Яна Франк - Муза и чудовище: как организовать творческий труд

• Название: Муза и чудовище: как организовать творческий труд
• Автор: Яна Франк
• Издательство: Манн, Иванов и Фербер
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2010
• ISBN: 978–5–91657–052–6

Людям творческим трудно использовать традиционные приемы тайм-менеджмента, но без порядка в делах и им не обойтись. Эта книга предназначена именно для того, чтобы они могли организовать свой труд самым эффективным и притом не скучным образом.

В книге можно писать, рисовать, вырезать и клеить. Здесь можно хранить идеи и сокровенные мысли, шутить и гадать на разворотах в поисках идей. Здесь можно сразу пробовать на практике все описанные автором «рецепты», а по прочтении книги — начать новую жизнь. В то время как другие художники пытаются не забывать дома тетрадь для важных записей, читателей этой книги будет волновать только один вопрос: «Как жить дальше, когда все странички будут исписаны?».

Эта книга в первую очередь для людей, живущих творчеством дома и на работе, а также для фрилансеров многих профессий и для тех, кому просто нужно навести порядок в делах.

---

Глава 16

Как проработать 45 минут?

— Сесть и сосредоточенно проработать хотя бы 45 минут — это чудесно, — скажут многие читатели. — Но если я не отвлекусь от работы сам, меня непременно отвлекут другие! Кто же оставит меня в покое на такое длительное время?!

Наиболее занятые люди (те самые, которым надо много успеть) обычно занимают немаловажные посты на работе. К ним каждые пять минут обращаются: лично, по электронной почте или по телефону. И ведь это работа — нужно отвечать, реагировать, делать. Чаще всего — бросив все. Большинство собеседников именно с этих слов начинают разговор: «Бросай все…», «Тебя все ждут…», «Это очень срочно…»

Тем не менее, мне хотелось бы открыть своим читателям одну великую тайну: вещей, связанных с работой, которые не могут подождать от 15 до 45 минут, почти нет.

Вы не замечали, что академический час — это не только идеальный отрезок времени для работы? Если человек опаздывает на деловую встречу по важной причине, его ждут до 45 минут. На столько же можно (хотя и не стоит) опоздать на ужин, три четверти часа прощаются курьеру, сисадмину, техдиректору. Их простят и вам. Особенно с учетом того, что 99 процентов поводов, по которым к вам обращаются на работе, на самом деле срочными не являются вообще. Люди всего лишь обращаются к вам, когда это удобнее всего для них.

А из срочных дел половину называют таковыми только ради того, чтобы исполнитель более или менее серьезно отнесся к заданию. Просто потому, что большинство людей плохо работают, игнорируют половину заданий и слишком долго все откладывают, если их не пугать и не подгонять постоянно.

Я могу привести много примеров. Я очень много раз встречала в аэропортах важных гостей. Перед этим всегда звучало: «Приезжает наш важнейший клиент, посол такой-то!!!» (Либо владелец той самой фирмы или издатель того самого журнала.) Его собирался встречать Вася, но Вася пропал, у Пети случилось то, а у Маши — это, и теперь его должна встречать я, потому что посылать за таким человеком секретаршу неудобно. Либо я должна его встретить, потому что он приезжает всего на час, а нам нужно о многом поговорить, и я могла бы рассказать о проекте в общих чертах уже в машине.

Даже если для доведения собственных дел до конца мне нужно всего лишь 15–20 минут, я бросаю все, лечу в аэропорт и… жду. Даже если мне 40 минут назад истерически кричали в трубку: «Он уже прилетел!!!» Жду, кстати, от 15 до 40 минут. Потому что самолет задержался, паспортный контроль, панику устроили раньше времени или еще что-нибудь такое. Иногда такие клиенты прилетали первым классом и выходили из самолета моментально, им даже приходилось подождать меня. И знаете, никто не умер. Такие люди много путешествуют и всякое видали. Они выходят из самолета, видят, что их не встретили, все понимают и направляются к ближайшему бару. И кстати, они успевают подойти к этому бару, даже если их вовремя встречают и просто увидели не в первую же секунду. И потом все равно приходится дожидаться, когда они допьют уже начатую чашечку кофе.

Обычно такие истории еще отягощаются тем, что клиент, не успев прилететь, уже улетает. «Он здесь всего на час!» — кричат его секретарши, и за ними это повторяют все остальные. Но никто никогда не прилетает на час. Разве что совсем сумасшедшие. Эти самые 40 минут обычно сами пропадают где-то между посадками, пересадками и перемещениями, даже если никто никуда не опоздает и никто никого не подведет. Поэтому на дорогу всегда закладывают лишние два-три часа. И пребывание человека в другом городе включает в себя время на то, чтобы перевести дух, пообедать или поужинать, что тоже занимает пару часов (во всех приличных ресторанах еду готовят те же полчаса). Все понимают, что в большом городе два часа могут вообще «провалиться в черную дыру»: в одном месте постояли полчаса в пробке, в другом лишние 15 минут чего-то ждали. Искали место для парковки, искали дорогу, обсуждали, как изменить планы… Поэтому прилетают люди минимум на пять-шесть часов. Практически всегда.

В крайнем случае, если поговорить не удалось и надо двигаться дальше, можно продолжить разговор на том же обеде или по дороге к следующим пунктам. И вообще, на такие сроки люди обычно приезжают, чтобы принять какое-то быстрое решение (если надо неделями работать или переговариваться, приезжают на недели).

