Наталья Сидорова - Тайм-менеджмент, 24 часа – это не предел

• Название: Тайм-менеджмент, 24 часа – это не предел
• Автор: Наталья Сидорова
• Жанр: Корпоративная культура, бизнес

В последнее время проблема нехватки времени становится все более актуальной. Стрессы и перегрузки на этой почве преследуют современного менеджера. Данная книга поможет избежать этой ситуации. В ней приводятся конкретные рекомендации по повышению эффективности планирования, координации и оптимизации работы. Издание предназначено для руководителей всех уровней, предпринимателей, психологов, студентов всех специальностей, слушателей школ бизнеса. Также все предложенные рекомендации окажут определенную пользу широкому кругу читателей, которые решили перейти от хаотичного продвижения в сторону поставленных целей к четко выстроенному и работающему стратегическому плану действий. Успех в каждом деле – вот что станет основным результатом системного подхода к планированию и организации собственного времени и стиля жизни.

---

Формы внутрифирменного планирования. Одной из особенностей планирования является повсеместное использование программно-целевого подхода, который предполагает необходимость точного формулирования целей организации и их взаимосвязи с ресурсами. Обычно цели формируются в расчете на длительную перспективу для определения основных направлений программ развития организации. Одновременно формируются четкие задачи для каждого отдела компании, что отражает их место и роль в достижении общих целей. Таким образом, определяются не только общий объем прибыли и норма рентабельности, но и многие нормативные показатели, участвующие тем или иным образом в осуществлении функций маркетинга, финансирования и др.

Итак, в разрабатываемых компаниями планах (как стратегического, так и текущего назначения) формулируются основные задачи хозяйственной политики на установленный период и конкретные способы их решения: просчитываются необходимые для этого материальные и финансовые ресурсы, а также методы их наиболее эффективного использования в складывающихся на рынке условиях. Другими словами, планирование ориентируется на обеспечение взаимосвязи между целями и ресурсами, определение последовательности средств и методов наиболее эффективного достижения поставленных задач и вытекающих отсюда последствий в рамках каждой хозяйственной группы всей организации.

Организационно процесс централизованного планирования в большинстве крупнейших компаний осуществляется сверху вниз. Такая организация процесса планирования подтверждает централизацию важнейших решений в сфере планирования в высшем звене управления фирмы и дает определенную самостоятельность производственным отделам в разработке календарных планов на основе показателей, одинаковых для всей компании.

Основные службы планирования существуют практически во всех крупных организациях. Однако организационно и структурно центральная служба может иметь разную структуру и отличаться по характеру своих функций. В некоторых фирмах функции центральной службы планирования возлагаются на отделы планирования, подчиненные другим центральным службам. В производственных отделах аппарат планирования состоит из отдела планирования, в функции которого входит разработка месячных, квартальных, полугодовых и годовых, сводных и текущих производственных планов по отделу в целом. Обычно эти планы обобщаются показателями, полученными от каждого подразделения.

Препятствия для планирования. В реальности деятельность администрации не всегда эффективна, востребована или оценена.

Существуют препятствия и барьеры для планирования, которые нужно находить, выявлять, а после пытаться их обойти или устранить.

Наиболее часто негативное влияние оказывают следующие моменты:

1) стратегии компании не полностью или недостаточно разработаны на самом высоком уровне, что затрудняет разъяснение и понимание целей подразделениями и отделами;

2) высшее звено руководства не раскрывает полностью необходимую информацию о целях компании, что не позволяет отделам готовить свои собственные конкретные предложения и лучше представлять поле деятельности;

3) менеджеры более низких уровней недостаточно серьезно относятся к работе, не считая выполнение плана своей прямой обязанностью, так как они не принимали непосредственного участия в их разработке;

4) планы часто громоздки, скучны и неинтересны, что провоцирует у персонала негативное к ним отношение и не вызывает стремления их выполнять;

5) некоторые с опаской относятся к очевидной жесткости плановой системы, понимая, что планирование осуществляется специалистами, у которых нет реального видения повседневной жизни отделов.

2.3. Инструменты успешного планирования

Эффективное планирование – это планирование, которое предполагает и ускоряет перемены, способствующие прогрессу. Теоретически многие действия и операции подпадают под это понятие. Какие-то из них мелкомасштабные и тривиальные, какие-то грандиозные и новаторские. Если цели доступны, хорошо понятны и определены и каждый знает, что, как и когда надо делать, чтобы их достигнуть, если есть программа дальнейших действий, планирование может нести с собой перемены, важные и значительные.

