Сергей Бердышев - Организация выставочной деятельности

• Название: Организация выставочной деятельности
• Автор: Сергей Бердышев
• Жанр: Маркетинг, PR, реклама
• Год: 2008
• ISBN: 978-5-394-00136-9

Настоящее издание посвящено правовым, техническим, управленческим и бухгалтерским вопросам организации и проведения выставочной деятельности. Книга затрагивает такие существенные моменты, как бюджетирование выставки, управление затратами, кастинг и тренинг персонала и т. д. Уделено внимание и недостаточно освещенным в литературе сторонам выставочной деятельности: дизайну павильона, выбору музыки, еде и напиткам, одежде, косметике и бодиарту для стендистов.

Издание рассчитано в первую очередь на маркетологов и рекламистов, а также на студентов, обучающихся по специальностям 350700 «Реклама» и 350400 «Связи с общественностью».

---

1.4.2. Проведение презентации без [указать отпадающий пункт]. Продолжительность презентации до […] часов.

1.5. Форма проведения презентации определяется экспонентом самостоятельно.

1.6. Оргкомитет по дополнительному письменному запросу экспонента предоставляет дополнительные услуги, из числа указанных в настоящей оферте, в соответствии со ст.6 настоящей оферты.

2. График работы

2.1. Период проведения презентаций: с […] по […] г.

2.2. Предварительный график проведения презентаций: […].

3. Права и обязанности сторон

3.1. Экспонент обязуется

3.1.1. Оплатить заказанные услуги и направить в Оргкомитет копию платежного поручения.

3.1.2. В срок до [дата] представить в Оргкомитет сценарный план проведения презентации для согласования.

3.1.3. Своими силами или силами привлеченных организаций (рекламных агентств, подрядных и субподрядных организаций) осуществить презентацию в соответствии с предъявленным сценарным планом.

3.1.4. Соблюдать регламент работы, установленный Оргкомитетом.

3.1.5. Соблюдать правила пользования предоставленными помещениями, имуществом.

3.1.6. Направить в Оргкомитет список участников презентации, включающий Ф.И.О. участников, их должности и функциональные обязанности на время события.

3.1.7. Предоставлять необходимую информацию относительно проведения презентации по просьбе Оргкомитета.

3.2. Оргкомитет обязуется

3.2.1. Оказать оплаченные услуги.

3.2.2. Отразить презентацию в рекламной кампании выставки в формате, указанном в приложении № 3 к настоящему договору.

3.2.3. Обеспечить безопасность и охрану общественного порядка во время проведения мероприятия.

3.2.4. Обеспечить сохранность реквизита экспонентов.

3.2.5. Оргкомитет имеет право размещать рекламу спонсоров выставки во время проведения презентации.

4. Стоимость

4.1. Стоимость проведения презентации с [концертной программой, конференцией, пресс-конференцией, фуршетом]: […] рублей, в том числе налог на добавленную стоимость […] % – […] рублей.

4.2. В стоимость проведения презентации с [концертной программой, конференцией, пресс-конференцией, фуршетом] в соответствии с п. 1.4.1. входит: […].

4.3. Стоимость проведения презентации без [указать отпадающий пункт]: […] рублей, в том числе налог на добавленную стоимость […] % – […] рублей.

4.4. В стоимость проведения презентации без [указать отпадающий пункт] в соответствии с п. 1.4.2. входит: […].

4.5. Информация о скидках: […].

5. Условия проведения презентации и порядок оплаты: […].

6. Дополнительные услуги

6.1. Дополнительное оборудование и дополнительные услуги предоставляются по предварительным заявкам.

6.2. Дополнительное оборудование и дополнительные услуги предоставляются на условиях предварительной оплаты.

6.3. Стоимость дополнительных услуг (указана с учетом НДС): […].

7. Ответственность сторон[21]

7.1. Оргкомитет не несет ответственности за содержание и достоверность рекламно-информационных материалов экспонентов.

8. Адрес Оргкомитета

4. Цели участия в выставке

4.1. Цели фирмы, участвующей в выставке

Цели, которые преследует фирма в ходе участия в выставке, во многом сходны с целями, которые преследуются компанией, организующей собственную выставку. И тем не менее некоторые отличия все же наблюдаются. Одной из наиболее необычных и в то же время закономерных целей является просто присутствие ради самого присутствия. В настоящее время факт отсутствия сколько-нибудь солидного, разрекламированного предприятия на выставке все чаще воспринимается в деловой среде как сигнал скрытого неблагополучия вроде организационных, технических или – что наиболее вероятно – финансовых трудностей.

