Николай Додонов - GTD. Практический курс. Самоучитель по тайм-менеджменту.

• Название: GTD. Практический курс. Самоучитель по тайм-менеджменту.
• Автор: Николай Додонов
• Жанр: Личные финансы

Перед вами краткий практический курс GTD, состоящий из 8 занятий. Автор преследовал цель научить читателя пользоваться GTD на базовом уровне.

---

Гораздо полезнее специально выделить время на работу с почтой, чем постоянно держать ее открытой. Настройте автоответчик, который бы сообщал, когда вы проверяете почту, чтобы отправители не волновались. Например, если отправлять такое сообщение, никто не будет переживать, что вы долго не отвечаете:

«Привет! Если вы получили это письмо, я 100 % получил ваше. Я проверяю почту в 11–00, 14–00 и 16–00. Если вы прислали мне счет или хотите сказать что-то очень срочное, пожалуйста, позвоните мне на мобильный [phone].

С ув. и прочее и прочее».

Постоянно открытая почта — одна из главных причин непродуктивного, рваного ритма работы. Мы не сможем сосредоточиться, если будем вынуждены постоянно отвлекаться. Выделите для работы с почтой отдельное время, и вы увидите, насколько это облегчит жизнь.

Правило «нет времени — не трогай» имеет и другое выражение: «тронул — ходи». Если вы все же открыли письмо (задачу в INBOX или бумаге в лотке), его необходимо проанализировать.

В рамках этих двух правил работы с Накопителем (будь то электропочта, смс-ки, бумаги в лотке «Входящие» или задача в INBOX) мы приближаемся к пониманию того, что поступившие данные не требуют спешки.

В 99 случаях из 100, письмо с пометкой «СРОЧНО!!!» означает: «я хочу, чтобы ты сделал это срочно», а не «это действительно срочно». Желание отправителя понятно, но потворствуя ему, мы вредим собственной эффективности.

Все, что касается обработки электронной почты:

• «Нет времени — не трогай»,

• «Тронул — ходи» и

• «Открыл — убери из “Входящих”».

В полной мере относится к обращению с другими «Накопителями». С одной оговоркой, которая относится к бумагам. Если электронную почту мы смотрим, как минимум, раз в день, то бумаги в лотке могут подождать до недели. Можете быть уверены, действительно важная информация найдет путь к вашим ушам, подчиненные помогут.

Поэтому не старайтесь ежедневно обработать все, что пришло в лоток для бумаг, — сосредоточьтесь на списке задач. К тому же, часто бывает, что, проблема рассасывается без вашего участия, пока документы ждут своей очереди.

Стоит отметить, что в «Накопители» поступают не только данные извне. Если вам пришла какая-то мысль, идея, запишите и положите в «Накопитель». Проще всего создать задачу, все в нее записать и сохранить в INBOX. Так вы ничего не забудете, и не будете загружать голову непрофильной работой.

Это значит, что можно сосредоточиться на чем-то одном по-настоящему важном, размышлять и генерировать свежие идеи, ассоциации. Когда есть уверенность, что ничего не забудется и не потеряется (ведь все записано), сосредоточиться становится гораздо проще.

Те, кто привыкли пользоваться «Накопителями», записывая в них все, что приходит в голову или поступает снаружи, испытывают поистине физический дискомфорт, если не могут записать что-либо и вынуждены держать это в голове.

Для человека, который привык пользоваться мозгом по назначению, обязанность «что-то не забыть» в высшей степени обременительна. Имея чистый и открытый разум, он привыкает занимать его обустройством будущего, что положительно сказывается на качестве планов и достижении поставленных целей.

Проблема чистого «Накопителя» стоит того, чтобы остановиться на ней еще раз. Прелесть пустой папки «Входящих», пустого Inbox в таск-менеджере и т.д. в том, что ничто в них не требует внимания. У вас не остается ни малейшего повода тратить время на что-то, кроме выполнения намеченных дел.

Эмоционально это выражается в большом облегчении — когда во «Входящих» нет писем, а в INBOX — задач, чувствуешь себя гораздо спокойнее, нет никакого замешательства. Цели определены, задачи поставлены. За работу, товарищи!

Алгоритм анализа

Алгоритм анализа — центральная часть GTD. Он связывает ее части и применяется постоянно, когда вы достаете что-то из «Накопителя». Каждый раз, когда мы сталкиваемся с новыми данными, без разницы, пришли ли они извне или изнутри (как новая идея), применяется алгоритм.

