Анжелика Шепелева - Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве

• Название: Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве
• Автор: Анжелика Шепелева
• Жанр: Управление, подбор персонала

Кадровое делопроизводство – это достаточно сложный вопрос, который требует хороших знаний трудового законодательства и правил оформления документов. Но, как говорят: «знать и предусмотреть все – невозможно», поэтому здесь, как, в общем, и в любой работе, возможны ошибки. Основной целью данной книги является избежание подобных ошибок или их минимизация.

В данной книге рассматриваются современные нормативные и правовые законодательные акты федерального уровня, регламентирующие работу с документами по личному составу, излагаются основные правила и типичные ошибки, допускаемые при составлении внутренних документов предприятия, регистрации документов, а также ошибки, совершаемые кадровыми службами при работе с персоналом.

Издание ориентировано на руководителей и специалистов кадровых служб, руководителей и менеджеров отдела персонала, работников отделов организации, юрисконсультов, секретарей небольших организаций, в которых кадровая служба не создана, слушателей курсов повышения квалификации.

---

Вы можете спросить: «А зачем принимать работника без трудовой книжки?» Так-то это так. А если он – очень ценный специалист с высокой квалификацией, да и руководитель настаивает, куда тут денешься?

Можно, конечно, поставить дату приема 1 марта 2004 г. Вы и работника обрадуете, и с руководством объясняться не будете. Но любая комиссия, решившая провести сквозную проверку документов, обнаружит несоответствие в датах приема в трудовой книжке и в приказе, в трудовом договоре и в лицевом счете, в табеле учета рабочего времени и в расчетно-платежной ведомости на выплату заработной платы и т. д. Не стоит забывать, что со 2 декабря 2003 г. по 27 февраля 2004 г. в организации на этого работника производились отчисления и подавались отчеты как на постоянно работающего. Так что замечание получите не только вы, но и ваш главный бухгалтер.

А указав в трудовой книжке дату приема в соответствии с трудовым договором и приказом, что, собственно, и требует от вас закон, вы получите «наложение» стажа. Некоторые отделения Пенсионного фонда закрывают на это глаза, но на практике известны и случаи нареканий в адрес кадровиков предприятий.

Каков же выход? Конечно, можно потребовать от работника объяснительную записку и уволить его за «представление работником работодателю подложных документов или заведомо ложных сведений при заключении трудового договора». Но это процедура довольно хлопотная и вряд ли она доставит вам много радости. Кроме того, человек действительно может оказаться высококвалифицированным специалистом, и его потеря совсем невыгодна фирме.

Если работник, принятый по основному месту работы, не принес трудовую книжку для внесения записи о приеме и на шестой день работы, рекомендуем для начала потребовать от него объяснительную записку. При вторичном напоминании подается еще одна объяснительная, затем докладная на имя директора с просьбой принять меры. Обычно на практике до издания приказа о применении взыскания дело не доходит – работник прилагает все усилия, чтобы его трудовая книжка вовремя и с соответствующей датой увольнения оказалась на новом месте работы. И если все-таки возникает наложение стажа, у вас на руках есть документы, при любой проверке доказывающие, что закон нарушен по вине работника, а вы-то как раз прилагали все усилия, чтобы избежать этого нарушения.

Таким образом, можем посоветовать вам только одно – тактично, но решительно отклоняйте все просьбы работников, противоречащие закону, потому что платить в конечном итоге придется именно вам.

Надо сказать, что проблемы с трудовой книжкой возникают не только в процессе ее оформления, но также и в процессе хранения и даже выдачи при увольнении.

За исключением случаев увольнения, закон не предусматривает возможности выдачи на руки сотруднику его трудовой книжки. Кадровик может лишь выдать по письменному заявлению работника копию трудовой книжки для предъявления в различные организации. Тем не менее некоторые органы требуют именно подлинник документа. К их числу относится Пенсионный фонд РФ. Трудовую книжку требуют его сотрудники как основной документ, подтверждающий стаж работника для назначения ему пенсии.

При выдаче (вопреки рекомендации закона) трудовой книжки кадровый специалист предприятия требует от работника расписку. Срок возврата документа в ней указывается чисто номинально, например «три дня», а в реальности работник возвращает трудовую книжку только когда получит ее из Пенсионного фонда.

