Павел Дубнов - Access 2002: Самоучитель

• Название: Access 2002: Самоучитель
• Автор: Павел Дубнов
• Жанр: Программы

В книге рассматривается широкий круг вопросов, связанных с использованием программной среды Access 2002, которая является составной частью пакета Office 2002 и предназначена для создания банка данных в самых различных предметных областях.

Подробно описывается методика проектирования объектов базы данных (таблицы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, запросы, модули).

Детально обсуждаются вопросы создания интегрированной базы данных в единой среде Access 2002: формирование БД с нуля, конвертирование в программную среду баз данных, созданных в ином программном окружении – Clarion, FoxPro.

Особое внимание уделяется формированию разнообразных запросов к интегрированной базе данных Access 2002 с использованием языков программирования SQL, VBA и макросов.

Приводятся общие сведения о возможностях языка обмена данными между различными компьютерами и приложениями (XML). Описываются возможности использования гиперссылок, связывающих базу данных с другими программными продуктами. Объясняется, как можно работать с базой данных Access 2002 без установки ее на компьютер, используя технологию ODBC (Open Data Base Connectivity). В приложениях приводятся количественные параметры Access 2002 и связанная с этой СУБД терминология.

Предлагаемая книга будет полезна специалистам, занимающимся практической разработкой банков данных и приложений на их основе, а также студентам вузов, изучающим информатику.

---

В книге описывается процесс создания новых баз данных в программной среде Access 2002. Отличия этой версии от предыдущих версий специально оговариваются.

Что касается конвертирования БД, созданных в других программных средах, то сначала речь пойдет о «переводе» в Access 97, а затем в Access 2002. Кроме того, будут подробно рассмотрены те дополнительные возможности конвертации, которые появились в Access 2002 по сравнению с Access 97.

Резюме

1. Параллельно с разработкой баз данных в новых современных СУБД используется множество банков данных, построенных на основе программного аппарата морально и технически устаревших СУБД. Накопленная в них информация представляет большую ценность, но разрабатывать для этой информации новые базы данных никто никогда не будет. Поэтому очень важной становится проблема конвертации данных с тем, чтобы они обрабатывались совместно с новыми СУБД в рамках единого банка данных.

2. В качестве базовой СУБД для интеграции разнородных СУБД в такой банк данных на сегодняшнем этапе предлагается Access 2002 (Access ХР).

3. Целью настоящей книги является обсуждение методических и практических вопросов, связанных с разработкой интегрированного банка данных.

Глава 2 Предпроектная структуризация информации

Эффективность работы банка данных во многом зависит от того, как структурирована накапливаемая в нем информация. В этой главе как раз и говорится обо всех проблемах, связанных с определением логической структуры данных.

В настоящей книге будут рассматриваться в основном примеры из определенной предметной области – тематической сферы, к которой относится обрабатываемая информация. Речь пойдет о чрезвычайных ситуациях (ЧС), происходивших в действительности; о работах, связанных с ликвидацией последствий ЧС, и, в частности, об используемых при этом контрольно-измерительных приборах. Автор опирался на информацию, которая содержится в банках данных Министерства РФ по делам гражданской обороны, чрезвычайных ситуаций и ликвидации последствий стихийных бедствий (впоследствии – Министерства природных ресурсов России), бывшего Госкомитета РФ по охране окружающей среды (Госкомэкологии России) и бывшего Федерального агентства правительственной связи и информации (ФАПСИ). Создание объединенного банка таких данных не завершено, и состав включаемых в него БД в дальнейшем должен расширяться. Полученная информация используется преимущественно в аналитических целях: сбор статистических сведений, выявление тенденций, оценка последствий ЧС, выработка рекомендаций по их предотвращению и т. д.

Состав информации

Наиболее динамичной частью информации, на примере которой рассказывается о возможности Access 2002, являются данные о различных чрезвычайных ситуациях. Прежде всего это:

• непосредственные сведения о ЧС (вид ЧС, дата и место происшествия, объект, на котором произошла катастрофа);

• характеристика ЧС;

• количество пострадавших, в том числе погибших;

• предварительные оценки материального ущерба в стоимостном и натуральном выражении;

• влияние ЧС на жизнедеятельность местного населения, на окружающую среду и функционирование отраслей народного хозяйства;

• возможность или невозможность ликвидации последствий ЧС на месте, ориентировочные сроки такой ликвидации;

• типы и количество единиц оборудования, число специалистов, необходимых для ликвидации последствий ЧС;

• характер и примерные объемы выполняемых работ.

Менее динамичная часть информации – данные о контрольно-измерительных приборах, которые используются при ликвидации последствий ЧС.

Постоянная часть информации – словари понятий, встречающихся в банке данных.

Описываемый банк данных состоит из следующих разделов:

• база данных, разрабатываемая в среде СУБД Access 2002;

• база данных, разработанная ранее в среде Clarion 3.0;

• база данных, разработанная ранее в среде FoxPro 2.5.

