Стэнли Портни - Управление проектами для "чайников"

• Название: Управление проектами для "чайников"
• Автор: Стэнли Портни
• Издательство: Издательский дом "Вильямс"
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2005
• ISBN: 5-8459-0531-1

Одна из последних тенденций в деловом мире — проектная система организации работ; в последние годы навыки управления проектами требуются от менеджеров практически любого уровня. В этой книге вы найдете информацию о различных подходах к планированию и управлению проектами, научитесь составлять планы, графики работ и бюджет, а также правильно организовывать и контролировать процесс выполнения проекта. Вы узнаете о значении хороших взаимоотношений с людьми — теми, кто выполняет проект с вами, и теми, для кого он выполняется.

Теоретический материал сопровождается примерами, схемами и рисунками, подсказками и полезными советами, которые облегчат планирование и реализацию проекта. Прочитав книгу «Управление проектами для чайников», вы научитесь выявлять и преодолевать проблемы, которые мешают успешному применению эффективных методов. Эту книгу найдут для себя полезной как начинающие, так и опытные менеджеры, а также все, кто интересуется современными подходами к организации труда.

---

Их взаимосвязь показана на рис. 1.1. Необходимость получения больших результатов обычно приводит к увеличению продолжительности работ и расхода ресурсов. А сокращение срока исполнения скажется па результатах проекта или потребует увеличения издержек, что, соответственно, приведет к перерасходу установленного бюджета.

Рис. 1.1. Три основных признака проекта

Проекты могут отличаться по объему, содержанию и формам.

Проекты бывают большие и маленькие.

• Например, прокладка новых линий метро стоимостью более миллиона долларов и сроком исполнения от 10 до 15 лет.

• Подготовка отчета об объеме, на которую вы потратите весь рабочий день.

Над проектом могут работать много исполнителей либо вы одни.

• Переаттестация всех десяти тысяч сотрудников организации — это проект

• Перестановка мебели и оборудования в офисе — тоже проект.

Руководство проектом может быть формальным либо неформальным.

• Одни проекты включены в годовой план организации и требуют официального утверждения всех видов запланированных работ и исполнителей, а также сметы расходов.

• Другие поручаются вам в ходе личной беседы, при этом не оговариваются ни расходы, ни количество участников.

Проекты могут контролироваться формально и неформально.

• В одних проектах все отработанные часы и каждый израсходованный доллар строго учитываются соответствующими службами организации.

• В других такой учет не ведется, а затраты относятся на счет операционных расходов.

Проекты могут выполняться как для внешних, так и для внутренних клиентов или заказчиков.

• Ремонт поставленного заказчику оборудования — это проект.

• Написание статьи для периодического издания вашей организации — тоже проект.

Проект может выполняться на основании официального договора либо по неформальному соглашению.

• Подписанный двумя сторонами договор на строительство дома — это проект.

• Ваше обещание установить новую программу на компьютер коллеги тоже можно считать проектом.

Проекты могут иметь как деловое, так и личное назначение.

• Ваша фирма ежегодно организует сдачу крови — это проект.

• Ваш отдел проводит вечеринку на 15 персон — это тоже проект.

Любой проект имеет три признака: цель, сроки и ресурсы. Хотя по сложности и длительности проекты сильно отличаются друг от друга, принципиальные методы планирования и управления у них одни и те же. И чем лучше вы применяете эти методы, тем ближе ваш проект к успеху.

Термины, которыми часто подменяют понятие "проект".

Процесс — последовательность действий для выполнения какой-либо функции, например деятельность отдела снабжения или бухгалтерии. Это не одноразовое мероприятие, направленное на достижение определенных результатов, а постоянно выполняемые действия. Например, процесс закупки материалов может быть частью проекта.

Программа — это комплекс мероприятий, направленных на достижение долгосрочных целей, например программы здравоохранения или улучшения морально-психологического климата в коллективе. Программы никогда полностью не достигают своих целей (например, все население никогда не будет стопроцентно здоровым). Хотя в рамках программы возможно успешное выполнение каких-либо проектов с достижением вполне конкретных результатов (например, проведение семинара о снижении риска сердечно-сосудистых заболеваний). В данном случае программа — это совокупность нескольких проектов.

