Роберт Поузен - На пике возможностей. Правила эффективности профессионалов

• Название: На пике возможностей. Правила эффективности профессионалов
• Автор: Роберт Поузен
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2013
• ISBN: 978-5-91657-648-1

У вас в руках первая книга об эффективности, написанная практиком, а не консультантом. Автор книги входит в совет директоров четырех компаний, успевая преподавать в Гарвардской школе бизнеса.

Эта книга для тех, кто перегружен десятками задач, требующих немедленного реагирования. Прочитав ее, вы узнаете, как выделять приоритеты, как работать с почтой, как организовывать совещания, как управлять боссом. То есть о том, как добиваться результатов. Ведь именно результаты имеют значение.

---

3. Готовьтесь к работе с вечера: изучите расписание на следующий день и приготовьте вещи, которые наденете.

4. Не усложняйте будничные задачи – повседневная деятельность должна быть максимально простой и отработанной.

5. Короткий дневной сон поможет оставаться бодрым к вечеру.

6. Старайтесь регулярно ужинать с семьей, если, конечно, вы не в командировке и у вас на работе нет аврала.

7. Необходимо спать не менее восьми часов в сутки.

8. Если вы не выспались, на следующий день нужно поспать больше восьми часов.

9. Постоянная физическая нагрузка очень важна – лучше заниматься спортом умеренно, но каждый день.

10. Присоединитесь к спортивной команде или группе, чтобы тренироваться регулярно.

Глава 5 В командировку – налегке

Даже если вы эффективны на рабочем месте, во время дальних путешествий вы можете столкнуться с трудностями. Усовершенствованные телекоммуникационные системы в какой-то мере сократили необходимость в перемещениях, но в некоторых ситуациях ничто не заменит личного общения{42}. Сотрудников всегда будут отправлять в командировки, и им необходимо сохранять эффективность даже в дороге.

Как спланировать поездку

Эффективность поездки зависит от планирования. Существуют десятки моментов, которые нужно учесть: одно упущение может стать причиной многих проблем в будущем. У тех, кто работает с референтом, есть возможность делегировать функции. Но если у вас нет помощника, вам придется составить полный список задач, чтобы не упустить ничего из виду.

Для недолгих поездок по стране можно ограничиться онлайн-бронированием авиабилета и гостиницы. Но при поездках за границу, скорее всего, придется обратиться к туроператору, который рассмотрит сотни возможных рейсов, подберет оптимальные варианты и поможет повысить класс обслуживания. Только он знает все нюансы международных перелетов (например, хватит ли часа на пересадку в Дели). Кроме того, туроператоры помогут найти уютную и недорогую гостиницу рядом с местом работы.

Забронировав авиабилет и гостиницу, необходимо спланировать перемещения по городу. В некоторых странах рискованно брать такси из аэропорта до гостиницы. Хорошо одетый иностранец – легкая мишень для мошенников. Я считаю, что лучший вариант – личный водитель, который встречает в аэропорту с табличкой (на которой указано ваше имя) и отвозит в гостиницу. Запишите имя и номер телефона водителя на случай непредвиденных проблем. Что касается перемещений из гостиницы, местные жители помогут вам спланировать самый выгодный маршрут: учтите, что во многих городах движение затруднено из-за пробок.

Если для поездки требуется виза, нужно своевременно подготовить все необходимые документы. Иногда получение визы занимает много времени; возможно, туроператор будет обращаться в центр визовой поддержки, чтобы ускорить процесс. Имейте в виду, что вам придется предоставить оригинал паспорта, который может понадобиться в этот период и для других целей.

Собираясь посетить страну, где далеко не все говорят на вашем родном языке, не забудьте взять с собой визитки на местном языке. Представители заграничной делегации любого уровня должны иметь при себе много визиток; запаситесь ими заблаговременно: каждый захочет взять себе визитку каждого участника каждого совещания.

Наконец, составьте подробный ежедневный график поездки, указав все важные адреса, телефоны и т. д. Прикрепите к нему необходимые документы, например расписание самолетов, подтверждение брони гостиницы, карты перемещений. Можете оставить копию вашего маршрута родным, чтобы они при необходимости могли с вами связаться.

Эффективная командировка

Учитывая детали, связанные непосредственно с перемещением, не забудьте и о других факторах эффективности. В частности, четко определите цели поездки и убедитесь, что ваш график позволяет их достичь. Если вы путешествуете за границу, ознакомьтесь с историей и традициями страны. Обсудите с местными представителями культуру людей, с которыми вам предстоит общаться, и накладываемые ею ограничения.

