Джулия Моргенстерн - Технологии эффективной работы

• Название: Технологии эффективной работы
• Автор: Джулия Моргенстерн
• Издательство: Добрая книга
• Жанр: Поиск работы
• Год: 2006
• ISBN: 5-98124-104-7

Рассказывая о своих оригинальных авторских технологиях самоорганизации, Джулия Моргенстерн показывает, как небольшие изменения в собственном мышлении и поведении помогут вам добиться практически невозможного: успевать все делать вовремя и иметь достаточно времени для самих себя. По сути, это книга о вашем отношении к тому, что вы делаете. Освоив авторскую методику самоорганизации, вы сможете:

— полностью контролировать свое время и свою жизнь, расставшись с ощущением хронической нехватки времени;

— справляться с ситуациями, которые прежде казались вам безвыходными;

— построить свою работу так, чтобы она больше соответствовала вашим склонностям и предпочтениям;

— поддерживать равновесие между работой и личной жизнью;

— успешно работать в условиях кризиса, нехватки времени или в обстановке неопределенности;

— значительно снизить нагрузку и стресс на рабочем месте, повысить эффективность работы во всем, чем вы занимаетесь — от просмотра документов и сортировки корреспонденции до работы с электронной почтой.

---

Подумайте, откуда у вас это чувство вины? Может быть, ваша самооценка полностью связана с работой? Вы получаете удовольствие от чувства, что вы рабочая лошадь, всегда на подхвате, крайне ответственны и преданны работе? Воображаете, что вы незаменимы? Или опасаетесь, что «самовосстановление» — это то же самое, что «потакание своим желаниям»? Вы росли, зная, что работа — это хорошо, а досуг — пустое времяпрепровождение?

Рита, с которой мы познакомились в начале этой главы, занимала серьезную должность в рекламном агентстве и испытывала неподдельный, парализующий страх, что вся компания развалится, если она вдруг перестанет работать. Сказав эти слова, она смущенно засмеялась, понимая, что, должно быть, выглядит эгоисткой, но она сказала это искренне и действительно испытывала настоящий страх, а не гипертрофированное самомнение.

Я не могла сразу заставить Риту заканчивать рабочий день вовремя. Над этим надо было работать. Мне хотелось ей доказать, что если она откажется от некоторых дел, компания все равно останется сильной. Мы начали с постепенного уменьшения количества второстепенных задач. Это было страшно, но выполнимо. Рита была удивлена — ничего не развалилось.

Потом мы перешли к более важным делам. После каждого собрания коллектива Рита печатала длинный подробный отчет. Иногда у нее на это уходил целый день, потому что ей казалось, что он должен быть безукоризненным. Правда, большая часть сотрудников никогда его не читала.

Я предложила Рите передать эту работу по подготовке отчета кому-нибудь из подчиненных, позволив представить отчет в виде одного листа текста с буллитами, в котором будут содержаться решения собрания и план последующих действий. Рита очень переживала, что отчет будет недостаточно полным, но с радостью заметила, что в укороченном виде он оказался более полезным для всех. Мы пытались еще сократить список дел, чтобы выкроить время для других сторон жизни, хотя ее список был похож на ямку в песке: чем глубже вы выкапываете, тем больше в ней появляется песка и воды. Рита все еще работала до позднего вечера. Необходимо было применить более радикальные меры.

Я попросила Риту в пятницу уйти с работы пораньше, чтобы провести с мужем выходные за городом. Она ахнула: как можно такое предлагать, если работа не закончена. Но я настаивала: неважно, что какие-то дела остались незавершенными, она должна была в три часа дня уйти из офиса. Все дела сделать невозможно. Риту съедало чувство вины, но она решила попробовать. Мы попросили ее помощника помочь и предупредить руководителя и коллег, что Рита уйдет в три часа, на случай, если им что-то понадобится сделать в этот день. Она очень нервничала, но заставила себя уйти в половине четвертого. Когда Рита уже была в поезде, она испытала истинное наслаждение и была вознаграждена замечательными солнечными выходными. Я бы сказала, что ей подмигнула вселенная.

На следующей неделе Рита запланировала после работы поужинать с подругой, сходить в кино и даже начать выходить из офиса на обед. Чувство вины из-за того, что она тратит время на себя, улетучилось, когда стало понятно, что компания продолжает прекрасно функционировать. Ее коллеги, оказывается, способны решить часть проблем и без нее. К Рите начала возвращаться энергия. Она расцвела, снова ощутив вкус к развлечениям и подъем жизненных сил.

ЕСЛИ У ВАС ГИПЕРТРОФИРОВАННОЕ ЧУВСТВО ДОЛГА

• Представьте себе, что ваш ум вдруг потерял свою остроту. Работать больше и дольше других не всегда означает работать продуктивно. По закону убывающей отдачи, наступает момент, когда ваша производительность резко снижается. Осознайте, что это ваш предел, до того, как вы достигнете границы, за которой находится зона отсутствия отдачи.

