Сергей Бердышев - Организация выставочной деятельности

• Название: Организация выставочной деятельности
• Автор: Сергей Бердышев
• Жанр: Маркетинг, PR, реклама
• Год: 2008
• ISBN: 978-5-394-00136-9

Настоящее издание посвящено правовым, техническим, управленческим и бухгалтерским вопросам организации и проведения выставочной деятельности. Книга затрагивает такие существенные моменты, как бюджетирование выставки, управление затратами, кастинг и тренинг персонала и т. д. Уделено внимание и недостаточно освещенным в литературе сторонам выставочной деятельности: дизайну павильона, выбору музыки, еде и напиткам, одежде, косметике и бодиарту для стендистов.

Издание рассчитано в первую очередь на маркетологов и рекламистов, а также на студентов, обучающихся по специальностям 350700 «Реклама» и 350400 «Связи с общественностью».

---

Выставочный организатор (или организатор выставки) – это зарегистрированная в соответствии с российским законодательством организация, основным видом деятельности которой является подготовка и проведение выставочных мероприятий как в нашей стране, так и за рубежом.

Экспонент – физическое или юридическое лицо (по тексту– предприятие), использующее за плату или на иных условиях выставочную площадь от выставочного организатора в целях демонстрации своей продукции, работ, услуг в ходе проведения выставочного мероприятия. То же, что и участник выставки.

Выставочная площадь – совокупное пространство городской либо иной антропогенной среды, как-либо обособленное и используемое под осуществление выставочной деятельности: ради размещения экспозиций, приема посетителей и т. д. При этом выставочный организатор может либо (а) быть владельцем выставочных площадей либо (б) организовывать выставочно-ярмарочные мероприятия на арендуемых выставочных площадях.

Застройка – обустройство выставочной площади посредством специальных конструкций для выполнения ею своих прямых функций. При монтаже на выставочной площади выставочного стенда принято говорить о застройке стенда.

Экономическая эффективность – соотношение прироста реальных доходов предприятий и финансовых поступлений в бюджеты различных уровней вследствие реализации выставочных программ и/или мероприятий к затратам на осуществление выставочной деятельности.

Мультипликативный эффект – влияние развития выставочной деятельности на показатели экономического, социального и культурного благополучия страны. Из экономических факторов следует назвать: (а) устойчивый рост спроса на продукцию и услуги соответствующих отраслей, (б) увеличение объемов продаж, (в) увеличение объема налоговых поступлений в бюджеты различных уровней, (г) развитие отраслей инфраструктуры и смежных отраслей. Суммирование выгод от проявлений мультипликативного эффекта в сличении с калькуляцией расходов позволяет найти экономическую эффективность выставочной деятельности.

3. Целевые установки в выставочной деятельности

3.1. Цель организации выставки

Организация крупной выставки, с участием многих экспонентов, очень дорогое мероприятие. Однако небольшая фирма может позволить себе персональную выставку на специально арендованной площади или даже на собственной территории, если располагает помещениями для размещения экспозиций и приема посетителей. Ниже пойдет речь именно об организации небольших персональных выставок/ярмарок, поскольку такая информация – в виду финансовой доступности мероприятия для многих предприятий, несомненно, окажется полезной.

Прежде чем принять решение о выставке, требуется однозначно определиться с целями ее проведения. Если бизнесменом поставлена, четко сформулирована только одна цель, то от затеи надлежит отказаться по причине неоправданности больших затрат. Тем не менее главная цель мероприятия может быть только одна: все прочие окажутся второстепенными. Выставочная деятельность в целом ориентирована на обеспечение сбыта товаров, то есть стенд в каком-то смысле функционирует как краткосрочная торговая точка. Однако это нельзя признать главной целью выставки/ярмарки. Сегодня наиболее важной задачей, реализуемой в ходе выставочной деятельности, является совершенствование имиджа фирмы-экспонента.

Вопрос об организации выставки для улучшения собственного имиджа решается с учетом двух следующих факторов:

а) наличия тенденции к организации и/или участию в выставках среди предприятий той же отрасли;

б) масштаба использования выставок компаниями-конкурентами в качестве средства продвижения своей продукции на рынке.

В сложившихся условиях крупные предприятия проводят выставки с использованием больших стендов, причем делают это систематически. Задачей таких выставок является привлечение главным образом новых деловых партнеров, то есть направленность мероприятий трактуется как В2В. Малые и средние предприятия, напротив, организуют выставки нерегулярно и ограничиваются небольшими затратами на выставочное оборудование. Такие мероприятия призваны привлечь пристальное внимание деловых кругов, но в действительности ориентированы не на предпринимателей, а более на непосредственных покупателей, которые посещают мероприятие как ярмарочное шоу (В2С).

