Сергей Бердышев - Организация выставочной деятельности

• Название: Организация выставочной деятельности
• Автор: Сергей Бердышев
• Жанр: Маркетинг, PR, реклама
• Год: 2008
• ISBN: 978-5-394-00136-9

Настоящее издание посвящено правовым, техническим, управленческим и бухгалтерским вопросам организации и проведения выставочной деятельности. Книга затрагивает такие существенные моменты, как бюджетирование выставки, управление затратами, кастинг и тренинг персонала и т. д. Уделено внимание и недостаточно освещенным в литературе сторонам выставочной деятельности: дизайну павильона, выбору музыки, еде и напиткам, одежде, косметике и бодиарту для стендистов.

Издание рассчитано в первую очередь на маркетологов и рекламистов, а также на студентов, обучающихся по специальностям 350700 «Реклама» и 350400 «Связи с общественностью».

---

Арендная плата формируется преимущественно из цены на 1 кв. м выставочной площади, но и блок издержек нельзя назвать простым, он многокомпонентен. Сюда также причисляют добавочные удобства, к которым относятся:

а) стоимость пропусков на право входа персонала фирмы-экспонента в пределах квоты;[36]

б) стоимость общей охраны территории;

в) стоимость общего электроосвещения закрытых выставочных площадей и открытой территории;

г) стоимость одного экземпляра каталога выставки (при условии участия в этом каталоге);

д) стоимость вывоза мусора и строительных отходов из специально отведенных мест в период монтажа, работы и демонтажа экспозиции;

е) иные дополнительные услуги.

Стоит заметить, что арендная плата и издержки по стенду являются двумя ключевыми факторами, влияющими на величину бюджета выставки. Чтобы мероприятие прошло успешно, на этих двух факторах нельзя экономить.

5.2. Калькулирование себестоимости выставки

Если фирма выступает организатором выставки и при этом реализует выставочные услуги, то осуществление такой фирмой выставочной деятельности может рассматриваться либо как основное, либо как вспомогательное производство. Это влияет на способ калькулирования себестоимости мероприятия, принимаемый в целях бухгалтерского учета.

Предположим, выставочная деятельность для компании является доминирующей над всеми остальными и поглощает максимум средств, причем расходы покрываются благодаря поступлениям от экспонентов (платежам за участие в событии, подготовленном данной компанией). Тогда исчисление себестоимости события должно вестись на синтетическом счете бухгалтерского учета 20 «Основное производство». Здесь суммируются прямые производственные затраты, связанные с закупкой материалов, сооружением павильонов и иным обустройством выставочной территории, амортизацией основных средств, оплатой труда персонала, расчетами с поставщиками, посредниками и подрядчиками.

Формирование статей калькуляции, обобщение которых мы имеем на счете 20, происходит на другом синтетическом счете бухгалтерского учета – счете 25 «Общепроизводственные расходы». На этом счете выделено множество субсчетов, каждый по определенному виду издержек. Это позволяет не ошибиться в расчетах, не перепутать назначение тех или иных сумм, особенно если они одинаковы. Когда выставка будет закрыта, бухгалтер всю информацию с кредита субсчетов счета 25 перекачивает в дебет счета 20, обобщая цифирь и получая тем самым окончательную величину фактической себестоимости выставочного проекта.

Основанием для записей на субсчетах счета 25, равно как и на остальных счетах бухгалтерского учета, служат первичные учетные документы, которые в свою очередь имеют своим основанием контракты (договоры). В настоящем пособии много места уделено знакомству с различными договорами, имеющими широкое хождение в выставочной деятельности.

Одним из главных документов, более всего влияющим на величину себестоимости выставочного проекта, является договор поставки: организатору выставки подчас требуется большое количество строительных и отделочных материалов, инструментарий, специальные мебель и оборудование, электроустройства и электроматериалы и т. д. На поставку партий таких товаров в определенные сроки, согласованные с графиком подготовки к выставке, как раз и заключается договор поставки. В некоторых случаях поставщик не имеет возможности обеспечить доставку всего заказа, так что компании приходится одновременно заключать договор с автотранспортным предприятием, специализирующемся на грузоперевозках. Такая организация возьмет на себя доставку материалов со склада поставщика. Текст двух данных документов будет рассмотрен ниже.

Договор поставки № […]

[Наименование организации], именуемое в дальнейшем «Поставщик», в лице директора Имярек, действующего на основании Устава, с одной стороны, и [наименование организации], именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице директора Имярек-2, действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.

1. Предмет договора

1.1. Поставщик обязуется передавать в собственность покупателю товары, указанные в п. 1.2 настоящего договора, в указанные в настоящем договоре сроки, а покупатель обязуется принимать указанные товары и своевременно производить их оплату на условиях настоящего договора.

