Николай Додонов - GTD. Практический курс. Самоучитель по тайм-менеджменту.

• Название: GTD. Практический курс. Самоучитель по тайм-менеджменту.
• Автор: Николай Додонов
• Жанр: Личные финансы

Перед вами краткий практический курс GTD, состоящий из 8 занятий. Автор преследовал цель научить читателя пользоваться GTD на базовом уровне.

---

Очистка оперативной памяти

Задача — снять с Пользователя функцию краткосрочной памяти.

Представьте, что краткосрочная память равна оперативной. Чем больше запущено программ, тем меньше в ней свободного места, тем медленнее будет работать компьютер, пока совсем не зависнет. Использовать суперкомпьютер, как шкаф для хранения хлама — глупо. Почему же именно так мы обращаемся с собственным мозгом?

Когда вы пишите письмо, отвечаете на звонок, стараетесь что-то не забыть, слушаете коллегу, жить сложно, но можно. Стоит добавить еще 1–3 процесса, и зависание гарантировано. Наступит очень утомительный ступор, в котором не знаешь, за что хвататься.

Средний человек способен одновременно удерживать в краткосрочной памяти 7 (+/-2) абстракций. Эйнштейн отбирал себе учеников, загадывая загадку, для решения которой нужно было оперировать 9 абстракциями, то есть, обладать максимальными возможностями.

В информационную эру почти каждый офисный работник может столкнуться с тем, что данных разом поступит больше, чем можно обработать. Отсюда и вытекает правило «в один момент одно занятие»

Ну, а поскольку мы по-прежнему обращаемся с информацией, как будто ходим на охоту, а не занимаемся интеллектуальным трудом, задача первого задания — вычистить оперативку, чтобы компьютер работал как можно быстрее.

Задание 1. Пожалуйста, откройте таск-менеджер, поставьте курсор на INBOX (слева вверху экрана) и выпишите туда все, что нужно сделать, что нужно не забыть, все то, что хранится у вас в голове, на стикерах, в ежедневнике и т.д.

Создайте единый список того, что нужно сделать или не забыть.

Пишите до тех пор, пока можете вспомнить хоть самую малость. Записывайте все дела: домашние или рабочие, важные или пустяковые.

Хорошие новости:

• Придут свежие идеи (записывайте их тоже).

• По мере того, как список будет расти, вы ощутите, что меньше тревожитесь.

Сделайте два-три подхода. Если кажется, что все выписали и ничего не приходит в голову, отдохните и попробуйте еще раз. Обычно, после перерыва удается вспомнить еще несколько дел.

Рекомендации

Если какую-то задачу захочется расписать подробнее — расписывайте, воспользуйтесь для этого полем Description. Но, если вы захотите что-то распланировать, определить порядок действий, выстроить приоритеты — притормозите. Как только включится аналитика, поток сознания прервется, и придется все начинать сначала.

Если, всплывут дела, которые можно сделать немедленно — делайте. Чем больше можно сделать, разом, — тем лучше.

Когда список завершен, удалите все неактуальное. Все, что попало в него формально — нужно удалить. Просмотрите каждую задачу. Избавьтесь от тех, по отношению к которым испытываете сомнения.

Комментарии

Скорее всего, первый список задач будет большим. Иногда это шокирует: «Ах! Сколько у меня работы!» (можно подумать, пока вы задачи не выписали, их было меньше). Иногда это отбивает желание продолжать занятия. Практика показывает, что большинство задач сделаны не будут. Потому что они попали туда формально, потому что изменились обстоятельства, потому что пропало желание и т.д. Так что постарайтесь, чтобы список задач был актуальным сразу.

Важно еще кое-что! Если задача, которую никто делать не будет, есть в списке дел, подсознательно вы считаете ее (цикл действий по задаче) открытой. А открытый цикл действий — это незавершенное дело, которое порождает тревогу и дискомфорт.

Тревога из-за незавершенных дел заложена в нас природой. Известен эксперимент, в котором обезьян обучали простой задаче. Контрольной группе давали выполнить ее до конца, опытной — нет. Обезь­яны из второй группы приходили в ярость, пока им не позволяли закончить работу.

Конечно, у людей эта черта не проявляется в той же мере (по крайней мере, не у всех), но она находит выражение в ряде особенностей4, важнейшая из которых –беспокойство из-за незаконченных дел.

Эмоции мешает аналитическому мышлению. Чем больше мы тревожимся, тем сложнее нам думать. За эмоции отвечает Система 1, за логическое мышление — Система 2, у которой волнение забирает ресурсы. Поэтому незавершенные дела порождают отрицательную обратную связь. Чем больше информации вы держите в голове, тем меньше «оперативной памяти» — тем выше ваша тревога. Чем выше тревога — тем меньше производительности, из-за снижения которой — выше тревога и так далее до стресса и невроза.

Дайте Пользователю отдохнуть, дайте ему оперативки — выгрузите из кратковременной памяти «все, что нужно сделать», избавьтесь от того, что на самом деле вы делать не будете и не хотите. Это снизит тревожность и повысит продуктивность. Ведь именно к этому мы и стремимся.

NB. Выработайте привычку записывать все, что приходит в голову. Это нужно, чтобы не грузить вычислительный центр непрофильными задачами. А так же в силу простого практического соображения. Если вам пришла стоящая идея, и вы подумали «а, лень записывать, запомню», в 99 случаях из 100 она забудется.

Инструменты GTD

Накопители

Термин, который иногда вносит путаницу, потому что ассоциируется с конкретным инструментом. Давайте разберемся, что это такое, зачем это нужно и что можно считать Накопителем.

Пользуясь аналогией с компьютером, Накопитель можно условно сравнить с буфером или кэш-памятью, куда поступают данные перед тем, как их обработает процессор.

Поскольку наш процессор (Пользователь) хорошо обрабатывает данные последовательно, а поступают они потоком, нужно где-то их накапливать до того момента, пока мы не разберемся с текущей задачей и не будем готовы к новой.

Собственно, Накопитель — это скорее принцип, нежели конкретный инструмент. К нему можно отнести все, что может хранить в себе данные до того момента, пока вы не освободитесь, и не решите, что к ним нужно обратиться.

Кстати, дела, которые были выписаны в самом начале — попали в Накопитель. В Outlook задача без категории считается занесенной в Накопитель5. Если вы пользуетесь другим таск-менеджером, скорее всего, там есть специальный список INBOX.

Традиционно в качестве Накопителя используются:

• Папка «Входящие» в электронной почте

• Лоток для бумаг

• Специальная категория в таск-менеджере (обычно INBOX) или задачи без категории

• Диктофон

«Входящие»

Электронная почта слишком хорошо знакома, чтобы относиться к ней серьезно. В результате во «Входящих» лежат старые и новые письма, прочитанные и непрочитанные, письма с пометками и без. На самом деле, ее главное назначение — хранить только непрочитанные письма!

Если письмо открыто, его нужно обработать (проанализировать по алгоритму, который вы увидите ниже) и убрать из Входящих. В Gmail есть удобная функция «Архивировать», которая помещает письмо из «Входящих» в папку «Вся почта». Если вы пользуетесь другим сервисом или почтовой программой, пожалуйста, сделайте отдельную папку «Архив» или «Вся почта», в которую будете отправлять письма после того, как они были открыты и обработаны.

NB. В работе с электронной почтой как никогда ярко проявляется главный враг продуктивности — двойная работа. Как говорится, лучший способ быть продуктивным — не делать одно и то же дважды. К сожалению, не все распространяют это правило на электронную почту. Вот и получается, что мы тратим время на чтение письма, потом думаем: «Сейчас не хочу ничего по нему делать», и отмечаем его как непрочитанное. А потом повторяем всю операцию заново, тратя драгоценное время.

Главное правило в работе с электронной почтой:

Нет времени обработать письмо — не открывай его!

NB. В реальности, обычно, все сложнее. Сложно предугадать, ко­гда времени хватит на работу с почтой, а когда нет6. В случае, если письмо открыто, но работу по нему пришлось прервать, не помечайте его как непрочитанное. Поставьте себе задачу в таск-менеджер и скопируйте само письмо в заметки по ней, после чего архивируйте оригинал.

Так вы избавите себя от двойной работы (потому что заголовок задачи уже будет содержать в себе действие по письму), очистите «Входящие», и со спокойно займетесь тем, что вас отвлекло.

Не очень хорошо, хотя и допустимо, держать письма в необработанном виде, оставляя их в виде напоминаний. Неважные письма можно игнорировать достаточное количество времени. Однако, всегда лучше иметь один список задач, с которым вы работаете постоянно, чем разносить его функции между собственно списком и различными «накопителями». В том числе и потому, что работая в списке задач, вы с большой долей вероятности забудете о том, что какие-то письма оставлены непрочитанными и их нужно бы обработать.