Дмитрий Лазарев - Презентация: Лучше один раз увидеть!

• Название: Презентация: Лучше один раз увидеть!
• Автор: Дмитрий Лазарев
• Жанр: Маркетинг, PR, реклама
• Год: 2010
• ISBN: 978-5-9614-1201-7

Изучив эту книгу, вы научитесь делать великолепные презентации, с помощью которых можно донести свои мысли и идеи до любой аудитории – совета директоров, команды проекта, слушателей семинара. Вы поймете, как и когда следует использовать PowerPoint, как готовить презентацию, выбрать дизайн слайдов, расставлять акценты и располагать картинки, схемы и графики и самое главное – как не перегрузить презентацию лишней информацией.

Книга предназначена для широкого круга читателей.

---

Анатолий Левенчук, президент консалтинговой компании TechlnvestLab, составил классификацию использования слайдоментов в российской практике:

1. «Две страницы текста», написанные крупным шрифтом на нескольких слайдах. Используется для гарантии восприятия читателем разных мыслей, которые авторы пытались в эти две страницы запихнуть. Отдельными слайдами выделяются отдельные предложения. Устный рассказ по таким презентациям вообще не делается, тексты пересылаются по почте или распечатываются начальству «для обсуждения».

2. Отчетный «слайдомент». Используется крупными консалтинговыми компаниями. В полусотне слайдов почти нет картинок, полнотекстовые формулировки оттачиваются до вида чистого сока мысли. В электронном виде почти не существует, передается клиенту на бумаге: «у нас тут были мысли, мы их презентовали, просим принять эти результаты работы как есть». Рассказ (занимает день или даже два) обставляется торжественно. Осмысленно для чтения долгими зимними вечерами.

3. Презентация как факт достижения договоренности. В одном из крупнейших холдингов факт презентации означал, что готовившие ее люди договорились. Презентация фиксировала содержание договоренности, факт ее достижения, а собственно презентационность (рассказ об этой договоренности другим людям) была абсолютно неважна. Совещания формально были посвящены «подготовке презентации», а неформально – являлись переговорами по достижению договоренностей, т. е. подготовка презентаций была формой стратегического взаимопланирования.

4. Презентация как способ донести до начальника необходимую информацию для принятия решений. Эта «необходимая информация» понимается как схема (карта), в терминах которой можно формулировать много-много разных решений. Идеальная презентация такого сорта – один слайд с этой схемой, и далее рассказ-объяснение плавно перетекает в обсуждение и принятие решения. Если это не один слайд, то вежливо возвращается с просьбой доработать.

5. Презентация как способ эксперта X обеспечить понимание начальника Y, который затем будет обеспечивать понимание Большого босса Z.

X часто не имеет возможности устно выступить перед Y, поэтому по почте гоняется нечто, что все больше и больше становится «слайдоментом», а не иллюстрациями к выступлению.

6. Диафильм (чаще всего – учебный). Не требует никакого устного рассказа, многочисленные графические материалы (схемы, картинки, фотографии), текст ограничивается «субтитрами». Иногда размещаются на корпоративных сайтах в разделе «статьи и презентации». Это случай «академических комиксов», одна из форм материализации учебного курса – предназначены для вдумчивого листания вперед-назад.

Глава 3. ИЗБЕГАЯ СЛАЙДОМЕНТОВ

К сожалению, в российской корпоративной культуре распространился способ использования слайдов как слайдоментов. Что делать?

Решение: готовя презентацию, создавайте по отдельности слайды и печатный документ.

Слайд:

Раздаточные материалы:

В слайдах лучше использовать только ту часть данных, которая непосредственно подкрепляет нашу идею.

В примере на предыдущей странице идея состоит в том, чтобы показать дисбаланс населения и территории в Дальневосточном федеральном округе. Вместо громоздких графиков создадим более простую визуализацию для слайдов, а данные для других регионов, подробные диаграммы и таблицы поместим в «раздатку».

Эффективная презентация состоит из трех элементов.

1. Проецируемые слайды – визуальные, в них, насколько это возможно, – минимум текста, максимум изображений, несущих смысловую нагрузку. Это наглядно и просто.

2. Текстовое содержание презентации. Аргументы, факты, доказательства, эмоции, примеры должны быть в нашей устной речи. Но не на слайдах!