Это инструмент, задача которого — принять входящий поток данных, распознать их, устранить посторонний «шум», определить действия и занести их в систему хранения (таск-менеджер). Это порядок действий по обработке данных, который нужно заучить и довести до автоматизма.

Знакомым с авторским изложением системы, приведенный алгоритм, возможно, покажется странным. В частности, Аллен начинает анализ с вопроса «Можно ли с этим что-нибудь сделать?» (is it actionable?). Здесь этот вопрос предвосхищают два других: «Что это такое по сути?» и «Нужно ли это или можно выбросить?».

Их назначение очевидно. Прежде, чем уяснить, можно ли что-либо сделать в связи с тем, что поступило, нужно понимать, с чем мы имеем дело и нужно ли нам это в принципе? Без четкого ответа на первый вопрос не будет нормального анализа. Ответ на второй помогает избежать «холостых» усилий.

Если не отдавать себе отчета в том, чем является пришедший квант информации по своей сути, сложно понять, можно ли от него избавиться и какие последующие действия он подразумевает. В анализе, например, электронной почты, каждый раз мы обрабатываем письма, по форме. По сути — это каждый раз разные вещи.

Одно письмо может быть приглашением на выставку, другое докладной запиской, третье — уведомлением, а четвертое просто рассылкой. Вопрос «что это такое по сути?» важен еще и потому, что в ответе на него содержится половина ответа на следующие два вопроса: «нужно ли это или можно выбросить» и «связано ли с этим какое-либо действие?».

Вопрос «нужно ли это или можно выбросить» призван ликвидировать мусор на входе, чтобы не тратить на него время. К нему стоит относиться максимально внимательно. Часто лучше вовсе не тратить время на какое-то письмо или документ, чем потратить его зря.

Кстати, для общения сотрудников к руководителям давно разработана специальная форма — «Законченное решение сотрудника», которая сильно облегчает жизнь. Она состоит из трех пунктов:

1. В первом излагается, что произошло.

2. Во втором — сотрудник описывает, что по его мнению следует сделать.

3. В третьем — руководитель ставит визу или отвергает документ.

Если к вам приходит такой документ, то нет необходимости вникать в ситуацию и тратить время на ее анализ. Описание ситуации и предлагаемое решение уже готовы. Вам нужно утвердить его либо вернуть на доработку. Это не снимает с руководителя ответственности за происходящее, но повышает самостоятельность и сообразительность сотрудников.

Задание 2. Распечатайте алгоритм, откройте список задач, которые вы записали ранее и проработайте каждую. Будьте скрупулезны и настойчивы, повторяйте вопросы вслух. Это скучно, выглядит странно и утомляет, но это необходимо. Без этого пользоваться GTD невозможно.

Если действие не требуется

Часто бывает, что пришедшие данные не требуют действия, но нужны на будущее. Вопрос: «связанно ли с этим какое-либо действие?» позволяет их выявить.

Точка «Нет» первого ветвления, возможно, вызовет вопросы у тех, кому знакома технология Аллена. Его термин «система хранения» подразумевает хорошо и сложно организованный архив электронной и бумажной документации. Множество папок, определенные правила вложенности и т. д. К счастью, сейчас бумажными документами редко пользуются (по крайней мере, в таких объемах, как раньше). Так же, к счастью, в современные операционные системы встроен хороший поиск.

Это позволяет отказаться от:

• архивов с макулатурой7 и

• электронных архивов со сложной структурой и многими уровнями вложенности.

Большинству достаточно иметь простой электронный архив, который хранится в одной материнской папке. В ней можно сделать подпапки, если очень хочется. Например, по проектам или другим признакам, но нужно ограничиться одним уровнем вложенности. То есть, в материнской папке «Архив» могут быть подпапки «Проект 1» и «Проект 2», но уже к ним делать подпапки не рекомендуется.

Эта система работает, когда соблюдается одно правило: файлы должны называться подробно. Если вы привыкли именовать их «Отчет» или, что еще хуже (но, к сожалению, не редко встречается) — «1.doc» — так не пойдет. Для корректного поиска нужны пространные названия. Например, «Отчет по продажам стекловолокна за 1 квартал 2012 года».

Такие документы искать просто — достаточно вбить в поисковую строку ключевое слово, и система выдаст все документы с этим словом в названии. Это гораздо быстрее, чем блуждать по древу каталогов. И тем актуальнее, чем старше компьютер. Ведь чем дольше на нем работают, тем сильнее разрастается структура папок и через пару месяцев трудно вспомнить, куда вы сохранили файл.