количество заключенных договоров и т. п.; сведения (информация) о партнерах – юридических лицах организации, в том числе: финансовые взаимоотношения с заказчиками, исполнителями, продавцами и покупателями, порядок и форма расчетов, банковские и иные реквизиты; сведения (информация) о партнерах физических лицах организации, в том числе: фамилия, имя, отчество, паспортные данные, адрес места жительства, номер телефона, место работы, номенклатура и объем закупок, форма и порядок взаиморасчетов; результаты финансово-хозяйственной деятельности организации в том числе: объем закупок и продаж, оборот предприятия; состояние склада, объем товарных запасов и др. Указанные сведения (информация) являются собственностью организации и не подлежат разглашению (передачи или использованию), в том числе в виде копий документов, третьим (юридическим и физическим) лицам без письменного согласия руководителя Организации.

В указанном документе также могут быть указаны сведения, которые в соответствии с действующим законодательством не могут являться коммерческой тайной.

5. Положение о порядке обработки персональных данных работников, их правах и обязанностях в этой области. Порядок создания указанного документа, его утверждение, а также содержание практически не установлены законодателем. В ТК РФ лишь имеется ссылка на то, что с указанным документом под роспись должны быть ознакомлены все работники предприятия. Из этого можно сделать однозначный вывод об обязательности присутствия данного положения в кадровом учете любого предприятия. Утверждается данный документ, как и вышеперечисленные локальные нормативные акты руководителем предприятия, после чего предъявляется для ознакомления работникам. В указанном документе должна быть зафиксирована вся процедура получения персональных данных от работника, их использования и хранения. Должен быть определен конкретный перечень документов (их копий), который предприятие получает от работника при его поступлении, какие документы должны быть представлены работником впоследствии. Должен быть также отражен порядок хранения указанных данных в связи с изменением своих паспортных данных, составе семьи т. п. Кроме того, могут быть указаны также права и обязанности работодателя в связи с заключением данного договора. Обязательным условием вышеназванного положения является ответственность сторон и третьих лиц, виновных в нарушении трудового законодательства, локальных нормативных актов предприятия в области использования и защиты персональных данных работника.

1.5. Журналы по кадровому учету (журнал учета работников, журнал учета трудовых договоров, журнал приказов и т. п.)

С целью систематизации информации по кадровому учет на предприятии рекомендуется ведение журналов по кадровому учету, среди которых можно назвать следующие: