Павел Дубнов - Access 2002: Самоучитель

• Название: Access 2002: Самоучитель
• Автор: Павел Дубнов
• Жанр: Программы

В книге рассматривается широкий круг вопросов, связанных с использованием программной среды Access 2002, которая является составной частью пакета Office 2002 и предназначена для создания банка данных в самых различных предметных областях.

Подробно описывается методика проектирования объектов базы данных (таблицы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, запросы, модули).

Детально обсуждаются вопросы создания интегрированной базы данных в единой среде Access 2002: формирование БД с нуля, конвертирование в программную среду баз данных, созданных в ином программном окружении – Clarion, FoxPro.

Особое внимание уделяется формированию разнообразных запросов к интегрированной базе данных Access 2002 с использованием языков программирования SQL, VBA и макросов.

Приводятся общие сведения о возможностях языка обмена данными между различными компьютерами и приложениями (XML). Описываются возможности использования гиперссылок, связывающих базу данных с другими программными продуктами. Объясняется, как можно работать с базой данных Access 2002 без установки ее на компьютер, используя технологию ODBC (Open Data Base Connectivity). В приложениях приводятся количественные параметры Access 2002 и связанная с этой СУБД терминология.

Предлагаемая книга будет полезна специалистам, занимающимся практической разработкой банков данных и приложений на их основе, а также студентам вузов, изучающим информатику.

---

• У (уточнение сведений об объекте) – год выпуска прибора;

• У (уточнение сведений об объекте) – номер прибора по каталогу;

• У (уточнение сведений об объекте) – характеристика прибора, содержащая данные о его функциях, портативности, технических особенностях, весе, точности, способе питания, диапазоне измерений, совместимости с другими приборами;

• С (субъект) – название фирмы, производящей прибор;

• У (уточнение сведений о субъекте) – страна, в которой находится фирма;

• У (уточнение сведений о субъекте) – адрес фирмы;

• У (уточнение сведений о субъекте) – адрес филиала или дочерней фирмы, если такая есть;

• У (уточнение сведений о субъекте) – данные о менеджерах фирмы (фамилия, имя, отчество и адрес);

• Р (реквизит-основание) – цена прибора.

Предположим, пользователя в первую очередь интересует не только цена, но и вес прибора. Этот параметр можно выделить из общего массива «характеристика» и придать ему статус еще одного реквизита-основания. Тогда приведенная выше фраза-описание будет содержать две однородные фразы с параллельными реквизитами-основаниями – цена и вес.

В рассмотренном примере структура информации достаточно проста, и нужные словари могут быть сформированы практически сразу, на первом этапе проектирования. Создавая их и уточняя перечень основных реквизитов-признаков, руководствуйтесь следующим критерием: часто ли у пользователя будет необходимость запрашивать информацию по данному признаку. Если да, то имеет смысл выделить его как отдельный реквизит и сформировать соответствующий словарь. Такой признак называется ключевым значением, или дескриптором. В базе данных ему лучше выделить отдельный файл или поле в файле; этим вы существенно облегчите работу будущему пользователю. Конечно, если какой-либо признак «спрятан» в общем тексте, по нему тоже можно сделать запрос, но сформировать последний в этом случае сложнее.

В нашем примере можно сразу выделить те признаки, по которым следует ожидать частого обращения к базе данных:

• название прибора;

• название фирмы, производящей прибор;

• страна, в которой находится фирма;

• адрес фирмы;

• адрес филиала или дочерней фирмы;

• данные о менеджерах фирмы – фамилия, имя, отчество и адрес;

• номер модели;

• год выпуска прибора;

• номер прибора по каталогу;

• цена прибора;

• функциональное назначение прибора;

• вес прибора;

• категория прибора (переносной, портативный и т. п.);

• характеристика прибора.

Параметры, которые для пользователя второстепенны, остаются в общем тексте раздела.

Возьмем пример посложнее, который представлен в разделе «Необходимость структуризации». Здесь описание включает не одну, а несколько фраз, и анализ, подобный предыдущему, надо провести отдельно для каждой из них. В результате мы получим следующий набор признаков:

• П (показатели) – «выявлено», «выдано», «сжигание» и др.;

• О1 (объект) – источники загрязнения (нефтеналивные цистерны);

• О2 (объект) – загрязняющие вещества (нефть);

• О3 (объект) – объекты загрязнения (рельеф местности);

• О4 (объект) – документы (предписание о ликвидации последствий аварии);

• У1 (уточнение места действия 1) – железнодорожные станции (Ангасолка);

• У2 (уточнение места действия 2) – железные дороги (Восточно-Сибирская);

• У3 (обстоятельство действия 1) – под контролем комиссии;

• П (примечания) – как уже говорилось, в этих полях должны содержаться данные – уточнения, специфичные для конкретных сообщений.

