Джуди Джеймс - Как находить два лишних часа каждый день

• Название: Как находить два лишних часа каждый день
• Автор: Джуди Джеймс
• Жанр: Управление, подбор персонала

Вы хотите научиться выкраивать два дополнительных часа каждый день? вы хотите сделать свою жизнь более спокойной и упорядоченной? Вы хотите сами распоряжаться своей жизнью? В книге «Как находить два лишних часа каждый день» бизнес-консультант Джуди Джеймс расскажет, как правильно организовать свою жизнь и научиться экономить время.

---

Маргарет Тэтчер поклялась самой себе никогда не отказываться от единожды принятого решения. Благодаря этому создавалось впечатление того, что, несмотря на свою необычайную силу духа, ей недостает гибкости и она очень страдает от этого. Однако, стремясь не повторить ее ошибок, следите за тем, чтобы ваши колебания не стали причиной стресса и не превратились в банальную нерешительность. В процессе принятия каждого решения наступает стадия, на которой необходимо поверить в свои силы и в правильность избранного пути. Если вы не сделаете этого, вы никогда не сможете достигнуть окончательного успеха. Вам будет мешать страх перед тем, что ваш выбор окажется неверным. А если вы пребываете в страхе, то все, чего вы можете достичь, это убедить себя в основательности своих самых худших предположений. Приняв решение, вы должны поверить в себя. Помните о том, чего вы хотите добиться, и старайтесь быть достаточно гибким, чтобы по мере необходимости менять тактику своих действий. Но эта гибкость не должна лишать вас решительности. Успешность принятого решения оценивайте по его конечным результатам.

И еще раз: не отвлекайтесь по пустякам. Берегите свое время и силы для действительно важных решений. Малозначительные решения должны приниматься быстро или не приниматься совсем. Ваш мозг не может успешно справляться со всеми задачами, которые вы перед ним ставите. Почему каждое утро мы по несколько минут размышляем, на какую программу установить свою кофеварку? Почему, придя в магазин, мы не менее долго думаем над тем, купить ли нам зеленый или мясной салат? Почему мы никак не можем решить, какого цвета носки нам сегодня надеть? Некоторые решения лучше принимать автоматически, вообще не задумываясь над ними.

Привычки

Я всегда была против привычек, всегда считала их продуктом уходящей эпохи. Но я очень уставала на работе. Я не могла позволить себе проявлять нерешительность в незначительных вопросах. Поэтому в кафе я неизменно заказывала один и тот же кофе и сэндвич, а в пабе один и тот же любимый напиток. Вы можете застать меня сидящей за своим письменным столом и размышляющей над важными проблемами, но сидящей перед стойкой бара с поднятыми в нерешительности бровями никогда.

Привычки помогают справиться со стрессом и сэкономить время на принятии решений, но только до тех пор, пока они не начинают самовольно распоряжаться нашей жизнью. У меня есть любимое место в вагоне поезда. Когда оно свободно, я всегда сажусь именно туда. Когда нет, я занимаю любое другое. Если привычки начинают довлеть над вашей жизнью настолько, что любое незначительное изменение приводит вас в панику, то вам придется потратить часть своего драгоценного времени на то, чтобы сходить на прием к психиатру.

Опоздания

Все мы любим откладывать какие-то из своих дел «на потом», но плохие организаторы времени откладывают почти все свои дела. Есть даже такие люди, для которых опаздывать стало привычкой. Если вы серийный Губитель времени, то вы несете ответственность за нарушение распорядка дня кого угодно, потому что опоздание одного человека вызывает волновой эффект и распространяется на всю компанию. То, что вы опаздываете регулярно, на самом деле означает, что вы очень хороший Хранитель времени. Просто ваши внутренние часы немного не согласованы с обычными. Вы пунктуальны, но пунктуальны не вовремя, а с опозданием. Таким образом, ваши проблемы связаны не собственно со временем, а с отсутствием у вас вежливости и уважения к другим. Почему-то вас не смущает тот факт, что вы заставляете других людей ждать себя. В таком случае вам просто нужно перевести свои внутренние часы. Заводя будильник в воскресенье вечером, поставьте его на десять минут раньше обычного. Этот прием обязательно исправит ваш распорядок. Если в глубине души вы не хотите решать проблему постоянных опозданий, значит вы на удивление грубый и невнимательный к другим человек.