• Позвольте и другим людям начать решать проблемы. Люди с очень развитым чувством долга часто думают, что именно они должны решать все проблемы. Учитесь делиться работой. Только таким образом можно добиться, чтобы и вся работа была сделана, и для себя время осталось. Подробнее об этом читайте в рекомендациях к навыку 7.

• Начните пренебрегать второстепенными задачами. Вы удивитесь, как много ваши коллеги могут сделать вместо вас, если вы, конечно, оставите им немного работы. А если вас устраивает роль мученика, то возложите всю ответственность на себя.

• Найдите на работе сослуживца, с которым вы будете вместе уходить домой. Вы будете помогать друг другу вовремя уходить с работы. Если у вашего коллеги будет такое же чувство долга, как и у вас, тем лучше.

• Стремитесь к тому, чтобы на первом месте иногда стояли ваши проблемы, а не проблемы компании. Забота о других — это личный выбор. Даже если вы являетесь внутренней спасательной службой компании, все равно, когда в конце рабочего дня возникают проблемы, а у вас личные планы на вечер, уходите с работы вовремя. Ваше здоровье, семья или личные отношения должны стоять на первом месте. Пойдите наперекор своему привычному импульсу и сделайте правильный выбор.

НЕУДАЧНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ (ДЕЛО В ВАС!)

Возможно, вы не являетесь трудоголиком, но так заняты на работе, что вынуждены пренебрегать свободным временем. Причиной такой ситуации может быть неправильное планирование рабочего времени.

Если ваш рабочий день плохо организован, вы не умеете планировать очередность выполнения дел или часто вынуждены тратить время на ожидание и посторонние занятия, то в конце дня или недели у вас может накопиться много незаконченной работы. У каждого из нас есть заказчик, коллега или начальник, которые всегда появляются с заданием в последнюю минуту. К такому препятствию нужно всегда быть готовым и уметь предотвратить его. Дайте всем понять, что вы всегда уходите в определенное время, поэтому передавать вам работу необходимо заранее, чтобы вы успели ее выполнить до конца рабочего дня.

Вторая причина ваших задержек на работе — отсутствие планов на вечер. Многие люди тратят все усилия на то, чтобы спланировать рабочее время, и совсем не думают о планировании досуга. Отсутствие планирования или неудачное планирование свободного времени могут привести к тому, что вы будете работать медленнее. Кто хочет мчаться домой, чтобы провести еще один вечер или выходные, уставившись в телевизор или просматривая кучу рекламных проспектов, скопившихся на столе? Нет, лучше уж остаться в офисе, где любая просьба, обращенная к вам, кажется более привлекательной, чем то, что вас ждет дома.

Если вы подходите к своим вечерам и выходным дням без плана, если вы предпочитаете не заботиться о своем свободном времени, оно имеет тенденцию исчезать. В результате вы теряете силу, энергию и стимул к активной деятельности, погружаясь в летаргию.

Роб, консультант по планированию, попросил меня провести учет его рабочего времени и оказать необходимую психологическую помощь. Сколько он себя помнил, ему всегда приходилось оставаться в офисе допоздна и свободного времени у него почти не оставалось. Мы организовали его рабочее место таким образом, что ему больше не нужно было тратить свое время на поиск контрактов. Потом сжали его рабочее время, сменили приоритеты, рационализировали бумажную работу, уменьшили количество встреч, создали условия для ускоренной подготовки предложений. И тем не менее через три месяца он сказал, что слоняется по офису после того, как все остальные разошлись по домам. Однажды он грустно признался: «Вы знаете, Джулия, я могу уходить рано, как все остальные, но мне не хочется. За пределами офиса для меня нет ничего привлекательного».

У Роба слишком долго не было свободного времени, и он просто не знал, как его проводить. Что могло его привлечь? Он забыл обо всех своих интересах. Поэтому Роб предпочитал оставаться в офисе, где он был на своем месте, а не брести домой и валяться на диване перед телевизором.

Ему необходимо было заполнить время после работы чем-нибудь интересным — ходить в кино с друзьями, посещать уроки скульптуры, кататься на велосипеде. Мы составили план занятий в свободное время. Используя навыки по управлению временем, Роб стал вовремя уходить с работы и возобновил жизнь, о которой он почти забыл.

СОВЕТЫ ДЛЯ ТЕХ, КТО НЕ УМЕЕТ ПЛАНИРОВАТЬ

• Начните свой вечер или выходные дни с самовосстанавливающей деятельности. Послушайте любимую музыку, поиграйте на музыкальном инструменте или пойдите после работы в салон красоты и сделайте маникюр или массаж; это ускорит переход от работы к расслаблению и создаст настроение на весь вечер или выходные.

• Планируйте сразу после работы чем-нибудь заняться. Запишитесь на курсы, пообедайте с друзьями, отправьтесь на встречу на каком-нибудь необычном поезде или машине. Ожидаемое событие вовремя выпроводит вас из офиса.