Любое планирование работы или деятельности служит разработкой комплекса действий по достижению определенной цели.

Выбор целей так же взаимосвязан с планированием, как и вытекающая из этого их реализация. И в том и в другом случае нужно планировать свою деятельность так, чтобы это максимально приближало к поставленной цели, т. е. обеспечивало целесообразность планирования.

Отличным примером, как ни удивительно, является именно планирование собственной жизни. Если призадуматься, то и для тебя планирование собственной жизни может оказаться довольно сложной задачей, несмотря на то что уж именно ты, как никто другой, знаешь, как тебе жить и к чему стремиться. Каждый человек хочет жить хорошо во всех смыслах этого слова, поэтому планирование своей жизни должно, в принципе, быть естественным делом.

В реальной жизни, как показывают многолетний опыт и исследования, дело обстоит вовсе не так просто, как должно бы. Кроме того, если уж говорить откровенно, лишь немногие из нас действительно целенаправленно планируют свое будущее, пытаясь предотвратить или избежать непредвиденных неприятных случайностей, по крайней мере, по отношению к себе, любимому, что уж говорить о большей части, которая даже не знает, что будет завтра, и, как это ни парадоксально, не хочет знать. Именно такие люди оправдываются тем, что планирование жизни лишает ее остроты и естественности, возможности импровизировать и принимать альтернативные решения. Эти понятия давно устарели и канули в лету вместе с методиками, это пропагандирующими. Планирование сегодня совсем не означает определения окончательных решений, касающихся нашего будущего. Как раз наоборот, с помощью плана ты можешь создать себе хорошую основу для того, чтобы твое будущее имело достаточное количество альтернатив для самовыражения в любых ситуациях, даже в условиях неожиданно изменяющейся обстановки. При планировании своей жизни прежде всего советую тебе определить личные цели, которые и станут ориентирами твоей деятельности на будущее.

Известное высказывание гласит: «Делай свою жизнь сам, а не жди, пока кто-нибудь другой за тебя это сделает». При планировании своей жизни мы обычно пытаемся активно изменить ее, стремимся управлять собой, а зря, между прочим, это и ограничивает, притупляя вкус к жизни.

Целями планирования жизни обычно являются:

1) поиск самых подходящих способов ее благоустройства;

2) нахождение рабочего места, отвечающего личным интересам, потребностям, но не выходящего за границы собственных возможностей;

3) усиление мотивации к работе и «недавание» ей возможности упасть до нуля на разных этапах жизни;

4) помощь в самосовершенствовании.

Планируя свою жизнь, человек стремится к целесообразному, полезному использованию своих сил. Каждый уже понял, что если не будешь использовать полученных знаний, умений и навыков, то они постепенно забудутся, растеряются или будут просто не нужны.

Итак, запоминай, какие шаги нужно делать, чтобы успешно планировать собственную деятельность:

1) четко формулировать цели своей будущей деятельности, для которой, собственно, ты и осуществляешь планирование. Так, говоря конкретнее, при планировании жизни объект планирования не один, и их надо группировать, чтобы не тратить свои силы зря. Объекты планирования, естественно, пересекаются друг с другом, в принципе, это не имеет значения, но может быть на руку. Главное, не забудь, что нельзя планировать какой-либо из объектов отдельно от других;

2) в отношении каждого из объектов планирования соблюдать такую последовательность:

а) объективный анализ и оценка существующего положения;

б) формулировка целей;

в) нахождение средств для достижения целей;

г) поиск и взвешивание альтернативных возможностей;

д) прогнозирование препятствий и принятие мер для снижения их воздействия;

е) уточнение операций, определение порядка их важности и времени исполнения;

ж) разделение средств на конкретные работы со сроками;

з) контроль.

Кроме того, уже давно выявлено множество правил планирования, следуя которым, ты должен значительно повысить эффективность планирования деятельности.

1. Прежде всего нужно поставить себе цель – это есть самое важное условие начала любого планирования. Цель должна быть реальной и отвечать твоим возможностям.

2. Составь себе перечень возможных условий и факторов, которые могут оказать на твой план то или иное влияние.

3. Попытайся сгруппировать и адаптировать их таким образом, чтобы они максимально отвечали потребностям поставленной тобой цели.