Дарья Гусятникова - Кадровая служба без кадровика

• Название: Кадровая служба без кадровика
• Автор: Дарья Гусятникова
• Жанр: Делопроизводство, офис

Практические рекомендации, изложенные в данном пособии, позволят быстро и правильно наладить «с нуля» кадровый учет на предприятии, избежать типичных ошибок и нарушений трудового законодательства. Книга содержит правила приема и увольнения работников, порядок оформления таких важных кадровых документов, как личная карточка работника, трудовая книжка, трудовой договор и договор о полной материальной ответственности, штатное расписание и других. Автор рассматривает вопросы правильного учета и хранения данных документов, а также особенности кадрового учета у индивидуальных предпринимателей. Все положения и рекомендации разработаны с учетом последних изменений, внесенных в Трудовой кодекс РФ Федеральным законом от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ.

Данное пособие составлено для руководителей, главных бухгалтеров организаций малого и среднего бизнеса, где не предусматривается деятельность кадровых служб. В приложении содержатся образцы кадровой документации практически на все случаи деятельности организации.

---

Также в трудовом договоре должно быть в обязательном порядке оговорено является ли указанное место для работника основным местом работы или работой по совместительству.

Одним из существенных условий трудового договора является условия об оплате работника. В случае если штатным расписанием, иными локальными актами организации предусмотрены дополнительные выплаты в пользу работника, надбавки, льготы и т. д., они также должны быть указаны в трудовом договоре. При этом заработная плата работника не должна быть менее минимального размера оплаты труда, который устанавливается соответствующими нормативными актами.

Помимо существенных условий труда, перечисленных выше в трудовой договор могут быть включены также иные условия и положения, которые более подробно и детально определят особенности работы в данной организации. Так, например, в случае если должность работника может предусматривать в дальнейшем его обучение или повышение его квалификации за счет работодателя, то возможно включение в трудовой договор условия об обязанности работника отработать после обучения определенный (установленный договором) срок или в случае увольнение по инициативе работника до истечения указанного срока возместить работодателю все понесенные в связи с этим убытки. Кроме того, в трудовом договоре может быть отражено, кому непосредственно должен подчиняться работник во избежание в дальнейшем конфликтных ситуаций.

В случае если работодатель сочтет необходимым, в трудовом договоре может быть также оговорены обязанности работника, связанные с неразглашением коммерческой тайны. Либо указанный документ может быть составлен отдельно и являться неотъемлемой частью трудового договора, о чем в последнем должна быть в обязательном порядке сделана ссылка на наличие приложения.

2.4. Приказ о приеме на работу

После того, как будет заключен трудовой договор, необходимо издать приказ о приеме работника на работу. Содержание приказ работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Его форма и рекомендации по ее заполнению утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление Госкомстата РФ от 05. 01. 2004 г.) – форма № Т-1. Если в один день на работу принимается сразу несколько претендентов, то возможно использование унифицированной формы № Т-2, предусматривающей форму приказа (распоряжения) о приеме работников на работу. В соответствии с вышеуказанными рекомендациями по заполнению формы приказа о приеме работника (работников) на работу при оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника (ов) на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работником (ами) трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» (форма № Т-1) или «Период работы» (форма № Т-1 а) строка (графа) «по» не заполняется.

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику (ам) под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). Под надлежаще заверенной копией в данном случае понимается копия приказа, подписанная руководителем организации (или лицом, имеющим на это полномочия) и заверенная печатью организации.

2.5. Оформление трудовой книжки

На основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу вносится запись в трудовую книжку работника. В случае, если трудовой договор заключается работником впервые, то возникает необходимость в оформлении трудовой книжки в данной организации. Правила ведения и заполнения трудовых книжек в организации установлены Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее по тексту – Постановление Минтруда РФ «Об утверждении инструкции…») и Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» с изменениями от 6 февраля 2004 г. (далее по тексту – Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках»). В соответствии с указанными нормативными актами оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника.

Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.).

Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т. п.).

Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т. п.).

Профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации, в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. Записи производятся аккуратно, перьевой или гелиевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т. п.

При внесении записи о приеме работника на работу необходимо придерживаться следующего порядка. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. Записи дат производятся арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г. в трудовой книжке делается запись: «05.09.2003». В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

В случае приема на работу работника по совместительству, как уже указывалось выше трудовая книжка им не предоставляется, но по его желанию запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В качестве такого документа может быть предъявлена справка о работе в организации, с указанием ее полного и сокращенного наименований, должности работника, даты его приема на работу, а также основания приема на работу и реквизитов указанного документа. Указанная справка должна быть подписана руководителем организации или иным лицом, имеющим на это полномочие, и заверена печатью организации. Так же в качестве документа, подтверждающего принятие работника на работу по совместительству, может являться надлежащим образом заверенная копия приказа о его приеме на работу. В случае необходимости внесения записи о работе по совместительству в трудовую книжку работника необходимо в графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки поставить порядковый номер записи, в графе 2 указать дату приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 сделать запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указать наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.