Коммерческое предложение

Иногда командировка предполагает представление коммерческого предложения потенциальным клиентам. Я путешествовал по всему миру, чтобы убедить инвесторов нанять нашу компанию для управления их финансами. Прежде чем выйти из дома, я должен был убедиться, что подготовил убедительную презентацию о компании: история, инвестиционная репутация, система управления рисками, биографии управляющих портфелем клиента.

Чтобы подготовить действенную презентацию, нужно владеть большим количеством информации о потенциальных клиентах, понимать их мотивацию и требования. Готовы ли они пойти на риск ради быстрого получения прибыли? Или же будут более консервативны, стремясь защитить свои сбережения? Я всегда создаю разные презентации в зависимости от предпочтений целевой аудитории. (Более подробно о понимании целевой аудитории я расскажу в главе 9.)

За границей проблема презентаций особенно серьезна. Вы можете знать культуру страны, но, возможно, придется глубже изучить стандарты, с которыми связана деятельность потенциального клиента. Например, пенсионные фонды в разных странах работают по-разному. В Австралии многие крупные пенсионные фонды управляются профсоюзами, а не компаниями. Чтобы сделать коммерческое предложение таким потенциальным клиентам, необходимо знать об этом и тщательно продумать ваше возможное влияние на предпочтения людей, получающих пособие.

Чтобы узнать подробности, проконсультируйтесь с местным представителем. Если повезет, у вашей компании будет собственный представитель, в обязанности которого входит сбор данных о потенциальных клиентах. Кроме того, вы всегда можете связаться с местным консультантом, чтобы получить актуальную информацию о компании и ее сотрудниках. Чтобы больше узнать о действующих нормативных документах, возможно, придется обратиться в местную юридическую фирму.

Командировки в филиалы

Иногда командировки предполагают встречи с коллегами в отдаленных офисах или филиалах компании. Недавно в Шанхае я посещал офисы компании Nielsen, в которой вхожу в состав совета директоров. Эта исследовательская компания занимается измерением медийных показателей в Китае – для меня это представляет личный интерес, поскольку две мои последние книги переведены на мандаринское наречие.

Во время посещения офисов Nielsen я ставил перед собой простые цели: узнать как можно больше о деятельности компании в Китае, воодушевить коллектив и поделиться полезными идеями. После того как руководство главного офиса в США представило меня китайским коллегам, я начал переписываться по электронной почте с шанхайским топ-менеджером, обсуждая взаимовыгодное сотрудничество. Мы пришли к выводу, что мне стоит посетить две презентации, на которых будут представлены сферы деятельности компании в Китае. Кроме того, я был приглашен на неформальную встречу, где познакомился с высшим руководством местного офиса.

Один из топ-менеджеров американской штаб-квартиры предложил составить для меня исчерпывающий справочный документ о деятельности Nielsen в Китае. Я знал, насколько трудоемка эта работа, поэтому попросил его написать короткое сопроводительное письмо и приложить к уже имеющимся документам о деятельности Nielsen в Китае. Он достаточно быстро собрал необходимые документы, чем очень мне помог. Я получил нужную мне справочную информацию, не создав лишних проблем для других.

В общем, вам следует подготовиться к поездке до того, как вы отправитесь в путешествие. Тщательно обдумайте ваши цели и обсудите с местными представителями наиболее эффективные способы их достижения.

В аэропорту без хлопот

Аэропорт – суматошное место. Повсюду длинные очереди, изможденные пассажиры и суета. Чтобы не нервничать, лучше всего взять с собой как можно меньше вещей – тогда удастся избежать проверки багажа. Сдача багажа – исключительно неэффективное занятие. Во-первых, это отнимает время, а во-вторых, после приземления приходится еще долго ждать получения своих чемоданов{43}. Можно заранее отправить объемные вещи посылкой.

Если вы едете в короткую командировку и сдаете вещи в багаж, вероятно, вы плохо подготовились. Вспомните сцену из фильма «Мне бы в небо»[28], где герой Джорджа Клуни показывает молодой коллеге, как эффективно упаковывать вещи. Он выбрасывает подушку, которую она взяла с собой, со словами: «Там, куда вы едете, подушки намного лучше». Фен для волос тоже есть в каждом номере гостиницы. Если взять только то, что действительно необходимо, можно избежать сдачи багажа.

Многие специалисты часто делают одну и ту же ошибку: весной или зимой берут с собой теплое пальто. Бо́льшую часть времени они проведут в помещении, а между офисом, гостиницей и аэропортом будут перемещаться на такси. Свитер или пиджак обычно спасают от холода в течение тех нескольких минут, которые придется провести на улице – если, конечно, вы летите не в Анкоридж. Если вы собираетесь в дождливое место, например в Сиэтл, вместо пальто лучше взять с собой небольшой складной зонт.