Джулия Моргенстерн - Технологии эффективной работы

• Название: Технологии эффективной работы
• Автор: Джулия Моргенстерн
• Издательство: Добрая книга
• Жанр: Поиск работы
• Год: 2006
• ISBN: 5-98124-104-7

Рассказывая о своих оригинальных авторских технологиях самоорганизации, Джулия Моргенстерн показывает, как небольшие изменения в собственном мышлении и поведении помогут вам добиться практически невозможного: успевать все делать вовремя и иметь достаточно времени для самих себя. По сути, это книга о вашем отношении к тому, что вы делаете. Освоив авторскую методику самоорганизации, вы сможете:

— полностью контролировать свое время и свою жизнь, расставшись с ощущением хронической нехватки времени;

— справляться с ситуациями, которые прежде казались вам безвыходными;

— построить свою работу так, чтобы она больше соответствовала вашим склонностям и предпочтениям;

— поддерживать равновесие между работой и личной жизнью;

— успешно работать в условиях кризиса, нехватки времени или в обстановке неопределенности;

— значительно снизить нагрузку и стресс на рабочем месте, повысить эффективность работы во всем, чем вы занимаетесь — от просмотра документов и сортировки корреспонденции до работы с электронной почтой.

---

• Планируйте сразу после работы чем-нибудь заняться. Запишитесь на курсы, пообедайте с друзьями, отправьтесь на встречу на каком-нибудь необычном поезде или машине. Ожидаемое событие вовремя выпроводит вас из офиса.

• Продумайте самые трудные для вас моменты. Когда вы будете составлять расписание, определитесь сначала со временем, которое следует непосредственно после окончания работы, и с субботним или воскресным днем. Другими словами, продумайте, что будете делать в то время, которого раньше у вас не было.

• Подготовьте к переменам людей, с которыми вы работаете. Если все привыкли, что вы находитесь на работе с утра до ночи, вам придется подготовить их к тому, что теперь будете уходить гораздо раньше. Утром, придя на работу, сообщайте, когда вы в этот день уйдете домой. Если вы опасаетесь, что коллеги, помощник или начальник могут появиться в последний момент с просьбой что-то сделать, пошлите им по электронной почте напоминание, что через пару часов вы уйдете, и если у них есть для вас неотложные дела, пусть принесут их немедленно.

• Установите будильник на своем компьютере, пейджере или сотовом телефоне, чтобы он прозвенел через два часа. Это поможет сосредоточиться на том, что вам скоро нужно уходить, заставит закончить то, чем вы занимались, и не начинать работу над новым заданием.

• Подготовьте себя. Если ваш рабочий день стал необычно короток, обязательно придумайте, что вы будете делать со своим свободным временем. Один продюсер, работавший в ночную смену, заранее планировал встречи с друзьями, чтобы быть уверенным, что обязательно отдохнет. А полицейский, который постоянно работал в разные смены, составил список лучших парикмахеров в городе, магазинов, хороших ресторанов, чтобы, как только у него появлялось несколько свободных часов между сменами, ему было куда пойти.

ДАВЛЕНИЕ КОМПАНИИ (ДЕЛО В НИХ!)

Предположим, что вы легко находите для себя время. Вы не боитесь отдыхать и спокойно можете оставить компанию и клиентов. Но что если вы работаете в организации с такой корпоративной культурой (инвестиционное банковское дело, юридическая деятельность), где ваша ценность как сотрудника измеряется количеством затраченных часов, а не качеством выполненной работы? Что если ваш руководитель и коллеги обычно работают по другому расписанию? Если они начинают рабочий день в 11 часов, а у вас он начинается в 8? Другими словами: что если там, где вы работаете, очень важно общение? Ваше руководство довольно, когда вы работаете по четырнадцать часов в день, и им не нравится, когда вы сокращаете рабочее время. Ваши подчиненные активно трудятся, когда вы в офисе, и снижают темп работы, когда вы на день или два в неделю берете выходной.

ЗНАКОМЬТЕСЬ: ДЖЕЙН, ЮРИСТ

Джейн — прекрасный юрист и мать четверых детей. В ее фирме процветает совершенно консервативная культура, когда время, проведенное на работе, является одним из преобладающих факторов оценки сотрудников. Юристы, которые больше всех просидели в офисе (в некоторых случаях до восьмидесяти часов в неделю), были премированы за добросовестную работу и преданность фирме.

Для Джейн с четырьмя детьми и десятилетним стажем работы в фирме, восьмидесятичасовая неделя была не тем, чего бы ей хотелось. Она предложила, что будет работать неполную рабочую неделю. План предполагал двенадцати- или пятнадцатичасовой рабочий день три раза в неделю (да, для юриста это неполный рабочий график), что позволило бы ей больше времени посвятить семье.

Поскольку Джейн была ценным работником, вела дела в трех штатах и знала свою область прецедентного права лучше, чем кто-нибудь другой в фирме, ее коллеги согласились с предложением.