Главные бухгалтеры, юристы и руководители предприятий иногда просят выдать им подлинник трудовой книжки для снятия нотариально заверенной копии. Такая копия необходима при сдаче документов для получения сертификата «Профессиональный бухгалтер», «Профессиональный аудитор». Приходится выдавать желаемый документ и в этом случае. Но кадровики «старой школы» поступают иначе. Они добровольно высиживают огромные очереди в нотариальной конторе, чтобы заверить копии трудовых книжек своих сотрудников самостоятельно. Когда речь идет о трудовых книжках, эти люди доверяют только себе. И это, конечно, не может не вызывать уважения.

Если человек уволился в результате конфликта или если ему необходимо уехать, то он иногда просит переслать его трудовую книжку с курьером или же передать близким, друзьям, которые заедут за документом. Помните, что отдать кому-либо трудовую книжку вашего бывшего работника можно только при предъявлении выданной от его имени и нотариально заверенной доверенности. В конце концов, ведь работник может направить вам письмо (но не по факсу!) с просьбой переслать ему трудовую книжку по почте.

Третьим лицам без нотариально заверенной доверенности трудовая книжка работника выдается только в случае его смерти на основании свидетельства о смерти, документа, подтверждающего родство, и паспорта. Копии этих документов (кроме паспорта), заверенные работником кадровой службы организации, подшиваются в личное дело работника, а в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них делается соответствующая отметка: кому и на основании каких документов выдана трудовая книжка.

Организация-работодатель обязана хранить трудовые книжки работников в сейфе или несгораемом шкафу, доступ к которому посторонних лиц строго ограничен. Не позволяйте работникам вашей организации, принятым по основному месту работы, как бы они об этом ни просили, в процессе работы хранить трудовые книжки дома. Это незаконно, и у вас возникнут серьезные проблемы при проверке. Не забывайте, что таким образом вы увеличиваете риск утраты трудовой книжки, а выдавать дубликат и оказывать содействие в восстановлении трудового стажа придется именно вам. Ведь ваша организация является последним местом работы такого сотрудника.

Так что берегите трудовые книжки работников и свои нервы.

Редко, но все же случаются на предприятиях серьезные ЧП, в результате которых все трудовые книжки были утеряны. К кому нам следует обратиться за помощью в восстановлении записей в трудовых книжках? Пенсионный фонд в этом случае вправе отказаться помочь восстановить трудовые книжки.

Да, ситуация неприятная. Но не стоит паниковать – восстановить трудовые книжки можно, для этого существует специальная процедура. В п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя, утверждённых постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «О трудовых книжках» сказано, что если в результате чрезвычайного происшествия у работодателя произошла массовая утрата трудовых книжек сотрудников, трудовой стаж этих работников может определить комиссия по установлению стажа, которая создается органами исполнительной власти субъекта Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателя, профсоюзов, а также других заинтересованных организаций. Поэтому советуем вам обратиться в администрацию вашего города с просьбой оказать содействие в сложившейся ситуации и дать необходимые разъяснения.

Комиссия на основании имеющихся у работников документов (справки, профсоюзного билета, расчетной книжки и т. п.) будет устанавливать факт работы, сведения о профессии (должности) и периодах работы сотрудников в вашей организации. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются все восстановленные сведения о трудовой деятельности и стаже работника. На основании этого акта вы должны будете выдать работникам, чьи трудовые книжки утрачены, дубликаты трудовых книжек.

Еще одно распространенное заблуждение – если вы работаете у индивидуального предпринимателя, то он и должен заполнять трудовые книжки. Нет. Согласно ст. 66 ТК РФ индивидуальные предприниматели не имеют права делать записи в трудовых книжках своих работников. Для подтверждения стажа работы у индивидуального предпринимателя необходимо заключить с работником трудовой договор и зарегистрировать его в органе местного самоуправления.

С недавних пор на кадровых работников возложена обязанность сдавать в Пенсионный фонд отчет о работниках и их общем стаже. Здесь зачастую возникает вопрос: как можно подтвердить стаж при отсутствии трудовой книжки?

Как известно, трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий стаж работы для назначения государственной пенсии. Что следует делать в том случае, если по каким-то причинам трудовая книжка не сохранилась, либо периоды работы, записанные в трудовой книжке, оформлены ненадлежащим образом и они не учитываются при назначении пенсии, либо документы о работе вообще не сохранились?

Ситуаций, связанных с подтверждением стажа иным порядком, множество. Рассмотрим некоторые из них, чаще всего встречающиеся в практической деятельности.

При отсутствии трудовой книжки, согласно ст. 62 ТК РФ, могут быть приняты во внимание:

1) справки;

2) выписки из приказов;