3. Раздаточные материалы должны обеспечивать ту же глубину и охват, что и живое выступление. Люди больше доверяют тому, что они могут потрогать и унести с собой, чем исчезающим изображениям проектора. Письменный документ внушает уважение. К тому же раздаточные материалы документируют ваше общение с аудиторией.

Да, подобное разделение потребует дополнительных усилий с нашей стороны. Но именно благодаря разделению качество наших слайдов и раздаточных материалов значительно возрастет.

Крайний вариант

Если у вас нет возможности подготовить отдельно раздаточные материалы – сделайте два набора слайдов, для живой презентации и для печатного варианта. Последний может включать более детальные письменные объяснения. Или допишите детали в «заметках» к каждому слайду. А затем распечатайте слайды в режиме «с заметками». Это не идеальный вариант, но он решает задачу по разделению проецируемого и печатного изображения.

Что делать, если вас просят выслать файл со слайдами до начала презентации? Лучше отправить письменный документ, в котором в сжатом и читабельном виде содержится основная идея выступления с необходимой детализацией и глубиной (с ссылками для тех, кому интересно).

Часть II ПОДГОТОВКА ПРЕЗЕНТАЦИИ

Однажды в поселок приехал лектор. Послушать его пришел один-единственный человек. Лектор растерялся: «Читать лекцию или отменить ее?» Поразмыслив, он решил узнать мнение пришедшего слушателя.

– Я простой конюх. Я в этом ничего не понимаю… Могу сказать только одно: если ко мне вечером из всего табуна вернется только одна лошадь, я все равно ее накормлю.

– Гениально! – подумал лектор и два с половиной часа читал, возможно, лучшую лекцию за всю свою жизнь. После лекции он спросил у конюха, понравилось ли ему.

– Я простой конюх, – ответил тот, – но если ко мне вечером из всего табуна вернется только одна лошадь, я все равно ее накормлю. Но я не дам ей все сено, которое у меня есть.

Глава 4. С ЧЕГО НАЧАТЬ

Наши привычные методы планирования и подготовки не всегда хороши для презентации. Кому не знакомы муки написания первой фразы? С чего начать? Как сделать презентацию легко и с удовольствием?

Знакомы ли вам следующие ощущения?

• Трудно начать, так что вы оттягивали написание до последней минуты.

• Сложно записать идеи в правильном порядке.

• Процесс проходил медленно и мучительно скучно.

• Во время презентации написанный текст не помог вспомнить материал.

• Трудно вписать новые идеи в уже составленный план презентации.

Причина затруднений с «первой фразой» состоит в том, что мы пытаемся в линейном порядке описать нелинейные связи. Что имеется в виду?

Чаще всего мы пытаемся записать свои мысли в обычной, логической последовательности. Именно так, как нас учили в школе готовить письменные документы. И через некоторое время наш план становится неудобен для отображения всех взаимосвязей между пунктами.

Ниже вы узнаете о быстром, удобном и хорошо запоминающемся подходе к подготовке презентации.

Мыслительная карта презентации

Мыслительные карты – легкий способ сохранить план на одной странице. Мыслительные карты сильнее задействуют правое («творческое») полушарие мозга. Я рекомендую относиться к подготовке мыслительных карт как к способу размышления над презентацией. Ценность мыслительной карты – в тех озарениях, которые вас посетят в процессе ее подготовки. Например:

В зависимости от продолжительности презентации мы всегда можем, взглянув на свою карту, решить, что нужно сократить или расширить. Например, представленная далее мыслительная карта посвящена тому, как рисовать мыслительные карты.

Такой способ визуальной организации информации позволяет проявлять гибкость и перемещать свой фокус внимания по всей презентации, не упуская из виду главное сообщение и взаимосвязи отдельных частей.

Сами по себе мыслительные карты могут использоваться в качестве наглядных материалов: в виде плакатов на стене, в виде слайдов, в качестве раздаточных материалов.

Демонстрируя мыслительную карту, вы можете дать возможность участникам расширить ее, попросив добавить в нее их идеи.

Наконец, можно использовать мыслительную карту для подведения итогов в конце презентации. Составление мыслительных карт упрощает процесс организации собственных мыслей и знакомства с ними вашей аудитории.

Как рисовать мыслительную карту

Центральный образ

Нарисуйте образ (изображение или символ), который передает суть презентации. Разместите его в центре листа. Сделайте его небольшим по размеру, чтобы у вас оставалось достаточно места для записи идей.