Александр Днепров - Microsoft Access 2007

• Название: Microsoft Access 2007
• Автор: Александр Днепров
• Жанр: Программы

Практически любой пользователь компьютера, да и в принципе любой человек, сталкивался с необходимостью систематизировать и упорядочить различные данные, будь то список фильмов в домашней видеотеке, результаты игры любимой футбольной команды или же финансовая отчетность крупной компании. Безусловно, с появлением и широким распространением персональных компьютеров делать это стало гораздо проще.

Данная книга посвящена самой популярной и востребованной на сегодня системе управления базами данных – Microsoft Access. Несмотря на кажущуюся сложность, овладеть этой программой совсем просто. Если вы держите в руках эту книгу, то первый шаг уже сделан.

Видеокурс прилагается только к печатному изданию книги.

---

которая указывает, что режим отображения окна справки поверх остальных окон отменен.

Далее рассмотрим возможности поиска необходимой информации, предоставляемые справочной системой.

Поиск справочной информации

Чтобы найти нужные вам сведения в справочной системе, выполните следующие действия.

1. Нажмите клавишу F1 , чтобы запустить справочную систему.

2. Выберите область поиска. Для этого нажмите кнопку

расположенную справа от кнопки Поиск . В появившемся меню представлены области, в которых вы можете осуществлять поиск (рис. 1.10).

Рис. 1.10. Меню для выбора области поиска

Области делятся на две группы. Группа Содержимое на веб-узле Office Online (сетевая справка) содержит материалы, опубликованные на сайте Office Online. Эти материалы доступны вам только при наличии подключения к Интернету. Группа включает следующие области поиска.

 Все Access – все материалы на сайте.

 Access Справка – последние версии справочных материалов.

 Access Шаблоны – шаблоны баз данных.

 Access Обучение – учебные курсы по Access.

Группа Содержимое на данном компьютере (автономная справка) включает следующие области поиска.

 Access Справка – встроенные справочные материалы по работе с программой Access.

 Offline Developer Help – справочник разработчика баз данных....

Примечание

После выбора области поиска кнопка в правом нижнем углу окна справки будет называться Подключение к веб-узлу Office Online установлено, если выбрана область сетевой справки, или же будет иметь название Автономная работа, если выбрана область автономной справки. Выбор режима справки (сетевая или автономная) сохраняется после закрытия и повторного открытия окна справки.

3. Найдите нужную страницу справки с помощью запроса или по оглавлению. Для поиска по запросу введите ключевые слова в поисковое поле и нажмите кнопку Поиск . Система выведет список найденных страниц. Щелкните на подходящей ссылке. Если ни одна ссылка вам не подойдет или по запросу ничего не будет найдено, попробуйте изменить текст запроса и повторить поиск.

4. Для поиска по оглавлению нажмите кнопку

на панели инструментов окна справки. В появившейся панели оглавления щелкните кнопкой мыши на заголовке нужного раздела, чтобы раскрыть его содержимое (при этом значок раздела изменится: вместо закрытой книги отобразится открытая). Затем, если требуется, щелкните на заголовке подходящего подраздела и так далее, пока не доберетесь до нужной страницы.

Для перемещения по ранее открытым страницам справки используются кнопки

и

Резюме

В этой главе вы узнали, что Access 2007 является реляционной СУБД и что база данных состоит из взаимосвязанных таблиц. Вы ознакомились с ключевыми понятиями теории баз данных, процессом проектирования структуры данных и этапами построения собственной базы данных. Кроме того, вы научились настраивать интерфейс Access, чтобы сделать работу с программой еще более удобной и находить ответы на возникающие вопросы в справочной системе Access.

Все эти знания вы будете активно использовать на всех этапах работы с базой данных. Первый этап – открытие или создание базы данных – вы уже освоили. Теперь вы готовы приступить к следующему этапу: созданию таблиц, настройке связей между таблицами, вводу и редактированию данных. Этому этапу посвящена следующая глава.

Глава 2 Работа с таблицами

Порядок работы с таблицами

Создание, переименование и удаление таблицы

Редактирование данных в режиме таблицы

Настройка полей таблицы в режиме конструктора

Настройка связей между таблицами

Просмотр таблицы

Резюме

В предыдущей главе вы узнали, как открыть или создать базу данных Access. Теперь перейдем к следующему этапу – работе с таблицами. Напомним, что именно в таблицах хранится вся информация, содержащаяся в базе данных. В этой главе вы найдете всю информацию по созданию, настройке и редактированию таблиц, установке связей между таблицами и вводу данных в таблицы. Используя материалы этой главы, вы сможете разработать базу данных «с нуля», а также редактировать существующую или созданную на основе шаблона базу данных. В следующем подразделе содержится информация о двух основных режимах, которые будут использоваться для работы с таблицами.