Совмещение двух задач весьма затруднительно, подобное возможно лишь в ходе демонстрации товара с совершенно особенными свойствами, например, автомобилей. Так, всемирно известен автомобильный салон в Женеве (функционирует с 1904 г.), который представляет собой отраслевую ярмарку, где реализуются образцы автомобилей, заключаются контракты на крупные закупки, совершаются иные сделки по части производства и сбыта престижных моделей и новинок автотранспорта, а также проводится рекламная информация в поддержку фирм-экспонентов.

Организация выставок является для компании способом:[19]

• завоевать известность в определенных кругах, добиться инвестиционных вливаний в свою деятельность, наладить тесные обоюдовыгодные отношения с местной администрацией и ассоциациями предпринимателей;

• найти хороших специалистов для дальнейшего плодотворного сотрудничества;

• встретиться в несколько неформальной обстановке и наладить постоянные контакты с руководителями других крупных мероприятий, которые могут оказаться заинтересованы в проведении совместных презентаций;

• создать устойчивый имидж и не сходить со страниц газет, выбившись в местные ньюсмейкеры от делового мира.

3.2. Принятие решения об организации выставки

Принятие решения об участии в ярмарке или выставке предшествует подготовительному этапу и, в известном смысле слова, открывает его. Окончательную позицию по данному вопросу можно принять лишь с учетом всех ценовых и технических факторов. При этом будущий организатор обязан принять во внимание следующие моменты:

1. Размер общей экспозиционной площади – от этого зависит масштаб мероприятия и число участников; если площадь слишком мала при больших (по бюджету фирмы) затратах на нее, то целесообразнее отказаться от задумки.

2. Степень известности выставки – от этого фактора зависит отдача, то есть способность вернуть вложенные в мероприятие средства с получением дополнительного дохода.

3. Тематика выставки – этот фактор в немалой степени влияет на популярность события (при его анализе учитывается ситуация в отрасли в целом). На первый взгляд определиться с тематикой просто: надо показывать то, что производишь. Но это не верно. Хорошо спланированная выставка нуждается в однозначно очерченной теме, в соответствии с которой проводится подготовка экспонатов – нужного вида и количества, чтобы образовать некую гармоничную последовательность; от этого, в свой черед, зависит выбор стенда, монтажных конструкций, подсветки, рекламы.

4. Успехи крупных организаторов выставок в регионе за предыдущие годы – это ценный опыт, который нужно использовать; если ничего подобного в регионе не наблюдалось стоит задаться вопросом, как повлияет на клиентуру подобный «маркетинговый прецедент»?

5. Время проведения выставки – фактор анализируется в двух аспектах: (1) события в хозяйственной и культурной жизни города/региона и (2) собственный календарный план производства и сбыта предприятия-организатора; закрытие этого вопроса повлияет на составление графика контактов с прессой, агентами, партнерами, местной администрацией и другими заинтересованными лицами.

Важно отметить, что влияние мероприятия на имидж и прочие тонкости выступают по сути дела окольными путями к достижению трех ведущих целей компании, обусловивших потребность в организации выставки:

• подготовка продаж;

• осуществление продаж;

• поддержание продаж.

Таким образом, принятие решения во многом обусловлено правильной оценкой экономической эффективности предстоящего мероприятия.

3.3. Экономическая эффективность выставок

Существует два типа экономической эффективности, что важно иметь в виду при принятии решения. Во-первых, это быстрое заключение контрактов с получением в обозримой перспективе «живых денег», что означает обеспечение финансовой стабильности и высокую ликвидность активов. В данном случае эффективность выставки предполагает то, что в послевыставочный период фирма не оказывается на мели, но своевременно восстанавливает денежную массу для покрытия текущих расходов.

Во-вторых, эффективность может выражаться в заключении долгосрочных контрактов, что означает высокую занятость фирмы на год-два вперед. Подобная эффективность выгодна предприятиям, которые не стремятся быстро восстановить прежний объем денежной массы, поскольку их финансовое администрирование и без того успешно. Добиться такой эффективности означает обеспечить финансовую стабильность не сиюминутную, а в отдаленной перспективе за счет будущих поступлений. Подобная коммерческая тактика отвечает стратегии устойчивого развития (sustainable development).