Далее следует назвать целью получение доступа к колоссальному информационному ресурсу. Каждое выставочное мероприятие представляет собой действенный инструмент маркетинга, помогающий экспоненту:

• выполнить анализ динамики своих продаж и заново оценить выбранную сбытовую политику;

• определить свою позицию на рынке, включая величину охватываемого рыночного сегмента и собственную устойчивость в нем;

• позаимствовать ценные экономические идеи и решения у конкурентов, действия которых на выставке максимально прозрачны;

• увидеть общие тенденции в конкуренции близких и/ или аналогичных товаров.

Указанные цели являются основополагающими, поскольку именно на их основе происходит формирование следующего поколения целей – более явных, очевидных. Таковые классифицируются на общие, одинаковые для всех организаций, и особые, специфичные для каждой организации в зависимости от сбытовой политики последней. Общие цели включают в себя:

а) увеличение объемов продаж;

б) контроль конкурентоспособности предприятия;

в) изучение общей конъюнктуры в отрасли;

г) обмен опытом и иные формы сотрудничества. Особые цели представлены следующими установками:

• совершенствование продукции, включая разработку и презентацию новых товаров;

• проверка приемлемости конкретного товара;

• расширение ассортимента предлагаемых товаров (что не всегда означает изобретение новой продукции, но также и освоение уже существующих видов продукции, новых лишь для данного предприятия);

• вариации ценовой политики;

• моментальная проверка реакции рынка на те или иные новации;

• развитие (включая расширение) дистрибьютерских сетей и контроль их эффективности;

• поиски новых покупательских сегментов, в том числе за счет повышения популярности предприятия (активизация рекламной кампании как «побочный эффект» выставки);

• проработка развивающихся контактов.

4.2. Решение об участии в выставке

Процесс принятия решения об участии в выставке в целом аналогичен процессу принятия решения об организации собственной выставки, несмотря на некоторое различие в целях экспонента. Естественно, участник выставки несет меньшие расходы и одновременно получает шанс резко повысить свой имидж, в отличие от организатора. Дело в том, что организатор собственной выставки может представить на ней лишь свою продукцию, в редком случае – продукцию партнеров. Конкурирующие фирмы на таком мероприятии оказываются гостями, но никак не экспонентами.

Экспонент – участник выставки поставлен в более выгодные условия в сравнении с экспонентом – организатором мероприятия. Участник затрачивает несравнимо меньшие средства, а заодно, при известном мастерстве подачи своего бизнеса, имеет возможность продемонстрировать превосходство своих товаров над товарами конкурирующих компаний.

Соответственно подготовка к участию в выставке в определенных аспектах значительно проще, чем подготовка к организации выставки. От будущего участника требуется провести сравнительно несложное маркетинговое исследование, по завершении которого уделить максимум внимания инструментам, которые помогут в процессе презентации четко позиционировать компанию и выгодно противопоставить ее фирмам-конкурентам.

Что касается исследования, то его основным элементом является маркетинг-бриф, представляющий собой опросник, посредством которого удается прояснить степень готовности фирмы к выставочному мероприятию, ключевые способы подачи информации о себе посетителям, возможные проблемные моменты в участии в выставке и т. д.

Маркетинг-бриф

1. Информация о предприятии и его конкурентах

1.1. Название предприятия

1.2. Реализуемые товары/оказываемые услуги: [указываются укрупненные товарные группы]

1.3. Форма продажи: [крупный опт, мелкий опт, розница]

1.4. География продажи: [указывается регион распространения продукции]

1.5. Используемые каналы продажи: [складов оптовой продажи, собственных розничных магазинов, собственных магазинов-салонов розничной продажи, отделов в стороннем магазине,[22] торговля из офиса по каталогу, дистрибьюция через городские магазины, дистрибьюция через оптовиков или дилеров в городе, дистрибьюция через оптовиков или дилеров или через филиалы в регионах […],[23] другое […][24] ]

1.6. Определение собственной рыночной позиции: [указать товарную категорию][25]

2. Информация о товарах/услугах

2.1. Конкретные названия рекламируемых товаров/услуг и их марочные обозначения: [по прайс-листу]

2.2. Стадия жизненного цикла для данной товарной категории:[26] […]

2.3. Потребительские свойства (функции) предлагаемых фирмой товаров/услуг: […]

2.4. Конкурентные преимущества товаров/услуг: […]

2.5. Уровень цен на товары/услуги: [очень высокий; выше, чем у конкурентов; на уровне конкурентов; ниже, чем у конкурентов]

3. Информация о клиентах

3.1. Признаки наиболее активных клиентов[27]

3.1.1. Если клиент – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель

Сфера бизнеса: […]

Форма собственности: […]

Приблизительная численность штата: […]