Две последние БД конвертируются в Access 2002, и дальнейшая работа с ними рассматривается именно в этой единой программной среде.

Отметим, что из-за разнообразия и неформализованности информации, которая относится к предметной области, такие сведения значительно труднее обрабатывать, чем данные, связанные с большинством производственных процессов. Примеры, подтверждающие это положение, приводятся далее.

Что понимать под структуризацией информации

Как правило, банк данных аккумулирует сведения, относящиеся к определенной предметной области, то есть определенной совокупности объектов. Объектом может быть что угодно: предмет, понятие, территория, процесс, явление, фраза, связный текстовый фрагмент и т. п. Любая информация, которая накапливается в банках данных, так или иначе относится к одному из двух основных типов. По характеру объектов, образующих предметную область, эти типы условно можно назвать так:

• фактографическая информация, то есть данные, которые описывают конкретные факты. Такие сведения имеют количественное или логическое выражение. В настоящей книге основное внимание будет уделено работе именно с этим типом данных;

• библиографическая информация, то есть данные, которые очень трудно, а порой и невозможно строго классифицировать: художественная и юридическая литература, газетно-журнальные тексты и т. д.

Итак, речь идет о предварительной структуризации информации – особом этапе работы, который должен предшествовать проектированию базы данных. Сама по себе эта идея далеко не нова. Еще в начале 70-х годов усилиями в первую очередь Е. Кодда и К. Дейта была разработана теория информационных отношений и моделей данных, рассматривавшая, в частности, проблемы оптимальной структуры баз данных. Появление этих теоретических работ было обусловлено двумя причинами. Во-первых, СУБД, которые тогда использовались, были несовершенны. Во-вторых, существовали различные типы моделей данных: иерархическая, сетевая, реляционная. Разработчикам приходилось не только обоснованно выбирать определенную модель данных, но и уметь работать в рамках этой модели даже с несвойственными ей видами информационных отношений (например, в сетевой модели данных использовать иерархические структуры).

Сегодня практически единственным типом моделей данных являются реляционные модели. Современные СУБД имеют значительно больше возможностей для реализации различных информационных отношений между элементами данных. Видимо, поэтому иногда кажется, что проблема рационального представления информации в базе данных потеряла актуальность.

С точки зрения автора, это иллюзия. Вопрос о структуризации данных по-прежнему важен, меняется лишь технология его решения. Далее предлагается один из возможных способов структуризации данных.

Показатели

Рассмотрим утверждение, которое, согласно нашей классификации, принадлежит к классу фактографической информации. Например, «объем капитальных вложений равен 2,5 млн. руб.» или «стоимость „Мерседеса“ больше, чем стоимость „Жигулей“». Для этого класса данных под показателем понимается единица информации, которая включает ряд реквизитов-признаков и единственный реквизит-основание. Каждый реквизит-признак является мельчайшей неделимой информационной единицей и отражает какой-либо атрибут (свойство) объекта. Например, в энергетике такими реквизитами-признаками являются мощности, электростанции, линии электропередач, организации, расход топлива и т. д. Любой объект характеризуется перечнем свойств, которые выражаются через реквизиты.

Реквизит состоит из имени и значения. Именем реквизита будет название какой-либо качественной (наименование, местонахождение) или количественной характеристики объекта, явления, процесса (объем, размер и т. д.).

Значение реквизита представляет собой элемент данных, например: мощность (реквизит) – 500 МВт (его значение), электростанция (реквизит) – Красноярская ГЭС (значение), линия электропередач (реквизит) – Экибастуз-Центр (значение), расход топлива (реквизит) – 350 тонн (значение).

Совокупность реквизитов-признаков образует наименование показателя, а реквизит-основание представляет количественное или логическое значение показателя. Например, для приведенного выше показателя (мощность Красноярской ГЭС) реквизит-основание – 500 МВт. Очевидно, каждый реквизит-основание описывается одной фразой. В данном случае эта фраза выглядит так: «установленная мощность Красноярской ГЭС в 1998 году равна 500 МВт». (Это не значит, что вся база данных состоит из единственного предложения – такой случай представляется исключительным упрощением!) В следующем разделе будет показано, что реквизиты-признаки, в свою очередь, делятся на ряд категорий.

В общем случае ни один из реквизитов-признаков не может считаться обязательным. Характерной особенностью показателя является то, что он содержит определенный минимум информации, достаточный для создания документа. Ни один из перечисленных выше реквизитов, взятый в отдельности, не позволяет сформировать документ, а вот показатель может быть выдан в качестве справки при ответе на какой-либо запрос – скажем, о мощности Красноярской ГЭС. Верно и обратное – информационную совокупность любой сложности (отчет и т. д.) можно представить как определенную группу различных показателей.