Эти дополнительные два дня, проведенные дома, дали ей возможность укрепить отношения с ее четырьмя сыновьями (в возрасте от десяти до семнадцати лет), оставаясь при этом основным кормильцем в семье. Наш план дал ей то равновесие, которого она хотела. Три дня в офисе она была полностью сосредоточена на работе, никаких долгих обедов, личных бесед или звонков. Вышло так, что производительность ее труда за три дня оказалась выше, чем у остальных за пять дней, поскольку они были вынуждены использовать рабочее время, чтобы улаживать личные дела. Кроме того, Джейн вела список завершенных дел, чтобы ее коллеги, руководство и акционеры знали, насколько продуктивен был ее труд.

Когда подошло время ежегодного собрания акционеров, Джейн не без оснований надеялась стать акционером. Она по-прежнему работала неполную рабочую неделю, но сумела привлечь за этот год больше клиентов, чем за любой из предшествующих лет.

Но вместо поощрений она невольно была втянута в борьбу и вынуждена была защищать свою неполную рабочую неделю от нападок со всех сторон. Руководство чувствовало, что Джейн проделала большую работу, но категорически отказывалось делать ее акционером, пока она не согласится вернуться к прежнему расписанию. В их глазах ее неполная рабочая неделя была угрозой культуре компании, подавала плохой пример молодым юристам. Как же, один из акционеров работает неполную рабочую неделю!

Одна из женщин-акционеров отнеслась к расписанию Джейн как к личному оскорблению, словно это был вызов ее стилю жизни и способностям матери.

Несмотря на сопротивление большинства, Джейн удалось отстоять свою позицию. Она доказала свою ценность для компании и то, что ее время дорого стоит. Джейн смогла грамотно и аргументировано отстоять свою позицию. Она выиграла и получила долгожданный, вполне заслуженный статус акционера, сохранив при этом неполную рабочую неделю.

СОВЕТЫ ДЛЯ ТЕХ, КТО РАБОТАЕТ В КОМПАНИЯХ, ГДЕ НЕОБХОДИМО ЖИВОЕ ОБЩЕНИЕ

• Осознайте наличие сопротивления. Даже те, кто к вам очень хорошо относится, например члены вашей семьи или коллеги, имеют свои собственные представления. Постарайтесь вежливо и доброжелательно преодолеть их сопротивление. Ваше руководство любит, когда вы работаете долгими часами, и ему не нравится, если вы хотите сократить рабочий день. Ваши подчиненные в вашем присутствии активно работают и совершенно теряются, когда вы на день или два в неделю берете выходной. Коллеги, у которых нет детей, могут обидеться, когда вы предлагаете им выделить больше свободного времени. Это может быть основано на их собственном страхе, беспокойстве или на осознанном или неосознанном желании уделять работе больше времени.

• Не отступайте, стойте на своем. Когда вы столкнетесь с сопротивлением, вам придется приспосабливаться к нему, но будьте тверды. Добивайтесь компромисса, но не сворачивайте с пути. Если вы хотите работать четыре дня в неделю, а ваш начальник относится к этому скептически, повторяйте ему об этом каждую неделю. Будьте энергичны и доказывайте, что можете выполнить свою работу, и даже больше, за четыре дня. После испытательного периода попросите перевести вас на постоянную четырехдневную неделю.

• Не забывайте о том, что вы ценный сотрудник. Одной из основных причин, сопротивления руководителей является страх прецедентов. Если вам разрешат работать два дня в неделю дома, то вдруг еще кто-нибудь захочет такой же привилегии. В данных обстоятельствах вы должны быть уверены, что являетесь ценным сотрудником. Напомните о вашем вкладе в работу компании, таланте, опыте и эффективности труда, это поможет вам добиться компромисса.

• Концентрация. Когда вы работаете, концентрируйтесь на работе. Не допускайте личных звонков, за исключением особых случаев. А когда вы дома с детьми, пусть сообщения принимает автоответчик. Что бы вы ни делали, отдавайте себя этому полностью.

Может настать момент, когда вам придется нарушить равновесие между работой и собственной жизнью. Если ваша компания находится в процессе слияния, всем сотрудникам придется работать втройне. На вашем графике работы могут сказываться особенности отрасли. Если вы работаете в редакции ежемесячного журнала, то перед выпуском каждого номера вас ждут две авральные недели, когда все сотрудники работают целыми сутками, но за этим следуют две более спокойные недели. Но даже в самые сложные времена вам периодически нужно все бросать и находить способ восстановления энергии, чтобы качество вашей работы не снижалось.

Запомните: магической формулы не существует, так же как и одинаковых для всех предписаний. Есть только одно правило: каждый нуждается в поддержке всех аспектов своей жизни (физического, психологического и эмоционального), чтобы оставаться здоровым, энергичным и готовым к активной работе.

В результате нашей работы Рита поразительно изменилась. Когда ей удалось преодолеть чувство вины, она регулярно стала находить время для своей семьи, друзей и для себя. Рабочий день у нее продолжался девять-двенадцать часов. Рита вернулась в спортивный зал, вместе с мужем дважды в месяц посещала театр и часто встречалась с друзьями после работы или по выходным.