Анжелика Шепелева - Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве

• Название: Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве
• Автор: Анжелика Шепелева
• Жанр: Управление, подбор персонала

Кадровое делопроизводство – это достаточно сложный вопрос, который требует хороших знаний трудового законодательства и правил оформления документов. Но, как говорят: «знать и предусмотреть все – невозможно», поэтому здесь, как, в общем, и в любой работе, возможны ошибки. Основной целью данной книги является избежание подобных ошибок или их минимизация.

В данной книге рассматриваются современные нормативные и правовые законодательные акты федерального уровня, регламентирующие работу с документами по личному составу, излагаются основные правила и типичные ошибки, допускаемые при составлении внутренних документов предприятия, регистрации документов, а также ошибки, совершаемые кадровыми службами при работе с персоналом.

Издание ориентировано на руководителей и специалистов кадровых служб, руководителей и менеджеров отдела персонала, работников отделов организации, юрисконсультов, секретарей небольших организаций, в которых кадровая служба не создана, слушателей курсов повышения квалификации.

---

Это значит, что кадровым специалистам пора взять на заметку: нельзя отправлять работника, принимаемого на работу впервые, на поиски бланка трудовой книжки. В результате в газетном киоске, переходе или на лотке работник покупает такой бланк, особо не задумываясь при этом о возможных последствиях. Кадровый специалист, тоже особо не задумываясь, вносит в трудовую книжку соответствующие записи. А при уходе на пенсию выясняется, что бланк книжки недействителен (иногда даже не имеет водяных знаков), и работник вынужден подтверждать свой трудовой стаж, собирая бесчисленные справки.

Пример

При приеме на работу работнику завели трудовую книжку. Он проработал несколько лет, а при увольнении в соответствии с законом получил трудовую книжку на руки. А затем спустя какое-то время потерял ее. После этого (опять же на вполне законных основаниях) он обратился с просьбой о ее восстановлении по последнему (в нашем примере – единственному) месту работы. Причем ему удалось убедить кадровика выдать не дубликат утерянной трудовой книжки, а заполнить заново чистый бланк.

В результате на титульном листе трудовой книжки в разделе «Дата заполнения» была поставлена не дата выдачи дубликата, а дата первичного приема на работу.

При оформлении загранпаспорта у владельца этой трудовой книжки возникли серьезные проблемы. Работники ОВИРа поставили под сомнение ее подлинность на основании того, что серия и номер документа имеют более позднюю дату выпуска.

Список ошибок, которые зачастую возникают при ведении трудовой книжки, можно продолжить и далее.

Оговорим такую довольно распространенную ситуацию. Фирма оформила приказ о приеме человека на работу. Потом он принес трудовую книжку. В этот момент выяснилось, что сначала данная организация приняла человека, а только потом он уволился с предыдущего места работы. Как следует поступить в этом случае? Мы советуем приказом оформить сотрудника на несколько дней по совместительству. Затем издать приказ об увольнении работника. И сразу же выписать третий приказ – о приеме его на основную работу. На основании данного документа внести запись в трудовую книжку.

Очень часто кадровые работники становятся жертвой собственной «мягкотелости», безотказности и стремления помочь ближнему. Мы говорим о тех случаях, когда работник просит вас пойти навстречу и выполнить в его интересах то или иное сомнительное действие. Тем самым он практически подталкивает вас к нарушению действующего законодательства. Рассмотрим примеры.

Пример первый.

Работник приносит кадровику две (бывает и более) трудовые книжки и просит заполнить обе. Чаще всего кадровики идут навстречу пожеланиям работников, предоставляя им право самостоятельно разбираться со своими трудовыми книжками и трудовым стажем при уходе на пенсию. Кадровики не проявляют излишней настойчивости из-за боязни возникновения конфликта с работником уже на стадии приема на работу, тем более что такое поведение в случае, например, с работниками зрелого возраста имеет вполне реальное жизненное объяснение. В недалеком прошлом при поступлении на работу по совместительству требовалось разрешение с основного места работы. Получить такое разрешение было не так просто, и работники заводили себе несколько трудовых книжек одновременно.

С точки зрения закона вы должны действовать так: вы должны взять для заполнения одну из имеющихся у вашего сотрудника трудовых книжек, причем по его выбору, другие же погасить. Гашение производится путем перечеркивания страниц буквой «Z». Внизу страницы ставятся должность, подпись и расшифровка подписи специалиста, произведшего гашение, а также печать организации.

