Эндрю Меллен - Избавь свою жизнь от хлама!

• Название: Избавь свою жизнь от хлама!
• Автор: Эндрю Меллен
• Жанр: Делопроизводство, офис
• Год: 2012
• ISBN: 978-5-91657-404-3

Вы постоянно опаздываете, потому что не можете найти ключи, кошелек, чистую рубашку? Вы боитесь открыть шкаф, потому что это грозит стихийным бедствием всему дому? На вашем рабочем столе куча бумаг, но нужный документ никак нельзя найти? А в компьютере теряется даже «Проводник»? Вас окружают ненужные вещи во всех комнатах и кладовках – везде?

Если хоть на один из вопросов вы ответили утвердительно, в вашей жизни что-то не так. Что именно? Вы не умеете наводить порядок в доме, офисе или в жизни в целом или не знаете как. В таком случае эта книга – для вас. Прочитав эту книгу, вам сразу же захочется сделать свою жизнь проще и удобнее.

---

• Корректор.

Резиновые кольца для бумаг

• Кнопки чертежные и канцелярские.

• Другое.

Печатные материалы

• Книги.

• Журналы.

• Газеты.

• Каталоги.

• Другие необходимые материалы (источники).

• Другое.

Освещение

• Общее освещение.

• Местное освещение.

• Другое.

Оборудование и техника

• Шредер (измельчитель бумаги).

• Компьютер.

• Принтер или многофункциональное устройство (принтер, факс, сканер).

• Интернет (высокоскоростной, беспроводной, «позаимствованный» у соседей).

• Другое.

Коммуникации

• Внутренняя сеть.

• USB.

• FireWire.

• Удлинители.

• Предохранитель (аварийный аккумулятор).

• Другое.

Носители информации

• CD.

• DVD.

• Дискеты.

• Накопители.

• Другое.

Внешние накопители

• FireWire.

• USB.

• FireWire/USB combo.

• SATA.

• NAS.

• Другое.

Переносное оборудование

• Трехдырный дырокол.

• Двухдырный дырокол.

• Степлер.

• Антистеплер.

• Ножницы.

• Держатель для клейкой ленты.

• Ручки, карандаши (в подставках).

• Точилка.

• Линейка.

• Конвертовскрывающая машина.

• Бумагодержатели (кнопки в коробках).

• Калькулятор.

• Телефон (наушники).

• Электронный органайзер.

• Пресс-папье.

• Батарейки (AA, AAA, C, D, 9-вольтные и др.).

• Другое.

Перед вами подробный, но не окончательный список вещей, которые могут пригодиться в домашнем офисе. Конечно, вам не обязательно иметь все вышеперечисленное.

Теперь осмотрите свой офис. Используйте этот список как руководство и подумайте, какие вещи вы бы использовали, но не имеете, имеете и не используете (с ними можно быстро разобраться – отправляйте их в контейнер для благотворительных целей), имеете и используете. Пометьте каждый пункт, который есть в вашем офисе. Используйте этот список и принцип «подобное к подобному», чтобы определить, где каждый предмет (группа предметов) будет жить.

От делового офиса к домашнему

Чем больше людей трудятся дома, тем важнее сделать переход от делового офиса к домашнему как можно более безболезненным. Ведь даже работая дома, вы хотите выполнять свои обязанности профессионально.

Если раньше у вас был штат сотрудников, вас может расстроить, что утренний кофе придется пить в одиночестве. Но пусть вас утешит то, что теперь это можно делать в пижаме. Хотя друзья и коллеги, успевшие ее поносить, сошлись на том, что одежда для работы обязательна. По их словам, они более продуктивны и сосредоточены, когда носят брюки и рубашку, а не шорты или спортивные брюки. Верю им на слово.

Кроме того, если вы уехали из офиса с коробками файлов, канцелярских товаров и личных вещей, устройство их в доме займет значительное время, и для этого понадобится немало сил. Если у вас есть несколько одинаковых семейных фотографий в рамках, лучше передарите или выбросьте эти снимки и отправьте лишнюю рамку на переработку. Принцип «подобное к подобному» предполагает совместное хранение канцелярских товаров, а лишнее отдайте коллегам. Если вы делаете бо́льшую часть своей работы онлайн и редко печатаете документы, сколько бумаги вам на самом деле нужно? Даже если она «бесплатная».

Как обустроить офис

Мебель

Самый большой и часто используемый предмет мебели в офисе – письменный стол. Поэтому установим или переставим мы его в самом начале. Не рекомендую сидеть лицом к двери.

У вас должен быть удобный стул с удобной спинкой и подлокотниками, который можно поднимать и опускать, особенно если вы планируете проводить много времени за столом.

