Александр Днепров - Microsoft Access 2007

• Название: Microsoft Access 2007
• Автор: Александр Днепров
• Жанр: Программы

Практически любой пользователь компьютера, да и в принципе любой человек, сталкивался с необходимостью систематизировать и упорядочить различные данные, будь то список фильмов в домашней видеотеке, результаты игры любимой футбольной команды или же финансовая отчетность крупной компании. Безусловно, с появлением и широким распространением персональных компьютеров делать это стало гораздо проще.

Данная книга посвящена самой популярной и востребованной на сегодня системе управления базами данных – Microsoft Access. Несмотря на кажущуюся сложность, овладеть этой программой совсем просто. Если вы держите в руках эту книгу, то первый шаг уже сделан.

Видеокурс прилагается только к печатному изданию книги.

---

в левом верхнем углу главного окна, затем в появившемся меню выберите пункт Сохранить как . Далее укажите формат файла – База данных Access 2007 .

На экране появится стандартное окно Windows Сохранение . Введите имя нового файла базы данных, выберите папку, в которой будет храниться этот файл, и нажмите кнопку Сохранить .

Теперь вы можете работать с копией базы данных: создавать новые таблицы, запросы, отчеты или редактировать существующие.

Создание базы данных на основе шаблона

В Access 2007 включены шаблоны баз данных. Их можно использовать для решения типичных задач или для учебных целей, поскольку в их состав входят таблицы, уже заполненные данными, готовые отчеты и формы для ввода информации. Чтобы создать базу данных с использованием шаблона, выполните следующие действия.

1. В левой области начального окна Access (см. рис. 1.2) выберите категорию шаблонов. В центре окна отобразится список шаблонов этой категории. Щелкните кнопкой мыши на значке подходящего шаблона (рис. 1.4).

2. В правой части окна появится область с названием шаблона и его категории. В поле Имя файла введите имя новой базы данных. С помощью кнопки

выберите папку, в которой будет храниться файл базы данных.

3. Если требуется присоединить новую базу данных к веб-узлу SharePoint, установите флажок Создание и присоединение базы данных к узлу Windows SharePoint Services .

Рис. 1.4. Создание базы данных по шаблону...

Примечание

Windows SharePoint Services – компонент Windows Server, предоставляющий пользователям общий доступ к данным через Интернет. В справочной системе Access 2007 (см. разд. «Пользовательский интерфейс Access 2007») вы можете найти подробную информацию по организации совместной работы с базами данных с помощью Windows SharePoint Services.

4. Нажмите кнопку Создать (для шаблонов Microsoft Office Online она называется Загрузка ). Access сгенерирует базу данных по указанному шаблону и откроет ее в режиме редактирования таблицы.

5. Если в созданной базе данных Access обнаружит потенциально опасное содержимое, то под лентой появится панель сообщений с предупреждением Часть содержимого базы данных отключена . Чтобы открыть содержимое базы данных полностью, в том числе заблокированную часть, нажмите кнопку Параметры панели сообщений. В появившемся окне Параметры безопасности Microsoft Office установите переключатель в положение Включить это содержимое и нажмите кнопку ОК .

Вы можете отредактировать готовую структуру данных: создать или удалить таблицы, поля, записи, запросы, отчеты и т. п.

Закрытие базы данных

Чтобы закрыть текущую базу, нажмите кнопку

в левом верхнем углу окна, затем в появившемся меню выберите пункт Закрыть базу данных . На экране вновь появится начальное окно Access.

...

Примечание

В программе Access может быть открыта только одна база данных. Открыв программу несколько раз, вы можете в каждом из окон открыть свою базу данных.

Для дальнейшей работы с открытой или созданной базой данных вам потребуются сведения о пользовательском интерфейсе программы Access.

Пользовательский интерфейс Access 2007

Access 2007 имеет совершенно новый интерфейс, не похожий на интерфейс предыдущих версий программы. Новый дизайн упрощает нахождение нужных элементов управления и делает работу с программой более простой и комфортной.

В предыдущем разделе было описано начальное окно Access (см. рис. 1.2), позволяющее быстро приступить к работе. В этом разделе вы познакомитесь с главным окном, которое появляется после открытия или создания базы данных.

Основные элементы главного окна показаны на рис. 1.5.

• Строка заголовка содержит имя базы данных, название формата файла (например, Access 2007) и название программы – Microsoft Access.