Далее вам следует объяснить работнику, что гашение трудовой книжки ни в коем случае не приводит к прерыванию стажа. Ведь если начисления в Пенсионный фонд производились со всех мест работы, но при этом в одной трудовой книжке работника есть разрывы в стаже, перекрываемые записями в другой книжке, практика показывает – при уходе на пенсию Пенсионный фонд учитывает все периоды при условии их правильного оформления.

Идем дальше.

Как уже говорилось ранее, работа по договору гражданско-правового характера не подчиняется трудовому законодательству, не включается в стаж и не влияет на размер будущей пенсии. Поэтому вас могут попросить внести в его трудовую книжку запись о периоде работы по гражданско-правовому договору (договору возмездного оказания услуг, договору подряда).

Такая просьба совершенно незаконна. Это значит, что вносить в трудовую книжку запись о работе на основании гражданско-правового договора не следует, невзирая ни на какие просьбы и аргументы работника. Ведь с соответствующей записью в трудовой книжке работник может пожаловаться в трудовую инспекцию на то, что ему не платили отпускные, не оплачивали больничные листы и т. п. Судебное разбирательство неминуемо в любом случае. Даже если работник не докажет свою правоту, вам придется выплачивать штраф за ненадлежащее ведение документации.

Вариант третий. Новый сотрудник при приеме на работу в организацию по основному месту работы утверждает, что в период трудоустройства потерял трудовую книжку, и очень просит завести ее заново.

Здесь вас может поджидать такая опасность: некоторые работники, которых уволили «по статье», чтобы не портить впечатление на новом месте и скрыть истинные причины увольнения, просто «теряют» свою книжку. Так же могут поступить и инвалиды с нерабочей группой. Кроме того, заведение новой книжки в рассмотренной ситуации является прямым нарушением закона.

Мы можем посоветовать вам следующее: проинформируйте работника, что в соответствии с Правилами «лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы». И именно этот работодатель и выдает работнику дубликат не позднее 15 дней (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «О трудовых книжках») со дня подачи работником заявления.

Если же вы, наоборот, являетесь представителем той организации, которая была последним местом работы, то ни в коем случае не ограничивайте сроки для обращения за выдачей дубликата трудовой книжки. Некоторые предприятия, например, заявляют, что дубликат выдается работникам только в течение года после увольнения. Это, безусловно, незаконно. В Правилах не оговаривается период обращения по поводу выдачи дубликата, так же как ничего не сказано и о количестве таких обращений. Работник вправе самостоятельно решить, какое место своей работы он считает последним, и может обратиться за выдачей дубликата трудовой книжки даже через несколько лет после увольнения.

Следует обратить внимание, что рассмотренные ситуации не имеют никакого отношения к кадровым военным, уволенным в запас. Им трудовые книжки заполняются при приеме на работу как принятым на работу впервые. Но при этом в разделе «Сведения о работе» на основании военного билета или соответствующей справки отмечается период службы в вооруженных силах (п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя, утверждённых постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «О трудовых книжках»).

В последнее время стала широко распространенной такая ситуация: человек находит себе новое место работы, но боится, что не выдержит испытательный срок, или не уверен, что ему подойдут условия работы. В таком случае он берет больничный и выходит на новое место, рассуждая таким образом: если на новом не получится, то смогу вернуться на старое. При этом получается ситуация, когда на новой работе его оформляют в соответствии с законом, а со старого еще не уволили.

Рассмотрим пример.

На собеседовании с работодателем работник предъявил копию трудовой книжки и сообщил, что в настоящее время увольняется с прежней работы. Ему был назначен день выхода на новое место работы, допустим, 2 декабря 2003 г. В этот день работник пришел, заявив о том, что уволился со старого места по всем правилам закона. С ним заключили трудовой договор. Кадровый специалист оформил приказ о приеме, личную карточку работника, но нужна еще и трудовая книжка… Кадровик просит принести ее для заполнения, но у работника неожиданно возникает просьба «немного подождать» – ремонт, переезд – нет возможности зайти на прежнюю работу. А когда, наконец, он является с трудовой книжкой, там стоит дата увольнения – 27 февраля 2004 г. Кадровик организации, проявивший лояльность к работнику и таким образом нарушивший закон, встает перед неразрешимой проблемой: какую дату приема на работу указывать в данном случае?

Вы можете спросить: «А зачем принимать работника без трудовой книжки?» Так-то это так. А если он – очень ценный специалист с высокой квалификацией, да и руководитель настаивает, куда тут денешься?