Александр Волченков - В помощь медпредставителю: организация коллективного мероприятия

• Название: В помощь медпредставителю: организация коллективного мероприятия
• Автор: Александр Волченков
• Жанр: Публицистика

Ошибается тот, кто ничего не делает!

---

С плана нужно начинать любое коллективное мероприятие, в котором докладчик участвует как приглашённое лицо. При этом план должен быть составлен в письменном или графическом виде. Никаких «я помню!». Только графика, только текст, а лучше и текст, и графика вместе. Особенно это касается случаев, когда выступление и мероприятие проводится в первый раз. Со временем , после пятнадцати-двадцати выступлений медпред сможет составлять презентацию из готовых блоков. А после пятидесяти выступлений любая короткая презентация по теме, в которой рэп считается экспертом, будет плёвым делом. Кстати, для любопытных — начальный уровень выступающего сильно меняется после первой сотни проведённых выступлений.

Медицинскому представителю для успешного выступления нужны следующие записанные планы:

План выступлений

Предположим, выступление планируется проводить на общебольничной конференции. Естественно, эта конференция иметь одну большую общую тему. Врачи придут на мероприятие с определённым интересом. Интерес этот будет привязан и к личностям, и к их докладам. Понятно, что медпред с темой своего доклада должен попасть в эти интересы целевой аудитории. Об этом говорилось выше: «подстраивайте тему презентации под тему чужого мероприятия»

Если темой больничной конференции будет что-то типа: «Ме- дикаметозная профилактика тромбоэмболических осложнений», то медпредставитель с докладом: «Антиэмболический трикотаж» прекрасно вписывается в общую канву собрания. Конечно, нужно будет добавить, что антиэмболический компрессионный трикотаж идёт как метод комплексной профилактики тромбоэмболических осложнений или послеоперационных осложнений. Таким образом осуществляется привязка доклада к общей теме.

Именно поэтому медпред должен заранее иметь план чужих выступлений, темы докладов и дискуссий. Надо понимать, что будут говорить люди, в каком порядке они будут это делать, за кем будет выступать медпредставитель. Наличие плана всего мероприятия позволит рэпу максимально подстроится к аудитории ещё до выступления. Возможно, что для попадания в цель придётся даже что-то сменить в слайдах презентации, убрать или добавить несколько картинок, графиков, абзацев информации.

План мероприятия, полученный за некоторое время до собрания, поможет сторговаться относительно времени выступления медпреда ещё на этапе распределения лимитов и порядка докладов. Интересно, но в большинстве случаев в среде врачей считается более престижным и выгодным начинать блок выступлений. Наверное, это происходит потому, что в начале любого коллективного мероприятия выступают люди с высокими должностями и научными регалиями: всякая профессура, важные чиновники и т.д. Время ближе к перерыву или перед ним организаторы обычно относительно охотно по остаточному принципу непрестижности отдают «мелочи пузатой»: практикующим специалистам, мед- предам, мелким представителям чиновников и т.д. Отличная позиция для выступления медпреда, если исходить из задач, стоящих перед ним в рамках целей компании и федеральных законов. Но к чему повторяться?

Просто просите у устроителей время ближе к перерыву, просто будьте «скромными» (устроители обычно любят скромных просителей), просто приближайтесь к выполнению ваших задач.

Правда, придётся рассчитывать на то, что цейтнот никто не отменяет (уж очень маститые выступающие «пролетают» во временем, но попробуйте-ка остановить привыкшего учить профессора!), и может случиться так, что вместо отведённых 30 минут для выступления будет выделено только двадцать, а то и пятнадцать. Но это уже — «издержки производства».

План действий

Если говорить о коллективном мероприятии в целом, то нужно чётко понимать происходящее в зале и в холле. Нужно представлять действия участников, действия выступающих, действия медпреда. Этот план должен отвечать на вопросы: «кто, когда и что будет делать?».

Вернёмся к примеру общебольничной конференции, которая длится 1,5 часа и разбита на три выступления по 30 минут.