• Кнопка Office вызывает меню быстрого доступа, которое позволяет создать, открыть, сохранить и закрыть базу данных, организовать общий доступ к базе данных, переслать документы базы данных по электронной почте и вывести их на печать. Является аналогом меню Файл в предыдущих версиях Microsoft Office.

• Панель быстрого доступа – на ней целесообразно расположить значки наиболее часто используемых команд, чтобы вызывать их одним щелчком кнопки мыши и тем самым значительно ускорять работу.

• Лента – ключевой элемент интерфейса, объединяющий все команды работы с базой данных. Лента состоит из вкладок, на каждой из которых расположены значки нескольких групп команд. Для перехода на вкладку нужно щелкнуть кнопкой мыши на ее названии.

Вкладки Главная , Создание , Внешние данные и Работа с базами данных находятся на ленте постоянно. Остальные появляются или исчезают в зависимости от того, какой документ активен в рабочей области. Например, вкладка Работа с таблицами , содержащая набор инструментов для работы с таблицами, отображается только в случае, если в рабочей области Access открыта таблица. Именно поэтому интерфейс Access 2007 не перегружен и в нем легко ориентироваться: в любой момент отображаются только те вкладки и кнопки, которые сейчас нужны.

Рис. 1.5. Главное окно Microsoft Access 2007

• Область переходов отображает список документов базы данных (таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов) и позволяет переключаться между ними. Чтобы открыть документ базы данных, достаточно дважды щелкнуть кнопкой мыши на его названии в области переходов. Для скрытия и открытия области переходов служит кнопка

в правом верхнем углу области.

• Окна/вкладки документов. Документы базы данных располагаются в рабочей области Access в виде вкладок или в виде перекрывающихся окон.

• Строка состояния отображает подсказки и сообщения о состоянии программы, а также содержит ряд кнопок, позволяющих быстро переключаться между различными режимами работы с текущим документом.

Далее будет рассказано о возможностях настройки интерфейса Access. Если вас устраивает стандартный вид элементов, следующий раздел можно пропустить.

Настройка элементов интерфейса

Рабочая среда Access достаточно комфортна, и дополнительно настраивать ее обычно не требуется. Однако вы можете изменить множество параметров интерфейса в соответствии со своими предпочтениями.

В этом разделе рассматривается настройка ленты команд, панели быстрого доступа, расположение документов, а также отображение и скрытие строки состояния.

Сворачивание и восстановление ленты

Чтобы освободить дополнительное место на экране, ленту команд можно свернуть. Если лента свернута, отображаются только названия вкладок ленты; вкладка раскрывается только при щелчке кнопкой мыши на ее названии и тут же скрывается после выбора команды или после щелчка кнопкой мыши вне ленты.

Изменить режим отображения ленты вы можете любым из двух способов.

• Дважды щелкните кнопкой мыши на названии активной (раскрытой в текущий момент) вкладки. Если лента отображалась полностью, она будет свернута. Если лента была скрыта, она будет восстановлена.

• Щелкните правой кнопкой мыши на любом месте ленты. В появившемся контекстном меню выберите пункт Свернуть ленту . Если флажок на этом пункте был снят, то он будет установлен и лента будет свернута. И наоборот, если флажок был установлен, то он будет снят, и лента будет отображаться полностью.

Настройка панели быстрого доступа

Для большего удобства работы с программой Access вы можете добавить на панель быстрого доступа кнопки (значки команд), которые вы часто используете. В этом случае не придется искать их каждый раз на ленте. Можно также удалить с панели ненужные кнопки, чтобы не загромождать ее.

...

Примечание

Операции с кнопками, выполняемые на панели быстрого доступа, никак не влияют на наличие таких же кнопок в других местах (на ленте, в меню быстрого доступа и т. д.). Например, при удалении кнопки она исчезает с панели, но не с ленты.

Кроме того, вы можете изменить местоположение панели.

Быстрое добавление и удаление кнопки

Если требуется добавить значок команды на панель быстрого доступа, то самый простой способ это сделать – открыть вкладку, на которой находится значок, щелкнуть на нем правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выбрать пункт Добавить на панель быстрого доступа .

Если требуется удалить значок команды с панели быстрого доступа, то необходимо просто щелкнуть на этом значке правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выбрать пункт Удалить с панели быстрого доступа .

Если же требуется добавить или удалить сразу несколько значков команд, целесообразно выполнить действия, описанные в следующем подразделе.