Порядок работы с таблицами

Для создания и редактирования таблиц предназначены два режима.

• Режим таблицы (рис. 2.1) предназначен для ввода, просмотра и редактирования записей. При вводе данных программа Access автоматически добавляет недостающие поля и определяет тип данных для этих полей.

Рис. 2.1. Режим таблицы

• Режим конструктора таблицы (рис. 2.2) предназначен для настройки свойств полей, таких как тип данных, значение по умолчанию, список возможных значений, маска значений и многих других.

Рис. 2.2. Конструктор таблицы

Переключение режима работы осуществляется с помощью кнопки Режим , которая находится на ленте, на вкладках Главная , Режим таблицы или Конструктор (на всех вкладках эта кнопка крайняя слева). Кнопка меняет свой внешний вид. В режиме таблицы она выглядит так:

а в режиме конструктора так:

Работа с таблицей начинается с ее создания (см. подразд. «Создание таблицы»). Далее вы можете выбрать вариант действий по своему усмотрению:

• сразу ввести данные в режиме таблицы (см. разд. «Редактирование данных в режиме таблицы»). При этом программа Access автоматически добавляет в таблицу необходимое количество полей и определяет типы данных для этих полей. Так, если введены буквы, полю будет присвоен тип данных Текстовый , если цифры – Числовой . Затем при необходимости можно настроить свойства полей в режиме конструктора (см. разд. «Настройка полей таблицы в режиме конструктора»);

• вначале создать в конструкторе поля таблицы и указать их свойства, как это описано в разд. «Настройка полей таблицы в режиме конструктора», а затем ввести информацию (см. разд. «Редактирование данных в режиме таблицы»);

• при необходимости чередовать работу в режиме таблицы и в режиме конструктора. Например, создать часть полей в конструкторе, ввести некоторые данные и снова вернуться в режим конструктора и т. д.

Непосредственный ввод данных с автоматическим определением типов данных обычно используется для простых таблиц, не требующих или почти не требующих специальных манипуляций со свойствами полей. Работа в конструкторе предоставляет возможность более тонкой настройки, но и требует б о льших затрат времени.

Преимуществом создания полей в конструкторе является возможность задать свойства полей, ускоряющие ввод данных (например, список значений поля, значение по умолчанию) и уменьшающие количество случайных ошибок ввода (маска ввода, условия на значение и др.).

Приступая к работе с таблицами, начнем с изучения операций, выполняемых с таблицей как с единым целым.

Создание, переименование и удаление таблицы

Итак, вы открыли или создали базу данных (как это сделать, описано в разд. «Приступим к работе» в предыдущей главе). Теперь программа Access готова к работе с таблицами. Если вы создали пустую базу данных, программа автоматически создала и открыла новую пустую таблицу и вы можете начать заполнять эту таблицу (см. разд. «Редактирование данных в режиме таблицы» и разд. «Настройка полей таблицы в режиме конструктора»). Если вы создали базу данных на основе шаблона или работаете с существующей базой, вы можете создать новую таблицу или открыть ранее созданную.

Создание таблицы

Создать новую таблицу можно одним из следующих способов.

• Если вы желаете создать пустую таблицу, откройте на ленте вкладку Создание и нажмите кнопку Таблица или Конструктор таблиц . Программа Access создаст новую пустую таблицу и откроет ее, соответственно, в режиме таблицы или в режиме конструктора. Однако вы можете в любой момент переключиться на другой режим (см. разд. «Порядок работы с таблицами»).

• Если вы желаете создать типовую таблицу с помощью встроенного шаблона, откройте на ленте вкладку Создание и нажмите кнопку Шаблоны таблиц . В появившемся меню выберите подходящий шаблон таблицы. Программа Access создаст новую таблицу с заданными в шаблоне полями и откроет ее в режиме таблицы. Таблицу, созданную по шаблону, вы можете редактировать так же, как и обычную таблицу: добавлять и удалять столбцы, создавать новые записи и т. п.