Если у вас есть место для офисного шкафа или картотеки (я предпочитаю боковые шкафы) и вы целыми днями работаете с файлами, то было бы неплохо держать картотеку поблизости. Если некуда поместить этажерку, стеллаж или полки, попробуйте повесить их на стену. Они нужны для хранения справочников и канцтоваров, а также личных вещей.

Электроника

Удостоверьтесь, что у вас достаточно розеток и телефонных гнезд. Убедитесь в наличии устройств защиты от перенапряжения. Все электроприборы должны иметь защиту от перепадов напряжения. Чем меньше приборов воткнуто в розетку, тем менее вероятны короткие замыкания или перегоревшие лампочки.

Только из соображений экономии места я предлагаю по возможности приобрести многофункциональный принтер. Он займет меньше места, чем все приборы, необходимые для планшетного копирования, сканирования и передачи факсов. Если вам не нужна цветная печать, советую приобрести не струйный принтер, а лазерный: работает быстрее, и стоимость печати намного ниже. Если требуется цветная печать и стоимость печати не играет большой роли, то приобретайте струйный. Лазерные принтеры с цветной печатью продолжают дешеветь, но обычно печатают медленнее и по-прежнему дороги как сами по себе, так и в обслуживании.

Дам единственный совет относительно компьютеров: приобретите монитор с максимальной диагональю и разрешением, какой вы только можете себе позволить, с максимальной оперативной памятью на процессоре или ноутбуке. (Дополнительная оперативная память необходима для быстрой обработки множества задач одновременно.) Если вы не будете много играть или обрабатывать видеофайлы, небольшие изменения скорости процессора будут для вас несущественны. Но слишком маленькая оперативная память замедлит работу и будет вас постоянно раздражать. На этом не нужно экономить.

Освещение

Правильное освещение очень важно. Вам нужна настольная лампа для локальной подсветки и дополнительные лампы и (или) верхнее осветительное оборудование для общего освещения. Свет должен проникать во все углы, где можно сидеть и читать.

Архивация

Очень важно выбрать место для складирования документов и папок до того, как они попадут в шкаф. Запланируйте раз в день или в неделю время для архивации. Не думаю, что необходимо различать новые и уже отработанные бумаги. Если проект требует частого обращения к определенным папкам, удобнее держать их под рукой, чем вынимать и класть обратно в течение дня. Однако нужно иметь лоток или корзину для документов, готовых к архивации.

И снова почта

Возвращаемся к почте. Если помните, мы говорили о сортировке почты на основные категории.

• Счета.

• Просьбы.

• Приглашения и события (ограничения по времени).

• Прочитать и сохранить (включая личную переписку).

• Актуальные вопросы.

• Каталоги.

• Журналы и периодика.

Я предполагаю, что хотя бы месяц вы работали с почтой, как описано в главе 2. Если в офисе вы не разбирали корреспонденцию, то первым делом необходимо выделить для нее место. Учитывая, что бо́льшая часть информации для архива будет прибывать с почтой, разумно сортировать и обрабатывать ее в помещении офиса.

Мне абсолютно все равно, будут ли лотки для почты многоуровневыми, плетеными или проволочными, одинаковыми или разнокалиберными. Все, что меня заботит, – чтобы корреспонденция обрабатывалась последовательно, как описано в главе 2. Если есть возможность, нужно найти постоянное место для лотков. И вам не придется расставлять их каждый раз при обработке почты: они всегда будут на месте.

Канцелярские принадлежности

Принцип «подобное к подобному» предполагает, что все канцелярские принадлежности живут бок о бок. Что касается домашнего офиса, это означает, что вспомогательные материалы или канцтовары хранятся вместе, в идеале в одной-двух коробках, четко обозначенных. На моем рабочем столе лежат: степлер, держатель для клейкой ленты, стакан для ручек, карандашей, маркеров с двумя парами ножниц (острием вниз), блюдечко для скрепок и подстаканник. Запасы скрепок, которыми я пополняю блюдце, живут в коробке под названием «Канцелярские принадлежности». Рулоны ленты для держателей, кольца для брошюровки, коробки скрепок – там же. А еще пачки стикеров. Все лишнее (запас) тоже лежит в этой коробке. Таким образом, любой человек может найти пачку стикеров, которая всегда находится только в одном месте.

Вы, конечно, можете держать ножницы в кухне, но ни в коем случае не степлер. Несомненно, иногда нужно скрепить открытый пакет с продуктами, но, учитывая, что документооборот осуществляется в другом месте, я советовал бы для подобных вещей отправляться в домашний офис.

Компьютеры и другая электроника

Считаю нужным все компьютерное оборудование располагать в офисе. Равно как и калькуляторы, принтеры, сканеры, копировальные устройства, факсимильные аппараты, шредеры и т. п. Все офисные аппараты должны жить в офисе, а также комплектующие: тонер или чернила, бумага, лезвия для шредера. Их храните отдельно, но рядом с остатками предыдущих закупок.