План действий — это прописанный вариант действий приглашённых. Врачи начинают собираться, усаживаться, здороваются между собой, разговаривают. По этой причине из первых 30 минут можно смело вычесть 5-7 минут. Пока общение аудитории между собой не прекратилось, привлечь внимание участников будет невообразимо сложно. Надо пометить эту потерю времени в плане! Если среди участников есть знакомые медпреду врачи или выступающие, медпреду можно присоединиться к дискуссии или попросить знакомых представить коллег и представителя друг другу. Это позволит стать приметным ещё до выступления. И этот пункт надо занести в план, но уже как действие рэпа.

Нужно представлять все действия людей на каждом этапе собрания, чтобы понимать сущность происходящего и оценивать, как происходящее можно повернуть на пользу компании или представителю, как лично медпред будет участвовать в происходящем.

В плане действий медпреда обязательно должен быть отражён такой момент, как поиск союзников. Союзники это те люди, у которых в начальный момент выступления и в момент ответов на вопросы медицинский представитель может найти эмоциональную поддержку. Союзником может быть знакомый доктор или другой выступающий. Союзником может стать новый знакомый, искренне готовый слушать медпреда и заинтересованный в теме презентации рэпа. Отличным союзником становятся представители организаторов, сидящие в первых рядах и ждущие своего момента. Особенно важными союзниками, которые не просто поддержат в сложный момент, но и защитят медпреда, могут (или даже должны) быть официальные лица мероприятия, например кто-то из президиума: ведущий конференции, главный врач, лидер мнений и т.д.. Именно таких союзников медпреду нужно искать в первую очередь, до начала выступлений.

Найдите докладчика, интересного вам и интересующегося вами и вашей компании. Сделайте его союзником, задайте ему вопросы по теме его доклада, поддержите эмоционально. Человек обязательно ответит вам тем же, когда вы окажетесь в сложном положении.

Если докладчик пришёл с командой поддержки из 2 - 3 человек, то обработать его до выступления будет весьма непросто. Если же докладчик пришёл один (или если он перед началом конференции средней длины, на которой медпред — как было написано выше — должен присутствовать с самого начала, стоит один в кулуарах, за кулисами, рядом со столом для президиума), то почему бы не подойти к нему и не задать свои вопросы. И эту модель поведения, как и возможные вопросы, нужно записать в план действий. Где взять вопросы? Достаточно просто заглянуть в план мероприятия — именно там будет отражена тема выступления потенциального союзника. Кстати, очень помогает налаживать связи и искать союзников Интернет: перед важным выступлением надо найти фотографии всех важных выступающих, запомнить их имена и отчества. Это позволит медпреду не задавать себе и устроителям вопрос: «А кто это???».

План времени

Время на коллективном выступлении — фактор, одинаково хорошо играющий за и против выступающего. Ещё раз надо напомнить, что времени не хватает всегда. И если в ординаторской заинтересованные врачи с удовольствием дадут медпреду ещё 510 минут для того, чтобы закончить общение, то в большом зале такой форы скорее всего не будет.

Именно поэтому план выступления, расписанный по минутам (в случае короткой презентации) или по блокам (в случае часового и более выступления) нужен медпреду, как воздух. Но сам по себе план — всего лишь расчёт и бумажка. Соблюдение лимита времени и рамок выступления будет отличным показателем уважения к аудитории и умения медпреда проводить презентации.

Оптимальным инструментом для отслеживания времени при проведении презентации и мероприятия вообще являются карточки. Раньше это были перфокарты для счётных машин (я помню, как некоторые профессора в институте делали на их оборотной стороне конспекты своих лекций). Теперь в качестве карточек могут выступать любые удобные для рэпа куски плотной бумаги, на которых пишутся тезисы выступления и другая информация, важная для презентации.

Кроме самих тезисов, переходов, точек смены слайдов (но подробнее о этом будет рассказано позже) на карточках нужно писать примерное время, в течение которого будет освещён тот или иной тезис. Медицинскому представителю нужно строить своё выступление таким образом, чтобы закончить основную часть презентации за 2 - 3 минуты до расчетного времени окончания.

За пять минут до конца выступления следует открыть раунд ответов на вопросы. Если вопросов нет или их мало, то медпреду надо взять продуманные до выступления вопросы и сказать: «Достаточно часто бывает такая ситуация.» и, озвучив вопрос, тут же на него дать ответ. Это способ разогреть аудиторию, подтолкнуть её к задаванию вопросов. У медпреда в заготовках обязательно должно быть не менее двух - трёх продуманных вопросов.