Оправдания

Как вы оправдываете себя за то, что откладываете дела? Вы говорите, что в этом виноваты другие люди, отсутствие необходимых инструментов или информации? Вы утверждаете, что некоторые дела лучше выполнять в другое время дня? Как часто вы откладываете дела до тех пор, пока браться за них не становится слишком поздно? Насколько часто у вас случаются конфликты из-за этого? Жалуетесь ли вы затем на то, что вас ругают и принуждают?

Всем нам хочется сначала выполнять легкую и приятную работу, а скучную и тяжелую откладывать «на потом». А ведь это означает, что несделанная работа будет висеть над нами, омрачая наш день. Откладывать неприятные дела, значит создавать ужасный беспорядок в своем ящике для входящих бумаг и злить клиента, к которому вы обещали вернуться, провоцировать его на телефонные звонки и ругательства.

Часто мне приходилось иметь дело с людьми, не умеющими организовать свое время. Их просили срочно сделать очень простое и не требующее напряжения срочное задание, а они откладывали его даже в том случае, если не были заняты. Всегда, когда возможно, выполняйте подобные задания безотлагательно. Когда вы вычеркнете их из списка запланированных дел, вы сразу почувствуете облегчение.

Как работать, не отвлекаясь

Большинству из нас на работе постоянно приходится на что-нибудь отвлекаться. Однако для того, чтобы эффективно организовывать свое время, вам придется менять ситуацию. Первый ключевой шаг на этом пути — стать уверенным в себе. Второй — научиться делать сознательный выбор.

Решить эту проблему мешает то, что от работы нас чаще всего отвлекают другие люди, и прервать их значит показаться грубым и недружелюбным.

В офисах, в которых все служащие сидят вместе, не имея отдельного кабинета, каждый из сотрудников доступен для всех остальных. Если же вы работаете в собственном кабинете, заведите привычку закрывать дверь, когда вам необходимо сосредоточиться для принятия важного решения. Когда вам бывает нужно провести переговоры без предварительной подготовки, постарайтесь делать это в офисе своего партнера, с тем чтобы вы могли остановить разговор в любой удобный для вас момент. Если это невозможно, заранее предупредите собеседника, сколько времени вы можете ему уделить.

Вы также можете спасаться от Губителей времени тем, что сделаете свое рабочее место менее «дружелюбным» по отношению к посетителям. Если ваш офис кажется посетителям местом, располагающим к отдыху, то они не преминут отдохнуть и расслабиться. Если же вы во время работы расположены к ним спиной, или если в вашей комнате нет свободных стульев, то они захотят уйти как можно быстрее.

Язык телодвижений еще одно хорошее средство против тех, кто отвлекает нас от работы. Опустите ладони на стол, улыбаясь вежливой, но выжидающей улыбкой. Если это не помогает, забудьте об утонченности и посмотрите на часы с выражением внезапного потрясения и ужаса.

Глава четырнадцатая Быстрое чтение

Советы

• Помогите себе сконцентрироваться, определив, с какой целью вы читаете книгу или документ.

• Убедитесь, что вам удобно работать, и что книга или экран компьютера расположены на нужной высоте и на правильном расстоянии от глаз.

• Делайте паузы.

• Прежде всего, просмотрите весь документ, чтобы познакомиться с его структурой и содержанием.

• Читая его более внимательно, делайте пометки ручкой и маркером.

• Используйте ручку или палец в качестве указки.

• Оставьте привычку громко читать вслух.

У меня всегда вызывали зависть только два качества Супермена: его рентгеновское зрение и способность необычайно быстро читать книги. К сожалению, я не могу научить вас видеть сквозь стены, но зато я могу показать вам, как читать и просматривать литературу быстрее, чем вы сейчас это делаете. Итак, приступим.

Шаг первый

• Решите, зачем вы читаете этот документ. Какую цель вы преследуете, делая это?

• Читаете ли вы для развлечения или для получения информации?

• Если вы читаете с целью получить информацию, то что именно вы хотите узнать?

• Что вы уже знаете об этом?

Затем:

• Ознакомьтесь с общим содержанием и структурой документа. Пробегите его глазами, двигаясь от начала в конец текста. Ознакомьтесь с его форматом.

• Прочитайте краткое резюме на обложке книги.

• Изучите названия глав и исключите из поля своего внимания те главы, которые, по вашему мнению, не смогут принести вам никакой пользы.

• Выделите маркером или подчеркните названия тех глав, которые, по вашему мнению, окажутся для вас полезными. (Используйте маркер только в том случае, если книга или документ принадлежат вам и не являются памятным подарком или дорогим экземпляром.)

• Прочитайте первые параграфы каждой главы. Ставьте пометки, чтобы сузить сферу внимания.