Таким образом, по мере накопления новых сообщений будут появляться и новые реквизиты, а количество параметров, указанных в скобках, тоже будет расти.

Проектирование логической структуры базы данных

Итак, мы определили состав дескрипторов, то есть ключевых полей для поиска, по которым чаще всего (по нашему прогнозу) будут формироваться запросы к базе данных. Теперь начнем разработку логической структуры БД. Под логической структурой понимается та совокупность файлов, содержащихся в них полей и связей между файлами, которую «видит» пользовательская программа, обрабатывающая базу данных.

Распределение полей по файлам

В предыдущем разделе мы постарались объяснить, почему и как необходимо выделять дескрипторные поля, по которым ожидаются запросы со стороны пользователя. Мы исходили из того, что каждому такому полю должен соответствовать словарь. Если вы в этом еще сомневаетесь, вспомните, что между элементами информации существуют различные типы отношений: «один-к-одному», «один-ко-многим», «многие-ко-многим». Очевидно, когда между какими-то элементами информации (полями) существует отношение «один-к-одному», они жестко и однозначно взаимосвязаны. В таком случае достаточно иметь один словарь на всю эту группу. Но тогда она должна находиться в одном файле, потому что иначе отношение «один-к-одному» не будет реализовано без применения каких-либо дополнительных средств. Как видите, логика довольно проста. Теперь у нас есть критерий для распределения полей по файлам: в одном файле следует размещать те поля, которые связаны между собой отношением «один-к-одному». Файлы, объединяющие такие группы полей, будут находиться друг с другом в отношении «один-ко-многим» и составят иерархическую структуру. Отметим, что файлы, находящиеся в отношениях типа «многие-ко-многим», не должны быть непосредственно взаимосвязанными. Обобщим сказанное в табл. 2.1.

В этой таблице символы Х и и обозначают соответственно стороны «многие» и «один» в отношениях между реквизитами.

Таблица 2.1

Файлы и связи между ними

Из табл. 2.1 видно: чтобы формировать файлы, следует сгруппировать в них поля, представляющие реквизиты-признаки, находящиеся друг с другом, как сказано выше, в отношении «один-к-одному». Таким образом, будут созданы следующие файлы:

• Страны (содержит поле Название страны);

• Приборы (содержит поля Номер модели, Категория, Год выпуска, Характеристика, Номер по каталогу, Цена, Вес);

• Фирмы (содержит поля Название фирмы, Адрес фирмы, Адрес филиала);

• Менеджер (содержит поле Данные о менеджере);

• Назначение (содержит поле Назначение прибора);

• Типы приборов (содержит поле Название прибора).

Мы перечислили здесь основные – так сказать, «титульные» – поля, составляющие каркас конкретной таблицы. В нее могут также входить вспомогательные поля: Примечания, Адрес и др. Соединив эти файлы связями типа «один-ко-многим», мы получим логическую структуру базы данных, условный вид которой показан на рис. 2.1. О практической реализации таких связей речь пойдет в конце следующей главы.

Рис. 2.1

Резюме

1. Безусловный прогресс, достигнутый в развитии программных средств СУБД и расширении их функциональных возможностей, не устранил проблему обоснованности выбора структур баз данных – от продуманности этих структур во многом зависит эффективность работы с базами данных (БД).

2. Основным элементом фактографической информации является показатель. Он, в свою очередь, состоит из множества реквизитов-признаков и единственного реквизита-основания.

3. Для того чтобы формировать по единым правилам разнообразные пользовательские запросы к БД и получать на них ответы, перед проектированием конкретных баз данных необходимо провести структуризацию информации.

4. В настоящей главе предлагается и иллюстрируется на конкретном примере технология такой структуризации и – на ее основе – последующего проектирования логической структуры БД.

Глава 3 Создание таблиц новой базы данных

Как уже было сказано в главе 2, разработка новой базы данных «Контрольно-измерительные приборы» производится в программной среде Access 2002.

Формирование БД в Access состоит из ряда последовательных этапов, описываемых ниже. Первый этап этого процесса – создание таблиц. Таблицы в Access являются теми первичными, исходными файлами, на основе которых в дальнейшем строится все здание базы данных. Access 2002, как и предыдущие версии, предоставляет пользователю несколько разных вариантов построения таблиц, а также возможность применения дополнительных аналитических табличных структур.

Порядок создания всех таблиц одинаков и не зависит от их названия и конкретного содержания. Мы рассмотрим этот процесс на примере таблицы Страны.

Варианты создания таблиц

Формирование таблицы начинается с того, что вы открываете окно базы данных и в нем выбираете пункт Таблицы в разделе Объекты – рис. 3.1.

Рис. 3.1

Дальше следует щелкнуть по кнопке