1.2. Предметом поставки являются следующие товары, в дальнейшем именуемые «Товары»:

1.2.1. [Наименование], в дальнейшем именуемый «Товар № 1».

1.2.2. [Наименование], в дальнейшем именуемый «Товар № 2».

2. Объем (количество) и сроки поставки

2.1. Общий срок действия настоящего договора составляет […]. Общий срок действия настоящего договора начинает течь с момента подписания настоящего договора.

2.2. Поставка товаров осуществляется отдельными партиями в следующие сроки:

2.2.1. Товар № 1 поставляется ежемесячно в период с […] по […] каждого месяца партиями по [. штук/килограммов и т. д.].

2.2.2. Товар № 2 поставляется ежедневно к […] часам партиями по [. штук/килограммов и т. д.].

3. Порядок поставки товаров

3.1. Поставка товаров осуществляется поставщиком путем отгрузки товаров покупателю.

3.2. Доставка товаров осуществляется поставщиком путем отгрузки их [железнодорожным/водным/воздушным и т. д. ] транспортом при соблюдении следующих условий:

3.2.1. Товар № 1: [условие].

3.2.2. Товар № 2: [условие].

3.3. Поставщик обязан сообщать покупателю об отправке товаров путем отправления [письма/электронного письма/ факс-сообщения и т. д.]

3.3.1. Не позднее чем за [часов/дней/месяцев] до погрузки товара № 1.

3.3.2. Не позднее чем за [часов/дней/месяцев] до погрузки товара № 2.

3.4. Покупатель обязан совершить следующие необходимые действия для обеспечения принятия товаров:

3.4.1. При принятии товара № 1: [условие].

3.4.2. При принятии товара № 2: [условие].

3.5. Принятые покупателем товары должны быть им осмотрены в следующие сроки:

3.5.1. Товар № 1 в течение […] дней.

3.5.2. Товар № 2 в течение […] часов.

4. Качество и комплектность

4.1. Качество и комплектность поставляемых товаров должны соответствовать: [сертификату качества/образцу и т. д.].

4.2. Подтверждением качества и комплектности со стороны поставщика является [наименование документа о качестве и комплектности товара].

4.3. Согласование между сторонами уточненных характеристик и дополнительных требований по качеству и комплектности, не предусмотренных п.п. 4.1, 4.3 настоящего договора, производится сторонами в отдельном порядке.

5. Цена

5.1. Покупатель оплачивает поставленные поставщиком товары по следующим ценам:

5.1.1. Товар № 1 […] рублей за [… штуку/килограмм и т. д.].

5.1.2. Товар № 2 […] рублей за [… штуку/килограмм и т. д.].

5.2. Расчеты за каждую поставленную партию товара производятся в безналичном порядке в течение […] с момента […] путем [форма расчетов].

5.3. Покупатель обязан известить поставщика об осуществлении платежа в срок […] с момента […] путем [телеграмма с уведомлением/факс и т. д.].

6. Ответственность сторон

6.1. За просрочку платежа покупатель уплачивает продавцу штраф в размере […] от суммы договора и пеню из расчета […] от суммы договора за каждый день просрочки.

6.2. Меры ответственности сторон, не предусмотренные в настоящем договоре, применяются в соответствии с нормами гражданского законодательства, действующего на территории Российской Федерации.

7. Порядок разрешения споров

7.1. Споры и разногласия, которые могут возникнуть при исполнении настоящего договора, будут по возможности разрешаться путем переговоров между сторонами.

7.2. В случае невозможности разрешения споров путем переговоров стороны после реализации предусмотренной законодательством процедуры досудебного урегулирования разногласий передают их на рассмотрение в [указать наименование и местонахождение третейского/арбитражного/народного суда, выбранного сторонами для разрешения споров].

8. Заключительные положения

8.1. Настоящий договор может быть расторгнут по соглашению сторон или одной из них в случае нарушения другой стороной условий договора, указанных в п.п. [указываются все пункты, условия которых не могут быть нарушены ни при каких обстоятельствах] настоящего договора. Одностороннее расторжение договора осуществляется стороной договора путем письменного уведомления, направляемого [заказным письмом и т. д. ] по следующим основаниям [указать основание расторжения]. При неполучении ответа на уведомление в […]-дневный срок со дня [отправления/предполагаемого получения адресатом уведомления] договор считается расторгнутым.

8.2. Любые изменения и дополнения к настоящему договору действительны лишь при условии, что они совершены в письменной форме и подписаны надлежаще уполномоченными на то представителями сторон. Приложения к настоящему договору составляют его неотъемлемую часть.