А принять быстрое решение иногда очень помогает цейтнот. На презентацию осталось 40 минут вместо полутора часов? Выражайте свои мысли лаконичнее и попытайтесь изложить суть побыстрее, тем не менее убедив клиента в том, что вы правильный партнер для него. Если к купле-продаже или заключению контракта все готово, самые важные аргументы все равно в большинстве случаев укладываются в 15 минут. Остальное время уходит на манипуляции, провокации и психологические поединки.

А еще все эти люди таки регулярно опаздывают на свои самолеты. И пересаживаются на следующие. И их фирмы за это платят. И это тоже не конец света.

В свое время я караулила выход в печать газеты. У нее огромный тираж и куча спланированных операций, там очереди ждут какие-то другие задания, и в типографии все расписано. Всем известно, что за задержку материалов в печать грозит расстрел на месте без суда и следствия. Тем не менее я два раза была свидетельницей настоящей катастрофы. Один раз по веским политическим причинам из газеты за пять минут до сдачи в печать исчезла огромная статья на полторы полосы. Пока что-то придумали, пока заполнили дырку в макете, прошли те самые 40 минут. И это при том, что все очень торопились. Во второй раз совершили серьезную ошибку, исправление которой заняло больше часа. Я все ждала, когда же начнут вешать сотрудников на столбах и расстреливать их у стенки. Но ничего такого не произошло. Менеджеры бегали, как испуганные куры. Начальники при первой же возможности ушли домой (самое страшное предотвратили, дальше вы сами как-нибудь), потому что дома остывает ужин, и эта беда того не стоит. А сотрудники типографии с их четким планом и тысячами экземпляров… Ну что они? Вздохнули — подумаешь, ну час. «Ну не попьем мы чаю между тем, как помыть машину и зарядить в нее следующую партию».

Неприятно, конечно, и лучше так не делать, но никто опять же не умер.

Даже если ребенок подрался в школе и ждет в кабинете директора, типография «горит», сервер «свалился и простаивает», люди ждут… 15 минут обычно решают все или не значат ничего. И когда они решают все, почти всегда успеть все равно не удается, как это ни печально. В абсолютном же большинстве случаев все выглядит очень срочно и страшно, но все равно проходит какое-то время, пока человек бросит свои дела и примчится куда надо. И за это время все успевают как-то успокоиться, что-то придумать, как-то объяснить всем, что раньше не получится. Смириться, спихнуть вину на другого либо мужественно принять на себя наказание, и дальше все происходит в единственно возможном (человеческом) темпе.

Если же кто-то попал в больницу и надо срочно туда ехать либо дом горит и крыша обваливается — вы об этом узнаете. Даже с отключенным телефоном и за закрытой дверью в своем кабинете.

Еще один классический пример: мне звонят за полчаса до окончания работы (или шлют сообщение) с просьбой сделать то и это. Не забыв приписать, что там все решено и тут все принято, только вот эту мелочь решили изменить, и хотелось бы сдать ее уже сегодня. Поэтому теперь все ждут меня.

Это очень неприятная ситуация: люди хотят домой, у них там семьи и дети, все тот же ужин, а теперь они не уходят из-за меня. Бросаю все и начинаю делать свою часть работы. Хорошо, если задание действительно на пять минут, но чаще всего никаких пять минут не выходит. В 99 процентах случаев, если дело кажется получасовым, оно растягивается на час с лишним. Мало того что в спешке начинаешь спотыкаться о мелочи (страшно что-то проглядеть или отдать работу, сделанную наспех), еще то же самое делают те, кто эту работу придумал. Они начинают звонить раз в 5 минут и говорить: «Прости, прости, но надо еще одну букву поменять! Ты еще не сконвертировала все окончательно?!»

Через какое-то время становится ясно, что на работу нужен еще час. Я звоню тем, кто это затеял, и предлагаю всем уйти спокойно домой и завтра с утра все спокойно сдать. И тут в половине случаев выясняется невероятное: либо те, кто меня ждал, уже не дождались и ушли. Либо мне говорят: «Да, мы еще тут сидим, но там (в типографии, в другом городе, в соседнем филиале) уже ушла секретарша, так что все равно сдавать завтра». В другой половине случаев я расшибаюсь о стенку, чтобы все успеть, прибегаю, говорю: «Ну все, ура! Я все сделала, можете идти». А коллеги с тоскливым видом отвечают: «Да, спасибо, но теперь мы ждем Васю и еще шестерых сотрудников, и, наверное, они еще часа полтора провозятся».

Из всего этого стоит сделать умный вывод. Если дело действительно можно сделать за пять минут, надо его сделать за эти пять минут. При этом, если вас озадачили заданием, а у вас открыт какой-то проект, над которым вы планировали поработать еще 20 минут, в большинстве случаев можно спокойно закончить свое, прежде чем бросаться на другое. Эти 20 минут все равно в половине случаев съедаются тем, что кто-то не подошел к телефону, другой в момент возникновения задания пил кофе или курил в фойе, а третий вообще принципиально не проверяет сообщения на автоответчике, пока не доиграет до конца шестого уровня. Если вы очень пунктуальный человек, будьте уверены, что вы — очень редкий зверь. Все остальные вокруг вас спокойно опаздывают везде, поэтому если вы отложите моментальную реакцию на 15–20 минут, никто этого не заметит.