Определение управления проектом

Управление проектом — это процесс руководства всеми работами по проекту от начала до завершения. Управление проектом предполагает три основных вида деятельности.

Планирование.

• Определение желаемых результатов проекта.

• Разработка графика выполнения работ.

• Расчет количества необходимых ресурсов.

Организация.

• Распределение ролей и обязанностей.

Управление.

• Перераспределение работ и назначений.

• Руководство работами и контроль результатов.

• Решение возникающих проблем.

• Обмен информацией с заинтересованными лицами.

Полное и своевременное решение и согласование всех вопросов проекта повышает вероятность его успешного завершения. А отсутствие полной и достоверной информации у участников проекта значительно снижает эту вероятность.

Гладко было на бумаге, да забыли про овраги

Проекты имеют сроки. Созданные для решения определенных задач, после достижения результата они заканчиваются. Такая зависимость от времени порождает ряд проблем.

Проект — не единственная ваша обязанность. Вам могут поручить еще один проект, не интересуясь, как вы со всем этим справитесь, просто скажут: "Займитесь этим". А когда из-за вашей перегруженности оба проекта окажутся на грани срыва, выяснится, что никто такого не ожидал и никакие меры не предусмотрены.

В проекте нередко участвуют люди, которые прежде не работали вместе. Даже для небольшого проекта вам понадобятся помощники. А реализация крупного проекта потребует много работников, из которых вы сформируете временный коллектив, так называемую проектную команду. Многие из участников проекта, как правило, вместе еще не работали, а то и вовсе незнакомы. Это может замедлить работу, поскольку:

• у членов команды разные методы работы и стиль общения;

• у них разные навыки и подходы к выполнению одних и тех же работ;

• у вас нет времени на налаживание плодотворного сотрудничества на основе взаимного уважения и доверия.

У вас нет административных полномочий. В проектах часто ни руководитель проекта, ни члены команды не имеют официально утвержденных должностных полномочий. Поэтому для повышения трудовой отдачи работников вы не сможете использовать такие стандартные средства мотивации, как премия, повышение зарплаты, продвижение но службе. И единолично, с позиции начальника, разрешать конфликты вы тоже не сможете.

Стадии проекта

Каждый проект, большой или маленький, сложный или простой, проходит пять стадий развития (см. рис. 1.2).

• Замысел (концепция). Рождение идеи проекта.

• Разработка. Создание плана проекта.

• Начало. Формирование команды исполнителей.

• Исполнение. Выполнение работ по проекту.

• Завершение. Проект закончен

Для выполнения маленьких проектов требуются считанные дни, а на крупные могут уйти годы. Каким бы ни был ваш проект, стадии будут одни и те же.

Рис. 1.2. Пять стадий развития проекта

Проект на стадии замысла: нужна идея

Все проекты начинаются с идеи. Например, заказчик изложил вам свои требования, или ваш босс нацелился на новые рынки сбыта, или вы придумали, как улучшить систему снабжения. Если есть идея — ваш проект уже на стадии замысла.

Часто первая стадия протекает неформально, и для маленьких проектов она ограничивается обменом мнениями и устным соглашением. Но в серьезных делах, особенно если проект крупный и дорогостоящий, обсуждение идеи проекта и принятие решений должно проходить в официальном порядке.

Два вопроса, прежде чем продолжить

• Нужно ли это делать? Оправдает ли результат затраченные средства?

• Сможете ли вы это сделать? Осуществим ли проект технически? Есть ли необходимые ресурсы?

Если вы дважды сказали себе "да", значит, готовы продолжить и приступить к стадии разработки (следующий раздел этой главы). Но если имеется хотя бы одно железное "нет", ни в коем случае не нужно браться за такое дело. Попытайтесь переопределить цели с учетом своих материальных и технических возможностей. Не получается — откажитесь от проекта, иначе не избежать потерь ресурсов и времени, а также — разочарований в коллективе.

Представьте: заказчик попросил вас за десять минут распечатать документ объемом 20 тысяч страниц, но производительность вашего принтера составляет лишь 500 страниц в минуту. Возьметесь ли вы за такой проект, который невозможно выполнить в оговоренные сроки? Естественно, нет.